Перша фаза – створення, складається з двох етапів:

- одержання документів організацією зі сторони (згідно з класифікацією, це – вхідні документи);

- створення документів безпосередньо всередині організації (внутрішні).

Друга фаза – завершення роботи з ними, складається з трьох етапів:

- відправлення створених документів (вихідні);

- здавання відпрацьованих документів на збереження в архів;

- знищення непотрібних документів.

Таким чином, документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоку документів, що циркулюють між пунктами їх обробки.

Організація документообігу допомагає оперативній роботі з документами, економить робочий час на їх вивчення, опрацювання та технічну обробку [14; 18].

Всі потоки (вхідні, вихідні та внутрішні) обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року, як вже зазначалося вище, називається документальним масивом за визначений період часу.

Облік масиву документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловиробничого процесу, вибору технічних засобів для механізації діловиробничих процесів, діяльності установи в цілому.

Окремо рахують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них – примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження. Враховуються всі документи, оскільки на виготовлення копій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час.

Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник – кількість основних документів (внутрішні, вхідні, вихідні), а знаменник – кількість копій.

Облік масиву документообігу найкраще здійснювати в певні періоди протягом календарного року. Підрахувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім – за рік. Це набагато спростить роботу в структурних підрозділах та проілюструє прогресію або спад чисельності документів в організації в певні періоди діловиробничого процесу. Документальний вираз підрахунку чисельності документів – складання відомості даних про масив документа.

Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, що розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки, інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри і всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів [19; 45].

Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

Документи, що надходять в організацію, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям.

На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.

Документи з грифом «особисто» або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються за призначенням.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли, на ті що потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальних виконавців. Попередній розгляд не здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи або посадовим особам.

Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи по розгляду листів громадян.

Документи, адресовані керівництву організації або ті що не мають указівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі документаційного забезпечення.

На розгляд керівництва передаються документи, отримані з урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребують вирішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям повинні здійснюватися в день надходження документів у службу документаційного забезпечення або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час.

Документи, рішення по яким виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, що організує виконання.

При необхідності невідкладного рішення по документу, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку. Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до поштових правил.

Передача документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною оцінкою в реєстраційній формі.

Реєстрація документів - фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу (при реєстрації документів, що надходять, у реєстраційному штампі проставляються дата й індекс надходження) з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.

Документи реєструються в організації один раз: що надходять – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Реєстрація документів що надходять і які створюються проводиться в основному централізовано: у місцях створення і виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється в плановому відділі, документи по постачанню – у відділі постачання, протоколи і рішення колегії – у секретаріаті, розпорядницькі документи по основній діяльності, підписані керівником організації, документи, що надходять з вищестоящих організацій або направляються їм, - у службі документаційного забезпечення і т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління й у табелі документів організації.

Документи реєструються на картках. Кількість екземплярів реєстраційно-контрольних карток визначається числом довідкових і контрольних карток у структурних підрозділах, де документ буде виконуватись і контролюватися.

Контролю підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного