доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення і відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядчих документів здійснюється за дорученням керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами, канцелярії, загального відділу і т.п., чи спеціально призначеною особою. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально-технічному постачанню і т.д.) ведеться за дорученням керівників у відповідних структурних підрозділах.
Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з інших організацій – з дати їх надходження. Терміни виконання документів встановлені в типовій інструкції з діловодства. Індивідуальні терміни встановлюються керівниками. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.
Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни – прийняттям нового акту, індивідуальні – розпорядженням керівника, що їх установив.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам, і іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються на документі, у реєстраційно-контрольній картці і на екземплярі-відповіді, що лишається в організації. При контролі виконання використовуються екземпляри, заповнювані при реєстрації документів.
1.3 РОБОТА КЕРІВНИКА З ДОКУМЕНТАМИ
Серед найбільш трудомістких робіт робота з документами посідає одне з чільних місць. Підраховано, що працівники апарату управління витрачають на роботу з документами від 30 до 70 % робочого часу. Обсяг вхідної інформації, що надходить на адресу керівника, дуже — великий. В свою чергу, багато вихідних документів також підписує керівник. Таке перевантаження виникає через суттєві дефекти в технології документальних процедур. Нерідко у цьому винні самі керівники, які намагаються «бути в курсі всіх питань». В результаті такий керівник «захлинається» в потоках інформації, пропускає важливі повідомлення і на його робочому місці затримується інформація.
Першою необхідною умовою удосконалення цієї роботи є режим «фільтрації» документів, що надходять, вичленування з її потоків саме тієї інформації, по якій рішення може бути прийняте тільки керівником. Попередній розподіл вхідної документації за адресатами повинен здійснюватися в канцелярії чи секретарем керівника. Як правило, на стіл керівника повинні надходити документи, які потребують розпорядження матеріальними, грошовими, трудовими та іншими видами ресурсів. Усі інші документи, які потребують прийняття рішень необхідно направляти відповідальним особам. Другим напрямом є удосконалення роботи з вихідними документами. Раціональний розподіл прав та обов'язків між керівником і підлеглим дає змогу раціоналізувати і роботу з вихідною кореспонденцією. Потрібно якомога ширше використовувати право передавання підпису документів відповідальним виконавцям. У цьому випадку досягається подвійний ефект: вивільняється час керівника і разом з тим підвищується ініціативність підлеглих. Наступний аспект роботи з документами — підвищення швидкості індивідуальної роботи з документальною інформацією [20; 86].
Раціональна організація роботи з документами дає змогу вивільнити керівника від виконання рутинних операцій, скоротити витрати праці та коштів на обробку документів, підвищити відповідальність працівників апарату управління за виконання своїх обов'язків, поліпшити інформаційне забезпечення і якість управлінських рішень, підвищити, їх оперативність.
У процесі роботи з документами керівник виконує операції, які можна умовно об'єднати у такі групи:
складання й оформлення організаційно-розпорядчих документів;
розгляд документів, що надійшли;
розгляд внутрішніх документів і тих, які відправляють;
ведення власного архіву.
2 РОБОТА КЕРІВНИКА З ДОКУМЕНТАМИ НА ПРИВАТНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ «ВІКТОРІЯ»
2.1 УПРАВЛІНСЬКА ДОКУМЕНТАЦІЯ ТА ЇЇ ОСОБЛИВОСТІ
Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов’язковим елементом управлінської діяльності на підприємствах, оскільки без цього немає можливості зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати її. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.
В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації.
Тепер документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності.
Управлінський документ - це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.
Документація - це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов’язаних документів.
Інформація про основну діяльність підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.
Цей вид документації передбачає такі організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, на підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську ті ін.
Основною ознакою розпорядчих документів є юридична основа їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, приймаються, відмінюються, змінюють різноманітні правові відносини та створюються у випадках, передбачених нормативними актами.
Управлінська діяльність приватного підприємства «Вікторія» здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. До них входять: розпорядження, накази.
Наказ (Додаток А) – це правовий акт, який видає керівник підприємства (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством [7; 96]. В інших випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб, незалежно від підлеглості.
Складання і оформлення наказу регламентується інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником, якщо інший термін не передбачено в тексті.
Накази видають на підставі і з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.
Наказ діє доти, доки його не