Накази бувають: нормативними (наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку; індивідуальними (наказ керівника про преміювання конкретних працівників).

За призначенням накази поділяють на два види: накази з основної діяльності; накази по особовому складу.

Реквізити наказу: –

назва виду документа;–

дата (проставляють у день підписання);–

реєстраційний індекс (проставляють у день підписання);–

місце складання чи видання;–

заголовок до тексту; –

відмітка про контроль (проставляють у разі потреби);–

текст;–

підпис;–

гриф погодження (у разі потреби);–

візи (у разі потреби);–

відбиток печатки (у разі потреби);

- відмітка про виконавця (його прізвище та номер телефону).

На приватному підприємстві «Вікторія» проекти наказів погоджуються з усіма зацікавленими особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі необхідності – також з іншими організаціями. Накази підписує тільки керівник даного підприємства.

Розпорядження (Додаток Б) - це правовий акт управління державного органу. Видається одноособово керівником, і є обов’язковим для громадян та організацій, яким він адресованим.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи: розпорядження загального характеру — тривалої дії; розпорядження окремого характеру — стосуються конкретного вузького питання.

Розпорядження видає Кабінет міністрів України (на підставі та для виконання законів, рішень Верховної Ради України), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їхні заступники для вирішення оперативних завдань. Розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (працівників).

В констатуючій частині можуть вживатися такі слова, як “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ДОЗВОЛЯЮ” тощо [7; 102].

Склад реквізитів розпорядження наступний: –

назва виду документа;–

дата (проставляють дату підписання);–

реєстраційний індекс (проставляють у день підписання);–

місце складання чи видання;–

заголовок до тексту;–

текст;–

підпис;–

гриф погодження (у разі потреби);—

відмітка про виконавця (його прізвище та номер телефону).

На ПП «Вікторія» розпорядження видаються від імені керівника і підписується тільки керівником, а не його заступником чи секретарем.

Отже, організаційно-розпорядча документація - це управлінська документація, яка висупає засобом здійснення організації та регулювання процесів управління.

Управлінські документи мають ряд особливостей:

2.2 ОСНОВНІ ЕТАПИ РОБОТИ КЕРІВНИКА З ДОКУМЕНТАМИ НА ПРИВАТНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ «ВІКТОРІЯ»

2.2.1 РОБОТА КЕРІВНИКА З ВХІДНОЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ

З метою уникнення недоліків в розподілі документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:

- розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією;

-визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов’язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.;

-перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою;

-визначати потребу у реєстрації документів.

Попередній розгляд документів дає змогу:

вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а апарат управління - від документів, виконання яких не входить до його функцій;

скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям;

підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них;

зменшити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дубльованих, зокрема;

поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію;

підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять;

об’єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень;

підвищити технологічність обробки документів;

проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою її раціоналізації і скорочення.

Документи, що надходять на приватне підприємство «Вікторія» розглядаються в той же день начальником канцелярії а потім направляються виконавцям або повертаються у канцелярію назад.

Начальник канцелярії передає керівнику на розгляд документи через секретаря. В основному керівник розглядає документи, які не можуть використовуватись без його вказівки.

Керівник даного підприємства розглядає тільки зареєстровані документи. Він не розглядає документи, які передані йому під час відряджень, прийому громадян, працівниками інших організацій до їх реєстрації.

На приватному підприємстві «Вікторія» кореспонденцію секретар передає керівнику один раз на день о 10-12 годині. Телеграми, термінові документи передають керівнику негайно.

Керівник після розгляду документів, які надійшли до нього протягом дня, направляє їх виконавцям або повертає у канцелярію через свого секретаря.

Ні за яких умов керівник не залишає документи у себе. Як виняток, деякі документи керівник може повернути наступного дня. Якщо керівник відсутній, їх розглядає його заступник.

Копії документів, витяги з них, вирізки з періодичних видань, чернеткові макети доповідей і повідомлень, інші подібні матеріали зберігають на робочому місці керівника. Для того, щоб ними можна було користуватися, їх систематизує секретар, що забезпечує їх оперативний пошук.

Час передавання документів керівнику і повернення їх знають всі працівники. Так, всі документи, що надходять для підпису до 13 години, керівник повертає до 17 години і у той же день їх відправляють. Документи, що надходять після 13 години, повертають до 10 години наступного дня і у цей же день відправляють адресатам.

Ефективність попереднього розгляду документів повністю залежить від того, хто його здійснює. На даному підприємстві його здійснює начальник канцелярії. Він докладно знає функції установи та її підрозділів, права і обов'язки працівників, систему взаємостосунків, що склалися між ними; має високий професійний рівень, необхідні навички, користується довірою керівника.

Попередній розгляд документів в апараті управління можливий тільки
за умови детального розподілу функцій між підрозділами, прав і обов'язків між працівниками, зафіксованого у положеннях про підрозділи і