2.2.2 РОБОТА КЕРІВНИКА З ВНУТРІШНЬОЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ

Документи, що не виходять за межі організації визначаються як внутрішні. Створення і проходження внутрішніх документів складається з наступних етапів:

1. Вказівка на створення документа.

2. Складання проекту документа.

3. Розгляд документа.

4. Погодження документа в структурних підрозділах або співробітниками, які в межах своєї компетенції моють до нього безпосереднє відношення.

5. Створення відповідної кількості копій.

6. Виконання і контроль.

7. Передача документа на збереження в архів.

Внутрішні документи керівник розглядає, з метою підписання і затвердження, а також прийняття рішень.

Секретар передає документи керівнику повністю підготовленими для підписання або їх затвердження. За перевірку тексту наявність віз і додатків відповідає персонально кожен виконавець документу. У ряді випадків проект документа повинен бути погоджений з іншими спеціалістами установи. Таке погодження оформляється візою.

На підпис керівнику подається перший примірник внутрішніх документів (наказ, протоколи, акти, інструкції, положення, правила, доповідні та пояснювальні записки, заяви, подання, розпорядження, вказівки, довідки).

Готові до розгляду і підписання документи передаються секретарем керівникові щоденно о 10.00 та 16.00.

При внесенні керівником змін і доповнень до документу, що поданий на підпис, повертається через секретаря виконавцю на доопрацювання. Підписані керівником внутрішні документи передаються начальнику канцелярії через секретаря для реєстрації, а потім у відділи для виконання. Протоколи, акти тиражуються і розсилаються виконавцям після реєстрації. При цьому копії документів завіряються.

2.2.3 РОБОТА КЕРІВНИКА З ВИХІДНОЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ

З вихідними документами на приватному підприємстві «Вікторія» працюють за наступною схемою:

- підготовка проекту документа;

- погодження та візування (в потрібних випадках);

- підписання;

- реєстрація;

- відправлення.

Вихідні документи оформляються в двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику.

Підготовка документа починається із складання рукописного проекту документа, який потім надається для технічного виконання в машинописне бюро, після чого перевірений надрукований проект документа повертається виконавцю. Якщо для погодження проекту потрібна згода кількох осіб, виготовляється відповідна кількість копій і надсилається зацікавленим особам для паралельного погодження. Якщо в когось із керівництва, хто погоджує проект виникають зауваження, то проект надається виконавцю для опрацювання.

Готовий проект документа, з усіма необхідними виправленнями, подається на підпис керівнику з усіма матеріалами, на основі яких виконувався документ. Якщо вихідний лист адресується в кілька організацій, то кожен екземпляр виконується на окремому бланку, підписується і вважається оригіналом.

Вихідні документи ПП «Вікторія» підписуються тільки керівником. Після підписання та реєстрації документи передаються в канцелярію для опрацювання та відправлення. При цій обробці перевіряють наявність всіх додатків, правильність розташування та оформлення реквізитів, сортують за адресами (щоб вкласти кілька документів, адресованих одному адресату, в один конверт), конвертують та відсилають. Документи, передані в канцелярію, відправляються того ж дня.

ЗАТВЕРДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

На приватному підприємстві «Вікторія» затвердження документів здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа.

Якщо документ затверджено конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор приватного підприємства «Вікторія»

(підпис) Ю.К.Тимошенко
17.06.06.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряється гербовою печаткою, при цьому печатка проставляється так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

РОБОТА КЕРІВНИКА З КАДРОВОЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ НА ПП «ВІКТОРІЯ»

Кадрові документи - це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (установи, організації), зафіксовану в заявах про прийняттях (звільнення, переведення) на роботу, наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) по найму працівників.

Для підприємств і організацій затверджено уніфіковану систему первинної облікової документації, до складу якої входять документи з обліку особового складу. До таких документів належать типові форми:

№ П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу";

№ П-2 "Особова картка";

№ П-3 "Алфавітна картка";

№ П-4 "Облікова картка наукового працівника";

№ П-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу",

№ П-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки";

№ П-8 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору"

та деякі інші.

На приватному підприємстві «Вікторія» документацією по кадрах займається керівник. Дана документація ведеться з моменту зарахування працівника в установу. При прийнятті нового працівника в установу робиться наказ по особовому складу (Додаток В).

Наказ по особовому складу – це кадровий документ, який регламентує питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різних відпусток, стягнення, заохочення, відрядження.

Наказ вступає в силу з моменту його підписання, якщо окремі пункти не мають свої терміни.

В наказах про прийняття на роботу зазначено: на яку посаду, до якого структурного підрозділу, і з якого числа оформляється на роботу, вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом), особливі умови роботи ( з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем тощо.)

В наказах про надання відпустки зазначається її вид (основний, додатковий, учбовий тощо). Загальна кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернення з неї, за який період роботи надано відпустку.

При звільнені працівників в наказах вказується дата, стисло і чітко мотивування звільнення у відповідності до чинного законодавства.

Накази по особовому складу оформляються аналогічно до наказів з основної діяльності. При цьому основна увага приділяється візуванню, оскільки пункти наказу стосуються різних структурних підрозділів і осіб.

Всі накази нумеруються в папках і підшиваються у хронологічному порядку відповідно до номенклатури справ. На кожного працівника заведена особова картка, яка використовується для аналізу складу і обліку кадрів.

Картку оформляють на основі представлених