працівником документів (паспорта, диплома, військового квитка, трудової книжки та інші). В особовій картці систематично відображаються усі подальші зміни даних про працівника (освіту, місце проживання та інше).
Отже, основні документи, які утворюються в процесі роботи з кадрами, наступні: накази щодо особового складу, особові картки, довідки, анкети, заяви, особисті документи працівників – дипломи, атестати, трудові книжки, посвідчення, свідоцтва та інше.
АРХІВ КЕРІВНИКА
Усі документи, що надходять до керівника незалежно від того, оригінали вони чи копії, після підписання або затвердження стають офіційними документами.
Після виконання офіційні документи направляють у відповідну справу. Справи, які заводять на приватному підприємстів «Вікторія», згідно з номенклатурою справ зберігають до передавання у відомчий архів у секретаря, в канцелярії або структурних підрозділах.
Офіційні документи у керівника не зберігають. До виконання їх зберігають у виконавця, після - у справі.
Офіційні документи, що стосуються діяльності підприємства, належать до архівного фонду підприємства і їх зберігають у його справах. Порушення цієї вимоги ускладнює пошук документів, знижує оперативність їх виконання, дезорганізує роботу апарату управління.
У процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника утворюється комплекс документів, що становить його власний архів.
До власного архіву керівника, як правило, входять такі документи:
копії деяких внутрішніх документів (наказів, актів, протоколів, довідок, службових і доповідних записок), які керівник вважає за необхідне зберігати певний час на своєму робочому місці, а також копії деяких документів, виготовлені за його вказівкою (оригінали або завірені копії цих документів зберігають у справах, що формуються у підрозділах згідно з номенклатурою справ);
копії деяких вихідних листів та інших документів, підписаних керівником (завірені копії їх також зберігають у структурних підрозділах);
підготовчі і чорнові матеріали деяких документів;
примірники текстів доповідей, довідок, службових записок та інших документів, у підготовці яких брав участь керівник;
особисті документи (довідки, грамоти, характеристики, посвідчення, дипломи) і документи власного походження (звернення, заяви, листи, анкети) та ін.;
різні публікації і матеріали до них;
відбитки друкованих видань;
витяги і вирізки з періодичної преси і книг, фотографії;
документи творчої діяльності керівника (рукописи, рисунки, креслення та ін.);
власне листування;
відгуки, рецензії, висновки тощо;
робочі блокноти, зошити із записами, зробленими під час відряджень, відвідання виставок, експозицій, на засіданнях, нарадах;
проспекти виставок, інститутів, підприємств і подібні до них видання, переклади іноземних джерел;
запрошення, проспекти семінарів, нарад та інші документи.
Ефективне використання власного архіву керівника передбачає раціональну систематизацію документів, створення довідкового апарату до них, забезпечення їх збереження. З цією метою документи власного архіву керівник приватного підприємства «Вікторія» розподіляє таким чином:
- вхідна документація;
- вихідна документація;
- внутрішня документація;
- особиста документація.
Уся ця документація складена в хронологічному порядку. Документи кожного комплексу зберігають в окремій справі. Документи власного архіву керівника, як правило, накопичуються у справах протягом кількох років, тобто формування справ відбувається за мірою надходження документів.
ВИСНОВОК
Управлінська праця - це вид суспільної праці, основним завданням якого є забезпечення цілеспрямованої, скоординованої діяльності як окремих учасників спільного трудового процесу, так і трудових колективів в цілому. В процесі управлінської роботи відбуваються збір, обробка, передання інформації. Змістом діяльності керівника є процес реалізації функцій планування, організації, координації, мотивації і контролю.
У процесі роботи з документами керівник виконує такі операції:
складання й оформлення організаційно-розпорядчих документів;
розгляд документів, що надійшли;
розгляд внутрішніх документів і тих, які відправляють;
ведення власного архіву;
контроль за станом документаційного забезпечення управління.
Робота керівника з документами, не може самостійно здійснюватись без організованої і чітко спланованої структури. Адже в основні обов’язки керівника входить прийняття управлінських рішень, які базуються на аналізі спеціалізованої інформації. Добре спланована специфіка та структура документообігу на даному підприємстві власне і зумовлюють вчасне подання цієї інформації.
На підприємстві ведеться посилена робота над пошуком ефективних засобів вдосконалення праці з документами. На підприємстві використовується сучасне комп’ютерне обладнання, копіювальні та друкуючі машини. Розробляються нові спеціальні програми та масштабніші бази даних, які допоможуть зберігати та накопичувати документи, створені в ході роботи.
Таким чином: робота керівника складається з комбінації декількох ролей; ці ролі на практиці взаємозалежні і взаємодіють; важливість цих ролей змінюється у залежності від рівня управління; ролі, що виконуються керівником, визначають обсяг і зміст його роботи. Якості, які необхідні керівнику, поділяють на три групи: професійні, особисті, ділові.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
Бабич Н.Д. Основи культури мовлення. – Львів: Світ, 1990.- 225с.
Блощинська В.А. Сучасне діловедення. – Івано-Франківськ, 2002. – 83с.
Глущик С. В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посібник для вищ. та серед. спец. навч. закладів./ с. в. Глущик, О. В. Дияк, С.В. Шевчук. – К.: А.С.К., 2000. – 400с.
Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємців і громадян. – Донецьк: Стакер, 1997. – 347с.
Горбачук В.Т., Горбачук Д. В. Ділова документація українською мовою. – Слов’янськ: Веселка, 1996. – 187с.
Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 4-те вид. — К.: Либідь, 2004. – 384с.
Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів/ За ред. Н.Д. Бабич. – Чернівці: Рута, 1996. – 267с.
ДСТУ 2732-2004. Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення понять. — К.: Держспоживстандарт України, 2004.
ДСТУ 4163-2003. Державна система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. — К.: Держспоживстандарт України, 2003.
Зубков М. Д. Сучасна українська ділова мова. — 7-ме вид., виправлене. — Донецьк: СПД ФО Сердюк В. І., 2005. — 448 с.
Коваль А. П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 1992. – 280с.
Коваль А.П. Культура ділового мовлення. – К.: Вища школа, 1997. – 234с.
Кочан О.М., Токарська А.С. Культура рідної мови. – Львів: Світ, 1996. –198с.
Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навчальний посібник.