МЕТОДИКА РОЗРОБЛЕННЯ ТА ВПРОВАДЖЕННЯ
ДОКУМЕНТАЦІЙНИХ СИСТЕМ У КЕРУВАННІ
ДОКУМЕНТАЦІЄЮ: МІЖНАРОДНИЙ ДОСВІД

У сучасній інформаційній інфраструктурі України відбуваються суттєві зміни, зумовлені її інтеграцією до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій, що також впливає на процеси підготовки службових документів та організацію діловодства в цілому. На часі постає завдання застосування у вітчизняному діловодстві міжнародних правил і методик.

З 1998 р. в Україні діє затверджена Президентом Стратегія інтеграції України до Європейського Союзу. Мета стратегії - забезпечити входження нашої держави до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Одним з основних напрямків інтеграційного процесу є адаптація законодавства України до законодавства ЄС1. У межах цієї стратегії також відбувається поступове прийняття в Україні європейських та міжнародних стандартів. Зокрема, згідно з Планом державної стандартизації на 2004 р. здійснюється розроблення Національного стандарту України "Інформація та документація. Керування документацією", модифікованого зі стандартом ISO 15489-1 "Information and documentation - Records management".

Загальна характеристика змісту стандарту ISO та історія його розроблення вже висвітлювалися у вітчизняних фахових виданнях2. Тепер, на нашу думку, доцільно проаналізувати методики, викладені у міжнародному стандарті.

У першій частині стандарту ISO "Загальні положення" сформульовано загальні вимоги до розроблення й впровадження документаційних систем такими способами, які відповідають операційним потребам організації та узгоджуються із законодавчими й регламентувальними вимогами до її діяльності3. Також вказано на необхідність для розроблення й впровадження документаційної системи безперервного функціонування наявності методики її розроблення та впровадження. Зміст цієї методики викладено у другій частині міжнародного стандарту - "Настановах"4.

Методика складається з 8 етапів:

попереднє дослідження (етап А);

аналіз напрямків ділової діяльності (етап В);

встановлення вимог до службових документів (етап С);

оцінка існуючих систем (етап D);

визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документації (етап Е);

розроблення документаційної системи (етап F);

впровадження документаційної системи (етап G);

аналіз після впровадження системи (етап Н)5.

Описання кожного етапу в стандарті ISO містить формулювання його мети та зміст очікуваних результатів, а для окремих етапів вказано також, які дії потрібно здійснити для його реалізації. Фактично це стислий виклад методики, запропонованої австралійськими архівістами. Її часто називають абревіатурою 'DIRКS' (від початкових літер англійською мовою слів її назви - Designing and Implementing Recordkeeping Systems - розроблення та впровадження документаційних систем). Повний виклад методики розміщений на веб-сайті Національного архіву Австралії6. Його матеріали використано для детальнішого аналізу методики розроблення та впровадження документаційних систем, рекомендованої міжнародним стандартом з керування документацією.

Для методики DIRKS застосовано модель процесу розроблення "водоспад", для якої характерно повне завершення попереднього етапу перед початком наступного. Це традиційна методологія, яку використовують для розроблення, експлуатації та заміни систем, що забезпечують діяльність організації. Їй притаманні ряд характеристик, а саме:

1. Загальний характер - вона надає настанови щодо того, які дії повинна зробити організація для розроблення системи, але не надає рекомендацій щодо того, який вигляд повинні мати ці системи.

2. Багатофазність - для неї характерна наявність ряду етапів, які можна виокремити і які відображають позитивні зрушення у процесі розроблення системи. Кожний з цих етапів можна розглядати як індивідуальний проект. Залежно від характеру проекту етап може набувати більшого або меншого значення.

3. Системність - вона визначає структуровану систему дій, що зменшує до мінімуму ризик оминути увагою під час здійснення проекту розроблення системи вирішення певних важливих питань.

4. Гнучкість - окремі етапи та їх послідовність можуть бути пристосовані до певних проектів. Наприклад, етапи можна здійснювати послідовно, одночасно, з різним рівнем деталізації або повторювати, щоб розробити прийнятні системи. Проект може відповідати потребам всієї організації, окремих виробничих підрозділів або робочих груп.

5. Циклічність - вона пристосована до постійно триваючого процесу змін, еволюції та перероблення, коли деградація однієї системи забезпечує імпульс до розроблення нового проекту, що веде до модифікації існуючої системи або її заміни (звідси концепція "життєвого циклу").

6. Повторюваність, багатократність - кожний етап має специфічні продукти та "комплектуючі вузли", що є складовими документації системи та надають інформацію для наступних етапів. У деяких випадках однакові дії здійснюють на різних етапах для досягнення різних цілей.

7. Прозорість - рекомендовано документувати кожну дію процесу розроблення системи. Ця документація слугує різним цілям і має різний формат та зміст, а саме: вона є засобом керування процесом розроблення; забезпечує основу для наступних етапів; забезпечує дублювання для системи на її операційній фазі; робить можливим порівняння очікуваного та справжнього функціонування системи; формує основу для навчання користувачів; забезпечує засоби комунікації із зацікавленими сторонами під час реалізації проекту; на неї посилаються під час реалізації наступних проектів.

8. Мультидисциплінарність - кількість членів проектної групи та їх фахові навички можуть значно відрізнятися залежно від проекту розроблення системи та специфічного характеру кожного етапу. До групи можуть входити інформаційні менеджери, спеціалісти з питань організації діловодства, інформаційних технологій, корпоративного керування, основної діяльності та представники користувачів. Незалежно від того, як здійснюється проект - силами організації чи за допомогою зовнішніх консультантів, участь двох останніх груп фахівців є обов'язковою.

9. У центрі уваги знаходиться користувач. Підкреслено участь користувачів у процесах визначення й аналізу напрямків ділової діяльності, процесів і потреб та у прийнятті рішень з метою поліпшення практичної діяльності. До користувачів віднесено як працівників, які створюють, зберігають та здійснюють пошук даних безпосередньо в системі, так і тих, хто користується інформацією, одержаною із системи іншими. Залучення користувачів збільшує можливість успішного впровадження системи.

10. Проектний підхід. Це означає, що посиленої уваги потребує