Залежно від cформульованої мети методологію DIRKS використовують по-різному. Підхід, що передбачає послідовне здійснення етапів від А до Н, є всебічним та пропонує значні переваги, але водночас він є високовартісним, на розроблення витрачається багато часу і він не завжди відповідає поточним потребам організації. Користувачі можуть використати ті елементи, процедури та підходи, що будуть корисними для реалізації більш вузьких проектів або тих, що відповідають потребам організації.

Перейдемо до детального розгляду кожного етапу.

Етап А: Попереднє дослідження

Мета цього етапу - забезпечити розуміння в організації адміністративного, правового, ділового та соціального контексту, в якому вона діє, з тим, щоб визначити головні чинники, які впливають на формування її потреб у створенні та зберіганні службових документів.

Етап А також надає загальну оцінку сильних та слабких сторін організації у сфері керування своїми службовими документами. Він забезпечує ґрунтовні підстави для визначення обсягу робіт з проектування документації та ресурсної підтримки реалізації з боку керівництва, визначає проблеми у роботі зі службовими документами та оцінює можливості й різні потенційні ризики.

Етап А передує складанню схеми класифікації напрямків діяльності та розробленню на її засадах рішень щодо визначення, які службові документи слід включати до документаційних систем та строків їх зберігання. Разом із двома наступними етапами (В та С) попереднє дослідження допоможе також оцінити обов'язки організації щодо службових документів та їх відповідність зовнішнім вимогам до створення та зберігання цих документів. Результати дослідження на цьому етапі також є основою для оцінки існуючих систем.

Інформація, зібрана під час етапу А, є важливою для прийняття ефективних рішень щодо документаційних систем організації та специфічної діяльності з діловодства. Вона характеризує напрямки діяльності та головні зацікавлені сторони. Вона може слугувати зафіксованим контрольним пунктом для наступних проектів з керування документацією або зберігатися у вигляді, що робить можливим внесення змін, які відбуваються в операційному середовищі організації, інтересах зацікавлених сторін та джерелах інформації, забезпечуючи таким чином узагальнене оновлення інформації.

Щоб здійснити попереднє дослідження, необхідно мати доступ до внутрішніх документальних джерел, таких як щорічні звіти, корпоративні плани та бізнес-плани, до зовнішніх документальних джерел, таких як законодавство, стандарти та кодекси практики, а також провести опитування персоналу з діяльності організації. Здійснюють попереднє дослідження фахівці з аналітичними навичками, вмінням усної і письмової комунікації, широким знанням організації. Таких можна знайти всередині організації аб

о найняти як консультантів для здійснення проекту від імені організації.

Попереднє дослідження надає структурований підхід до аналізування та документування змісту організації, її ділової діяльності та практики діловодства. Обсяг фундаментального дослідження на цьому етапі залежить від рівня корпоративного знання та наявності попередніх звітів організації з відповідних питань.

Під час попереднього дослідження потрібно визначити:

межі організації;

правові межі, що стосуються діяльності організації;

внутрішні та зовнішні зацікавлені сторони, інтереси яких організація повинна враховувати;

ділові, соціальні та етичні стандарти, дотримання яких суспільство очікує від організації;

види робіт, які виконує організація;

чинники, що впливають на практику діловодства організації.

Результати цього етапу:

список джерел із супровідними записками до них, що будуть використані під час здійснення етапів В та С;

підсумковий документ, що містить інформацію про діяльність організації та середовище, в якому вона діє;

звіт для вищого керівництва, в якому роз'яснено основні висновки попереднього дослідження та подано рекомендації щодо обсягу, здійснення та реальності запропонованого проекту керування документацією;

план проекту, що додано до звіту.

Етап В: Аналіз напрямків діяльності

Мета цього етапу - розробити концептуальну модель того, що робить організація та як вона це робить. Модель демонструватиме зв'язок службового документа як з діяльністю організації, так і з конкретними процесами цієї діяльності. Вона сприятиме прийняттю рішень про наступні кроки щодо створення, включення, контролю, зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення та доступу до них. Це особливо важливо в умовах електронного бізнесу, коли достовірні документи включають і зберігають лише тоді, коли система розроблена належним чином. Аналіз напрямків діяльності та процесів забезпечує розуміння взаємозв'язків між діяльністю організації та її службовими документами, він допомагає у визначенні та впровадженні відповідної стратегії стосовно метаданих та формальному встановленні обов'язків щодо зберігання службових документів.

Аналіз напрямків діяльності організації потребує значних ресурсів. Цей етап потрібно здійснити, якщо організація планує розробити засоби класифікації (наприклад, тезаурус функцій або схему класифікації документів) чи основану на функціях номенклатуру справ. Ці продукти діловодства будуть використані у подальшій реалізації етапів методології DIRKS, зокрема під час розроблення документаційної системи (етап F) та її впровадження (етап G).

Починаючи етап В, слід мати загальне розуміння структури та діяльності організації й контексту, в якому вона діє (етап А), а також визначити загальну оцінку слабких і сильних сторін організації у діловодстві. Слід отримати підтримку з боку керівництва для проведення аналізу та визначити, чи проводився коли-небудь в організації такий аналіз та чи було його задокументовано. Щоб провести аналіз, потрібно мати доступ до внутрішніх і зовнішніх документальних джерел та інформації, зібраної шляхом опитування (ці джерела могли використовуватися під час етапу А), та залучити до роботи фахівців із тими ж навичками, що і на етапі А. Етап В можна здійснити одночасно з частинами етапу С - Визначення вимог до службових документів, оскільки використовують ті ж самі джерела. Перш ніж починати етап В, доцільно ознайомитися з потребами етапу С, бо під час визначення функцій, напрямків діяльності