Для визначення функцій, напрямків діяльності та дій корисно використати два види аналізу і застосувати їх обидва. Ієрархічний аналіз для визначення того, що робить організація, застосовує підхід зверху-вниз з виокремленням серій логічних груп і підгруп. Аналіз процесів - це більш детальний аналіз того, що робить організація, знизу догори. Щоб проаналізувати напрямки діяльності організації, потрібно визначити цілі організації та стратегії їх досягнення; широкі функції, які організація виконує для забезпечення своїх цілей та стратегій; напрямки (види) діяльності, що забезпечують виконання функцій; групи повторюваних дій або процесів, що складають кожний напрямок діяльності.

В організації вже може існувати схема класифікації напрямків діяльності, розроблена для забезпечення тезауруса організації або інших засобів класифікації. Цей етап надає можливість переглянути цю схему, щоб пересвідчитись, чи відповідає вона нинішньому стану організації та придатна для діловодства. При використанні термінології існуючої схеми класифікації необхідно з'ясувати, що було покладено в її основу, щоб зробити висновок стосовно її придатності.

Як вихідну точку для дослідження використовують реєстр джерел, створений під час етапу А. Для етапу В особливо важливим документальним джерелом є законодавство, оскільки воно вказує, чи має організація правові зобов'язання здійснювати певні функції, напрямки діяльності або завдання. Хоча під час етапів А, В та С звертаються до одних і тих же джерел, слід зауважити, що на кожному етапі здійснюють пошук різної інформації та мають на меті отримати різні за змістом результати. Крім документальних джерел, також потрібно проконсультуватися з персоналом, пов'язаним із реалізацією досліджуваних функцій та дій, щоб підтвердити результати власних досліджень. Консультації проводять різними шляхами, включаючи питальники, інтерв'ю та фокусгрупи.

Необхідною складовою аналізування є вибір термінів, що можуть представити ідентифіковані функції та напрямки діяльності. Певною мірою вибір термінів залежатиме від того, яким чином ідентифіковані такі категорії як функція, напрямок діяльності або дія. У деяких випадках термінологія буде дуже специфічною для діяльності організації, в інших вона буде специфічною скоріше для галузі діяльності, ніж для організації.

Необхідно визначити межі або зміст кожної функції та напрямку (виду) діяльності й визначити взаємозв'язки між описуваними поняттями, щоб вони не перекривали один одного на тому самому рівні. Це досягається шляхом формулювання визначень. Вони пояснюють значення певного терміна або комбінації термінів та вказують користувачам, як застосовувати такі терміни. Таке визначення повинно дати точне пояснення поняття, що охоплює термін; і так само точно визначати поняття, до якого термін не відноситься, та надати посилання на інші терміни нижчих рівнів. Без таких визначень в організації можливі різні інтерпретації термінів. На початку визначення, так би мовити, є просто "пробними" формулюваннями, які переглядають після остаточного уточнення функцій, видів діяльності та дій. Визначення як для функцій, так і для напрямків (видів) діяльності повинні завжди відбивати нижчі складові частини. Як правило обсяг напрямку діяльності повинен включати дії, ідентифіковані як частина напрямку діяльності, а обсяг функції повинен включати напрямки діяльності, що складають функцію. Проте не всі напрямки діяльності для функції включаються до визначення. Наприклад, рутинні процеси, що асоціюються з багатьма функціями, такі як постановка питання, планування, процедури, звітність, дослідження, ревізія, пропускають.

Функції та види діяльності датують. Дати формують часові межі, що використовують під час розроблення та застосування похідних засобів керування документацією, таких, як тезаурус та номенклатура справ. Початкова дата як для функції, так і для напрямку діяльності повинна бути підкріплена відповідним джерелом, таким, як законодавчий акт, опублікована історія, результати опитування, попередні щорічні звіти або наявні документи. Дослідження повинно також встановити, що здійснення функції або напрямку діяльності не зазнавало змін протягом встановленого періоду часу. Наприклад, якщо для визначення початкової дати напрямку діяльності використовували законодавство і воно змінювалося багато разів, досліджують всі зміни. Результати дослідження можуть показати, що потрібно ввести новий напрямок діяльності або на етапі С визначити різні класи передавання на постійне зберігання або вилучення для знищення документів, що були створені у різні періоди часу.

Схема класифікації напрямків діяльності - це ієрархічна модель взаємозв'язків між функціями, напрямками діяльності та діями організації. Слід пояснити взаємозв'язки між поняттями на одному рівні та між різними рівнями. У схемі мають бути представлені функції, напрямки діяльності та дії, ідентифіковані під час аналізу ділової діяльності, включаючи визначення та дати. Функції розташовують у алфавітному порядку, а напрямки діяльності - у алфавітному порядку під кожною функцією. Схема також може включати посилання "дивись", щоб пояснити логічну структуру та взаємозв'язки між об'єктами. Це допоможе у розробленні похідних засобів класифікації (тезауруса та схеми класифікації документів).

Проект схеми класифікації дозволить виявити невідповідності чи пропуски у проведеному аналізі. Основою кожної функції потрібно обрати відповідний елемент напрямку ділової діяльності. Кожна функція та напрямок діяльності повинні мати визначений обсяг, а обсяг діяльності функції повинен виключати можливість дії інших функцій. Кількість рівнів у схемі залежить від складності різноманітних функцій, що здійснює організація.

Як частина проведення аналізу широкого правового та соціального контексту під час попереднього дослідження (етап А) були ідентифіковані зацікавлені сторони організації. Їх слід пов'язати з відповідними функціями або напрямками діяльності та додати ідентифіковані під час аналізу напрямків ділової діяльності зацікавлені сторони. Їх визначають на цьому рівні, оскільки вони часто мають інтереси щодо службових документів і можуть формулювати вимоги до них на етапі С, можуть впливати на спосіб ведення роботи всередині організації. На етапі В досліджують інтереси