Крім того, організаційних, господарчих зусиль вимагало й розміщення посольств іноземних держав у Києві, особливо тих з них, хто не виконував свої функції “за сумісництвом”, тобто паралельно з аналогічними функціями у Росії. В Україні ці обов’язки відповідно до Закону України “Про столицю України – місто-герой Київ” віднесено до столичних прерогатив і безпосередньо покладено на Київську міську державну адміністрацію. У ст.4 цього Закону зазначалось: “Органи місцевого самоврядування і виконавчої влади у місті Києві забезпечують у межах своїх повноважень, визначених законами України, здійснення містом таких функцій:

створення належних умов діяльності у місті офіційних представництв іноземних держав і міжнародних організацій, місцем розташування яких відповідно до законодавства визначено місто Київ;

вирішення питань щодо розміщення дипломатичних представництв, консульських установ іноземних держав та представництв міжнародних організацій в Укаїні;

надання на договірних засадах комунальних, інженерних, соціально-культурних, транспортних, інформаційних та інших послуг дипломатичним представництвам іноземних держав, представництвам міжнародних організацій, розміщених у місті Києві” [8,с.6].

З метою практичного здійснення конкретних заходів щодо використання столичних функцій м.Києва з питань, пов’язаних із забезпеченням необхідних умов перебування та діяльності на території України іноземних представництв, розпорядженням Представника Президента в м.Києві було створено Комунальне підприємство “Генеральна дирекція Київської міської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв” (ГДІП). Сфера діяльності ГДІП надзвичайно широка і практично може забезпечити будь-які потреби іноземних представництв в Україні [26, с.246].

Указом Президента України від 3 квітня 1999 року було затверджено нормативний документ, що регулював діяльність Міністерсва закордонних справ України – “Положення про Міністерство закордонних справ України”. Згідно з п.1 цього положення “Міністерсво закордонних справ України є центральним органом виконавчої влади, який забезпечує відповідно до наданих йому повноважень проведення зовнішньої політики держави і координацію діяльності у сфері зовнішніх зносин України”.

У зазначеному положенні були чітко сформульовані основні завдання МЗС України:

“участь у забезпеченні національних інтересів і безпеки України шляхом підтримання мирного і взаємовигідного співробітництва з членами міжнародного співтовариства;

сприяння забезпеченню стабільністю міжнародного становища України, піднесення її міжнародного авторитету, поширення у світі образу України як надійного і передбачувального партнера;

створення сприятливих умов для зміцнення незалежності, державного суверенітету, економічної самостійності та збереження територіальної цілісності України;

забезпечення відповідно до наданих повноважень цілісності та узгодженості зовнішньополітичного курсу України;

захист прав та інтересів громадян і юридичних осіб України за кордоном;

сприяння розвиткові зв’язків із зарубіжними україниськими громадами та наданням цим громадам підтримки і захисту відповідно до норм міжнародного права та чинного законодавства України”.

Далі у цьому документі деталізується механізм реалізації цих завдань, а також чітко окреслюються права МЗС.

МЗС України, записано в положенні, “очолює міністр, якого призначає і звільняє з посади Президент України у встановленому законодавством порядку”. Міністр має заступників, “які виконують за дорученням міністра окремі його функції та заміщають міністра в разі його відсутності або неможливості виконувати ним свої вповноваження” [5].

Для погодження вирішення найважливіших питань роботи МЗС утворюється колегія у складі міністра, заступників міністра, керівників підрозділів МЗС та ректора Дипломатичної академії [41,с.56].

Розширення представленості України за кордоном, з одного боку та зміна структури й функції центрального апарату МЗС, з другого, були взаємопов’язаними, взаємозалежними процесами, центральний апарат від часу функціонування за нових для молодої держави історичних умов становив мобільну структуру, яка прагнула максимальної адаптації до вимог часу. Постійно здійснювалися її вдосконалення та реорганізація.

Важливим кроком у напрямку оптимальної організації центрального апарату МЗС у перші роки його функціонування стало схвалення 13 січня 1992 року Кабінетом Міністрів рішення про введення додатково до штату зовнішньополітичного відомства двох посад заступників міністра та збільшення на двісті сорок одиниць чисельності його центрального апарату. Наказом по міністерству від 17 січня 1992 року відділ двосторонніх зв’язків і регіонального співробітництва було перетворено на Уравління двосторонніх відносин; відділ культурних зв’язків і гуманітарних проблем – на відділ культурних зв’язків; відділ інформації – на відділ інформації та прес–центр; протокольний відділ – на Управління державного протоколу; фінансово-господарське управління – на Управління справами [19,с.64].

Новою структурою МЗС України були затверджені такі підрозділи, як секретаріат міністра, група послів з особливих доручень, відділ міжнародного економічного співробітництва, відділ проблем обмеження озброєнь та роззброєння, відділ НБСЄ та регіонального співробітницва, відділ з питань організації та експлуатації закордонних об’єктів України, валютно-фінансовий відділ, відділ усних та письмових перекладів, відділ політичного аналізу та планування, договірно-правовий відділ, відділ міжнародних організацій, консульське управління, відділ кадрів, перший відділ. Чисельність центрального апарату МЗС України збільшилася зі ста п’ятдесяти шести до триста дев’яносто шести штатних одиниць [29, с.669].

Виходячи з покладених на МЗС нових додаткових функцій, 7 липня 1993 року Кабінет Міністрів України затвердив оновлену структуру центрального апарату міністества за такою схемою: міністр, перший заступник міністра, три заступники міністра, загальний секретаріат, Управління політичного аналізу та планування, група з експертів з особливих доручень і радників, договірно-правове управління, Перше територіальне управління (5 відділів: Росії, СНД та Грузії, Азії й Тихоокеанського регіону Африки, Близького Сходу й Сердньої Азії), Друге територіальне управління (5 відділів: Центральної Європи, Західної Європи, Північної Європи та Балтії, США й Канади, Центральної та Південної Америки), Управління міжнародного та науково-технічного співробітництва, Управління контролю над озброєнням та роззброєнням, Управління НБСЄ та європейських регіональних структур, Управління міжнародних організацій,