Нестабільний характер деяких бібліотечних і архівних документів означає, що в багатьох випадках зберігати краще не оригінали, а інформацію, що утримується в них.

Багато досліджень, проведених на національному і міжнародному рівні, продемонстрували майже повсюдне погіршення стана колекцій у бібліотеках і архівах і допомогли виявити чинники, що впливають на процеси деструкції.

Однією з найбільшеважливих цілей у діяльності бібліотек і архівів, відповідальних за збереження документів, повинна стати цілість письмової і друкарської спадщини і розробка політики і програм, що запобігають його руйнаціі. Збереження є невід'ємною частиною діяльності кожної бібліотеки й архіву, і щоб бути успішної, вона повинна пронизувати поточну роботу кожного співробітника бібліотеки або архіву.

Зовсім недостатньо просто знати про наші обов'язки в області збереження фондів, хоча знання цього - найперша необхідність. Воно повинно призвести до позитивних ініціатив, спрямованих на збереження і підтримку колекцій у гарному фізичному стані, що включає проведення заходів щодо цілості і консервації.

Збереження бібліотечних і архівних фондів, проте, не зводиться тільки до надання дорогих технічних засобів для опрацювання унікальних, цінних або рідкісних документів. Для зменшення зносу документа, уповільнення процесу втрати його експлуатаційних властивостей також важлива профілактика. Існує досить багато простих правил, дотримання яких персоналом і користувачами при роботі з документами, збереженні й утриманні, сприяє збереженню документів.

Непрофесійні співробітники бібліотек і архівів мають справу з документами щодня в процесі обслуговування, розстановки і перестановки фондів, транспортування усередині одного помешкання і між різними приміщеннями, контролю за фізичним станом помешкань, надання ксерокопій і мікрофільмів, упаковування і розпакування нових надходжень і т.д. - у всім тому, що поступово призводить до зносу, утраті тривкості матеріальної основи документів і являє собою основну причину погіршення стану фондів. Але все-таки необхідно визнати, що бібліотеки й архіви існують для того, щоб їх використовували читачі і дослідники, тому варто знайти баланс між цілістю і доступністю. Тому необхідно, щоб весь персонал при надходженні на роботу або регулярно після надходження одержував інструкції і / або рекомендації по тому, як правильно поводитись з документами під час іх використання, збереження .

Книги і документи в основному зроблені з органічних матеріалів, переважно з волокон рослинного походження і шкіри тварин. Зроблені з природних органічних матеріалів, вони схильні до старіння й уразливі стосовно навколишніх умов, і особливо до впливу забрудненого навколишнього середовища, води, біологічних шкідників, таких як цвіль, комахи і гризуни. Застосування протягом останнього сторіччя матеріалів поганої якості, зокрема паперу, виробленого з деревної маси, квасців, неприпустиме прискорене дубління шкір для обкладинок поряд з усе зростаючим рівнем використання документів збільшили проблему. На відміну від музейних об'єктів і предметів мистецтва книги й архівні документи є важливим джерелом інформації, вони були створені для того, щоб їх читали. використовували і вивчали, а ця обставина потребує того, щоб вони були доступні і, отже, були предметом обертання.

Будь-яка форма використання документа прискорює його руйнацію, і той факт, що документи використовуються, обмежує тимчасову межу, протягом якого документи могли б зберігатися в ідеальних, безпечних умовах, що запобігають іх старінню.

Матеріали не на паперовій або шкіряній основі являють собою ще більш складну проблему, оскільки містять багато компонентів. Вони також схильні до руйнаціі і старіння , і звичайно термін їхнього життя коротше, чим у паперу. Проте, стосовно них застосовуються загальні принципи цілості і відходу, а там, де подібні колекції значні, бажано розуміння основних властивостей і якостей плівки, фотоматеріалів, звукозаписів, електромагнітних і оптичних носіїв.

Для широких кіл користувачів бібліотек газети являють собою незамінне джерело будь-якої інформації про щоденне життя країни, а також міжнародних історичних, економічних і культурних подій. Але газети є документомщо швидко псується оскільки надрукована на поганому папері, звичайно великого формату, із використанням поганої фарби. Вона може зруйнуватися через 20-30 років або за більш короткий термін, якщо умови збереження не дозволяють уберегти її від зносу й ушкоджень, вологості, світла, пилюки, забруднення навколишнього середовища і т.д.

Тому газети краще зберігати, переносячи їхнє утримання на інші носії, як-от на 35 мм неперфоровану на поліефірній основі вогнебезпечну кіноплівку.

У багатьох країнах уже розроблені стандарти для мікрофільмування з метою цілості (далі по тексту просто мікрофільмування). У 1991 р. Міжнародна організація по стандартах (ISO) опублікувала стандарт Мікрографія. Мікрофільмування газет в архівних цілях на 35мм мікрофільм (IS04087, 2-е видання, 1991).

Круглий стіл ИФЛА з проблем збереження і використання газет прийняв рішення підготувати посібник з основних принципів мікрофільмування газет, для того щоб практично допомогти великому числу членів бібліотечного співтовариства, яким необхідна інформація про мікрофільмування цих важливих документів.

Отже. що ж таке мікрофільмування з метою збереження? Як засіб збереження воно використовується стосовно тих документів, чий поганий фізичний стан змушує перенести їхнє утримання на інші носії щоб уникнути повної втрати інформації. Таким чином, мікрофільм повинний точно копіювати оригінал документа. Страховий мікрофільм заміняє оригінал і зберігається поза бібліотекою. У деяких випадках бібліотека може прийняти рішення про висновок оригіналу з фонду після його мікрофільмування.

Комплект мікрофільмів , що виготовляються з метою збереження, завжди повинний складатися з мікрофільмів трьох поколінь:

- страхового негатива (1-е покоління), що является архівною копией

- робочого негатива (2-е покоління), використовуваного для подальшого тиражування негативів і позитивів

- робочої копії (3-е покоління), звичайно що виготовляється з робочого негатива для використання читачами бібліотек. Вона може бути як позитивної, так і