багатьох підрозділів розміщених на великих відстанях одне від одного, тому структура систем має підтримувати взаємодію між всіма ними. При цьому, вони можуть поєднуватись найрізноманітнішими за швидкістю та якістю каналами зв’язку. Розподіленість системи передбачає здатність її архітектури підтримувати віддалених (мобільних) користувачів і територіально-розподілені площадки підприємства (віддалені філії, управління, дочірні компанії) незалежно від швидкості та якості каналів зв’язку. Система не повинна накладати суворі вимоги на канали передачі даних. Оптимальним способом виконання зазначеної вимоги є побудова системи на основі тьохрівневої архітектури за технологією Інтранет/Інтернет (поєднання можливостей локальної мережі підприємства і глобальної мережі Інтернет), що дає змогу скоротити витрати на модернізацію (або повне перепроектування) корпоративної мережі передачі даних на підприємстві.
Безпека і захищеність. [Асєєв Г.Г. Методологія корпоративного документообігу: схеми і вимоги до них / Г.Г. Асєєв // Вісн. Кн. Палати – 2006. – №3. – С.29-32; Шапкін А.В. Современные технологии в производстве информационных продуктов // Научно-техн. информация. Сер. 2 Информационные процессы и системы. – 2003. – №12. – С. 17] Усі дії, пов’язані як з цілими документами, так і з їхніми частинами можуть бути закріплені у протоколі. Захищеність припускає використання надійних технологій авторизації та захисту інформації від несанкціонованого доступу. Система має забезпечувати розмежування доступу працівників окремих підрозділів як безпосередньо до текстів документів або їхніх карток, так і до всіх етапів документообігу, в тому числі накладення резолюцій керівниками і підготовку звітів виконавцями. Крім аутентифікації користувачів, потрібна підтримка декількох рівнів доступу, що дають змогу, напр., перегляду, редагування, створення, видалення, друкування та ін., обумовлених стосовно кожного документа, а також рольових груп із різними повноваженнями. Якщо система є спільною для кількох філій організації, то бажано, щоб для обміну документами відкритими каналами зв’язку вона мала вбудовані засоби цифрового підпису і шифрування.
Зовнішній доступ до інформації системи збирання Даних і управління та організація прав доступу до інформаційних ресурсів. [Асєєв Г.Г. Методологія корпоративного документообігу: схеми і вимоги до них / Г.Г. Асєєв // Вісн. Кн. Палати – 2006. – №3. – С.30] Цей доступ має бути оперативним, оскільки чим швидшим буде процес постачання інформації, тим ефективнішою буде діяльність працівників, простим, щоб у працівника не виникало проблем із роботою системи, але з розмежуванням прав, тобто доступ до інформації повинен відповідати посаді, яку займає працівник і не давати можливості перевищувати свої повноваження. Якою б інтенсивною не була робота „зовнішніх” користувачів, на працездатність системи це ніяк не повинно впливати. У системі мають бути реалізовані функції призначення прав доступу суб’єктів до інформаційних ресурсів системи. А ними на підприємстві є: організація, її підрозділи, група користувачів, окремий користувач. Доступ користувачів системи повинен бути розподіленим за категоріями по рівнях доступу (окремий на читання і запис) – напр., загальнодоступний, конфіденційний, суворо конфіденційний, системний адміністратор. [Асєєв Г.Г. Методологія корпоративного документообігу: схеми і вимоги до них / Г.Г. Асєєв // Вісн. Кн. Палати – 2006. – №3. – С.30] Система повинна забезпечувати кілька рівнів доступу співробітників до документів, а також розмежовувати доступ на читання і виправлення або видалення документів і довідників. Для забезпечення додаткового рівня доступу в системі необхідно передбачити можливість поділу всіх корпоративних документів на два класи – офіційні (звітні, публічні) документи і внутрішні (управлінські). До документів внутрішнього управлінського обліку співробітники повинні мати спеціальний допуск. Для забезпечення збереження і безпеки база даних документів внутрішнього управлінського обліку може розміщуватись на окремому носії – напр., змінному жорсткому диску. Для призначення доступу співробітникам система може використовувати механізм групового доступу – ведення ролей груп користувачів.
Модульність. [Асєєв Г.Г. Методологія корпоративного документообігу: схеми і вимоги до них / Г.Г. Асєєв // Вісн. Кн. Палати – 2006. – №3. – С.30; . . .// Актуальні проблеми економіки. – 2003. – №9(27). – С. 100] Якщо на підприємстві існує необхідність впровадження всіх компонентів системи, то очевидно, що вона повинна складатись з окремих модулів, інтегрованих між собою причому забезпечувати гнучкість управління доступом до всього спектру документів, від електронної пошти до дискусійних баз даних, тобто до всіх документів. Повинна бути забезпечена можливість миттєвого доступу до документів через веб-браузери, настільні додатки тощо.
Адміністрування і забезпечення надійності. Вибіркове резервування. [Асєєв Г.Г. Методологія корпоративного документообігу: схеми і вимоги до них / Г.Г. Асєєв // Вісн. Кн. Палати – 2006. – №3. – С.31] Засоби адміністрування дають змогу призначати і модифікувати рольові повноваження користувачів стосовно документів і функцій системи, настроювати її відповідно до організаційної структури підприємства, що постійно змінюється. Бажано, щоб дія таких настроювань поширювалась не тільки на окремі документи, а й на їх групи, що мають іноді складну ієрархічну структуру. Для аналітичної роботи з документами не обійтися без інструментів, що дають змогу відносити документи до різних тем і класифікувати за типами чи іншими ознаками. крім того, система повинна бути стійкою до раптових збоїв чи неполадок, тому необхідно забезпечити незалежність функціонування робочих місць одне від одного, час відновлення сеансу після його аварійного завершення, наявність засобів забезпечення цілісності даних та їхнього резервного копіювання.
Вибіркове резервування – одне з обов’язкових вимог для систем підвищеної відповідальності, яке вимагає великих затрат ресурсів. Однак на практиці не вся інформація потребує резервування, тому воно має бути вибірковим і підлягати настроюванню. Гаряче резервування реалізується на основі здатності клієнта з’єднуватися одночасно з декількома сервісами будь-якого типу.