Більшість користувачів Notes більше працюють на основі локальної мережі (LAN), але в разі роботи поза межами мережі організації існує кілька методів підключення до неї, напр., можна працювати в режимі offline (без підключення до мережі) і використовувати метод реплікації документів (копіювання) для синхронізації інформації із сервером у разі підключення до мережі.

Перед тим як здійснювати підключення до мереж потрібно перевірити наявність:

локальної мережі (LAN – Local Area Network);

підключення до мережі за допомогою модему по звичайній комутованій телефонній лінії і підключення через модем шляхом прямого набору номера по аналоговій телефонній лінії;

кабельного модему і широкосмугової відео служби;

DSL модему (модему цифрової абонентської лінії), цифрової телефонної лінії (DSL) та іншого потрібного технічного забезпечення для встановлення підключення.

Але також потрібно зібрати інформацію про підключення до пошти, баз даних Notes, Інтернету залежно від наявних технічних характеристик і виду повідомлень, які будуть одержуватись.

Встановлення параметрів користувача

Ви можете змінити Notes так щоб вона працювала саме так як ви хочете, використовуючи ряд запитів системи в розділі User Preferences dialog box обравши для цього пункти меню File - Preferences - User Preferences. В системі є можливість налаштувати пошту так, щоб встановити повідомлення для вас, яке б сповіщало про одержання листа, чи встановити міжнародні параметри, які б видавали повідомлення в якій часовій зоні Ви знаходитесь, також можна встановити шрифт для тексту, вимоги щодо реплікації даних, встановити параметри для порту підключення до периферійних пристроїв, і ще багато іншого. Але деякі з встановлених параметрів не зміняться доки Ви не перезавантажите комп’ютер, тому Notes дає повідомлення якщо Ви змінюєте

якісь параметри.

Система дає можливість встановити бажані параметри для панелі інструментів (Toolbar), календаря (Calendar), списку запланованих робіт (To Do), пошти (Mail) і для рядка статусу (Status Bar).

Безпека

В системі передбачено захист інформації від несанкціонованого доступу. Вона була першим програмним забезпеченням в якому широко застосовувалась криптографія з відкритим доступом для ідентифікації користувачів в системах клієнт-сервер і сервер-сервер і для шифрування даних, і вона залишається програмою і найбільшою встановленою базою PKI-користувачів (PKI – інфраструктура відкритих ключів).

Notes дає можливість захистити робочу область і дані так, щоб лише визначене коло осіб мало доступ до них. Можливими способами захисту є:

синхронізація особистого паролю (User ID) в Notes із особистим паролем у Windows чи в Domino Web/Internet, disabling the password prompt when asked for your Notes password in other Notes-based programs, and checking or requesting changes to the password settings that your administrator set for you що унеможливлює швидке повторення паролю на запит інших програм на основі Notes;

перевірка чи вимога змінити встановлений адміністратором пароль.

Якщо Ви забули ваш пароль, то Ви можете взнати його від адміністратора.

Можна використовувати смарт-картку для входу в систему Notes, де також можна зберігати особистий Інтернет-пароль, а у разі втрати смарт картки Ви можете взнати свій пароль у адміністратора.

В розділі Пошта, можна використовувати Notes-сертифікати чи Internet-сертифікати для того щоб попередити читання перехоплених повідомлень коли вони пересилаються. Можна використовувати електронний (цифровий) підпис, щоб запевнити адресата в тому, що це саме Ви надіслали це повідомлення, а не хтось інший.

Можна налаштувати систему так, щоб вона, на місцевому рівні, зашифровувала всі нові копії документів баз даних, які ви створюєте. Можна так зашифрувати документи, що їх зможуть прочитати лише ті люди, яким Ви надіслали пароль (ключ). Ви можете накласти заборону на дії інших з Вашими документами, а також встановити контроль за доступом до бази даних, якою ви керуєте.

Notes має ще безліч можливостей щодо захисту інформації в системі. Для того щоб дізнатися про них використовуючи функції програми (File - Security - User Security).

Робота з документами

Працівники використовують документи кожного дня працюючи з системою. Вони читають чи створюють їх. Документи зберігаються в базі даних. Це можуть бути як листи чи календарні зустрічі, так і статті з журналів чи discussion database postings.

Документи створюються за зразком створеним адміністратором бази даних. Зразок служить бланком для документа і визначає його функціональність. В бланках є поля для розміщення інформації, а також тут можуть міститись графічні об’єкти, дії, формули тощо.

Documents are built from forms that the database designer created. Forms create the layout and functionality for a document. Forms may contain fields, which can be used to collect or display information. Forms can also contain graphics, actions, formulas, and so on. For example, when you create a new mail memo, you are creating a document that is using a new mail memo form that determines what the new mail memo document looks like and does. The new mail memo form contains a To field, a Cc field, a Bcc field, a subject field, and a body field. A new mail memo can be sent to others. Database designers can create unique forms that best fit the database they are designing. As Notes client users, we simply use the documents that can be created from the databases we work in.

When you are in a database, there are many things you can do with a document, whether you see the document in a view