Пошта та адресна книга

Пошта в Notes дає можливість спілкуватись із співробітниками, друзями чи сім’єю за допомогою електронної пошти. Користувачі можуть створювати, відправляти, відповідати чи пересилати повідомлення. Існує також можливість прикріпляти до повідомлень інші файли чи картинки і збирати електронні повідомлення в папки. Користувачі можуть зберігати інформацію про людей в особистих адресних книгах (Personal Address Book), вести записи контактів і списки адрес для розсилання повідомлень, друкувати поштові наклейки кількох форматів.

Повідомлення в системі має такий же вигляд як і будь-який інший документ системи. Напр., користувач може змінювати шрифт і його колір, прив’язувати файли, розміщувати в них таблиці, графічні об’єкти чи посилання при створенні чи редагуванні повідомлень. Якщо програми призначені для листування адресата відповідають технологіям системи, то він отримавши повідомлення зможе побачити його таким яким його було створено в Notes. Можна також відправляти прості повідомлення без картинок чи прив’язаних файлів, чи повідомлення такого формату як при спілкуванні в Інтернеті, використовуючи лише простий текст і маркери рядків.

Незалежно від програм які відповідають за листування – Domino Notes mail чи Internet mail – Notes дає можливість використовувати простий користувацький інтерфейс. Користувач може використовувати систему для участі в обговореннях в Інтернет в режимі телеконференцій чи здійснювати пошук в Мережі за іменами чи Інтернет-адресами використовуючи служби каталогів. Якщо система під’єднана до Інтернету, користувачі мають можливість використовувати браузер для доступу до своєї пошти. Якщо ж система не під’єднана ні до локальної мережі, ні до Інтернету під час роботи в готелі, літаку, машині чи поїзді, користувачі все ж можуть користуватись поштою оскільки всі вихідні повідомлення зберігаються в системі і будуть надіслані коли буде здійснено підключення.

Календар і розклад

Календар в системі – це засіб, який використовується для розподілу робочого часу. Його використовують для запису часу і місця зустрічей, конференцій, річниць, нагадувань і подій (їх називають записами). Щоб мати змогу побачити як розпланований час можна задати режим відображення календаря в зменшеному масштабі (Calendar MiniView). Календар також надає можливість переглядати розклади інших користувачів, відправляти запрошення на зустрічі, відслідкувати відповіді запрошених і зекономити ресурси затрачені на організацію зустрічей – все що для цього потрібно, це розпланувати зустріч.

Користувач може роздрукувати календар, додати до нього позначки свят чи встановити нагадування для того щоб система повідомила його про них. Також є можливість вести календар інших користувачів.

Організація роботи за допомогою плану робіт (To Do List)

Список плану робіт, як і календар, є спеціальним засобом у базі даних. Він дає можливість створювати, відображати і планувати роботу у вигляді списку, а також роти можливим створення групового плану. План робіт можна відобразити у вигляді календаря.

Пошук інформації

Система дає можливість здійснювати пошук документів за цілим рядом характеристик: за текстом, документом, базою даних, іменами людей та назвами Web-сайтів в Інтернеті. Документи можна шукати в одній базі даних, у кількох базах даних чи в Мережі.

2.3 Структура системи Lotus Notes

Система Lotus Notes має складну ієрархічну структуру з багатьма розділами і підрозділами. (Додаток 1). Розглянемо почергово всі розділи системи.

1) Папка „г. Ивано-Франковск on Local”. В цій папці міститься пошта, яка надходила в Івано-Франківську філію починаючи від . . . . Загалом тут збережено . . . документів. Які можливості надаються користувачу? Отже, користувач може:

створити записку;

відповісти на лист, задаючи такі параметри як просто відповісти, відповісти з документом, відповісти всім, відповісти всім з документом;

переслати лист;

знищити лист;

скопіювати лист, вибравши місце призначене для розміщення копії;

доступ до меню „Сервіс”.

В папці з поштою, повідомлення зберігаються у вигляді списку і відсортовані за такими параметрами як:

Вхідні, із зазначенням особи чи організації, від якої одержано повідомлення, його розміру, дати одержання і теми;

Чернетки із зазначенням особи, яка створила повідомлення, дати створення і теми;

Відправлені із зазначенням особи, яка відправила повідомлення, дати відправлення і теми;

Всі документи із зазначенням особи, яка створила чи відправила повідомлення, його розмір, дата відправлення чи одержання і тема;

Архів, де зазначено автора повідомлення, дату відправлення чи одержання і тему;

Корзина, де зазначено автора повідомлення дату створення чи одержання і тему;

Обговорення із зазначенням автора повідомлення, дати створення і теми із;

Правила . . .;

Бланки, де зазначено автора, дату і бланки.

Всі реквізити які вказані в списку документів, значно полегшують процес пошуку потрібної інформації.

2) Папка „Нормативи та документація”. Тут міститься велика кількість нормативних та правових документів, які регулюють діяльність компанії, її працівників, містять інформацію про корпоративних клієнтів і служать довідниками при укладанні договору страхування. Документи в цій папці розподілені за такими ознаками:

Ліцензії

По даті створення

Правила страхування

корпоративні клієнти (з кількома підрозділами: УС банківських та фінансових ризиків, Акредитовані банки, Типові умови співпраці, Умови розміщення депозитних коштів, Продукти для банків, УС с/г ризиків, Страхування майна та відповідальності);

Фізичні особи та суб’єкти м/с бізнесу (з підрозділом Відділ майнового

страхування);

Особисте страхування (з підрозділом з такою ж назвою);

Проект „ОСАГО”;

Проект „Стандартизація страхових продуктів”;

Агентська мережа;

Андеррайтинг;

Перехресні продажі;

Довідник структурних підрозділів.

Для того щоб зручно відсортувати документи потрібно лише задати спосіб їх відображення: за номером, категорією чи назвою.

3) Папка „Lotus Notes and Domino help”. Тут міститься інформація про програму та інструкція її використання. Вікно поділене на дві частини: ліву і праву. В лівій розміщено зміст довідника з роботи в середовищі системи у вигляді гіперпосилань, клацнувши на яких