кількості мають право засвідчувати своїм підписом тільки ті факти, які були встановлені з їхньою участю. Запис в акті даних, не встановлених безпосередньо учасниками приймання, забороняється.
За підписання акту про приймання продукції по кількості, що містить дані, які не відповідають дійсності, особи, які беруть участь в прийманні продукції по кількості, несуть встановлену законом відповідальність.
Представники інших підприємств і організацій, виділені для участі в прийманні продукції, не мають права одержувати в підприємства-одержувача винагороди за участь в прийманні продукції.
Приймання продукції, як правило, повинна вестися без перерви. Якщо у зв'язку з тривалістю перевірки або по яким-небудь іншим поважним причинам робота по прийманню була перервана, одержувач зобов'язаний забезпечити збереження продукції і можливість якнайшвидшого закінчення приймання її.
Про перерву в роботі по прийманню продукції, її причини і умови зберігання продукції під час перерви робиться запис в акті, складеному відповідно до Інструкції.
1.4. Результати приймання продукції по кількості
Якщо при прийманні продукції з участю представника, буде виявлена недостача продукції всупереч даних, вказаних в транспортних і супровідних документах (рахунку-фактурі, специфікації, описі, в пакувальних ярликах та ін.), то результати приймання продукції по кількості оформляються актом. Акт повинен бути складений того ж дня, коли недостача виявлена.
В акті про недостачу продукції повинно вказуватись
а) найменування одержувача, що склав акт, і його адреса;
б) дата і номер акту, місце приймання продукції і складання акту, час початку і закінчення приймання продукції, у випадках, коли приймання продукції здійснене з порушенням встановленого строку, - причини невчасності приймання, час їхнього виникнення і усунення;
в) прізвище, ім'я і по батькові осіб, що беруть участь в прийманні продукції по кількості і в складанні акту, місце їхньої роботи, їх посади, дата і номер документа, про повноваження представника на участь в прийманні продукції, а також вказівку про те, що ці особи ознайомлені з правилами приймання продукції по кількості;
г) найменування і адреси відправника (виробника) і постачальника;
д) дата і номер телефонограми або телеграми про виклик представника відправника (виробника);
е) дата і номер рахунку-фактури і транспортної накладної (коносамента);
ж) дата відправки продукції із станції (пристані, порту) відправлення або зі складу відправника;
з) дата прибуття продукції на станцію (пристань, порт) призначення, час видачі вантажу органом транспорту, час розкриття вагона, контейнера, автофургона і інших опломбованих транспортних засобів, час доставки продукції на склад одержувача;
и) номер і дата комерційного акту (акту, виданого органом автомобільного транспорту), якщо такий акт був складений при отриманні продукції від органу транспорту;
к) умови зберігання продукції на складі одержувача до приймання її, а також відомості про те, що визначення кількості продукції проводилося на справних терезах або іншими вимірювальними приладами, перевіреними в установленому порядку;
л) стан тари і упаковки у момент огляду продукції, зміст зовнішньої маркіровки тари і інші дані, на підставі яких можна зробити висновок про те, в чиїй упаковці пред'явлена продукція - відправника або виробника, дата розкриття тари;
м) при вибірковій перевірці продукції - порядок відбору продукції для вибіркової перевірки з вказівкою підстав вибіркової перевірки (стандарт, технічні умови, Особливі умови поставки, договір і т. ін.);
н) за чиєю вагою або пломбами (відправника або органу транспорту) відвантажена продукція, справність пломб і зміст відтисків відповідно до діючих на транспорті правил, загальна вага продукції - фактична і по документах; вага кожного місця, в якому знайдена недостача, - фактична і по трафарету на тарі (упаковці);
о) транспортна маркіровка і маркіровка місць відправника (по документам і фактично), наявність або відсутність пакувальних ярликів, пломб на окремих місцях;
п) яким способом визначено кількість продукції, якої не вистачає, (зважуванням, рахунком місць, обміром і т. ін.), чи могла вміститися продукція, якої не вистачає, в тарне місце, у вагон, контейнер т. ін.;
р) інші дані, які на думку осіб, що беруть участь в прийманні, необхідно вказати в акті для підтвердження недостачі;
с) точна кількість продукції, якої не вистачає і вартість її;
т) висновок про причини і місце виникнення нестачі.
Якщо при прийманні продукції одночасно будуть виявлені не тільки недостача, але і надлишки її всупереч транспортних і супровідних документів відправника (виробника), то в акті повинні бути вказані точні дані про ці надлишки.
Акт повинен бути підписаний всіма особами, що беруть участь в прийманні продукції по кількості. Особа, не згодна із змістом акту, зобов'язана підписати акт з обмовкою про незгоду і висловити свою думку.
В акті перед підписом осіб, які брали участь в прийманні, повинно бути вказано, що ці особи попереджені про те, що вони несуть відповідальність за підписання акту, що містить дані, які не відповідають дійсності.
Акт приймання продукції затверджується керівником або заступником керівника підприємства-одержувача не пізніше, ніж наступного дня після складання акту.
В тих випадках, коли приймання проводилося у вихідний або святковий день, акт приймання повинен бути затверджений керівником підприємства-одержувача або його заступником в перший робочий день після вихідного або святкового дня.
У випадках, коли за наслідками приймання виявляються факти зловживань або розкрадань продукції, керівник або заступник керівника підприємства-одержувача зобов'язаний негайно повідомити про це правоохоронні органи і направити їм відповідні документи.
До акту приймання, яким встановлюється недостача продукції, повинні бути прикладені:
а) копії супровідних документів або відомості звірки фактичної наявності продукції з даними, вказаними в документах відправника (виробника);
б) пакувальні ярлики, вкладені в кожне тарне місце;
в) квитанції станції (пристані, порту) призначення про перевірку ваги вантажу, якщо така перевірка проводилася;
г) пломби від тарних місць, в яких знайдена нестача;
д) справжній транспортний документ