Реферат

на тему:

„Організаційно – розпорядча документація”

Об”єктом дослідження є Українське державне підприємство “ Укрпошта” Закарпатської дирекції .

Предметом дослідження є система організаційно – розпорядчої документації , яка є основним типом управлінської документації.

Інформаційна діяльність – це сукупність дій , спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян , юридичних осіб і держави.

З метою задоволення цих потреб органи державної влади та органи місцевого і регіонального самоврядування створюють інформаційні служби , системи, мережі, бази даних.

Основними видами інформаційної діяльності є одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

Одержання інформації – це надбуття , придбання . накопичення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами , юридичними особами,державою

Використання інформації- це задоволення інформаційних потреб громадян , юридичних осіб і держави.

Зберігання інформації – це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Одержання , використання , поширення та зберігання документованої або публічно оголошуваної інформації здійснюється у порядку .

У результаті діяльності органів державної влади , органів місцевого самоврядування , інших підприємств, установ та організацій усіх форм власності створюється величезний масив службової документації , в якому можна виокремити організаційно- розпорядчу , первинно – обліку . фінансову, планову, звітно- статистичну, торговельну та іншу документацію. Підготовкою та оформленням цих видів документації займаються відповідні підрозділи підприємств, установ і організацій – секретаріати, служба діловодства, кадрова та юридична служби , бухгалтерія , плановий відділ .

Бланк службового документа – це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною частиною реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної частини.

Бланки службових документів виготовляють друкарським способом. Для цього використовують два основні формати паперу згідно з ГОСТ 9327-60 .Крім того, дозволяється використовувати бланки формату А3 ( 297 * 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 ( 105 *148мм) – для резолюцій.

Бланки проектують відповідно до схем розташування реквізитів , де позначено межі зон для фіксування певних реквізитів – кутовий і поздовжній. Дозволяється розміщувати реквізити в межах, встановлених схемами, з допуском +-2мм.

Бланки повинні мати такі береги:

Бланки необхідно виготовляти на білому папері високої якості . Постійні реквізити та обмежувальні позначки для фіксування змінних реквізитів мають бути надруковані фарбами насичених кольорів , як правило, чорного , синього або зеленого.

Службові документи виготовляють переважно за допомогою друкувальних засобів – комп”ютерної техніки або конторської друкарської машинки . Лише окремі внутрішні документи ( заяви, пояснювальні й доповідні записки ) , авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.

Проте всі документи ( і надруковані, і рукописні) , які створюються в ході діяльності підприємств, установ та організацій і підлягають зберіганню в їхніх документаційних фондах , повинні мати береги.

Слід зауважити , що ДСТУ 4163 –2003 не встановлює вимог до видів і розмірів шрифтів , якими слід користуватися під час підготовки документів на комп”ютері. Основною вимогою до шрифтів є забезпечення можливості легко та чітко розпізнавати і прочитати текст. Тому, оформлюючи службові документи на комп”ютері в програмі Micrsoft Word , бажано використовувати загально прийнятий шрифт Times New Roman. При цьому слід враховувати його розмір і вид. Розмір шрифту вимірюється в пунктах (один пункт дорівнює 1/72 дюйма ) і відображає висоту шрифту.

Розрізняють такі види шрифту: світлий та напівжирний, прямий та курсив.

Текст службового документа містить інформацію , з метою фіксування якої і був створений документ .

Текст документа складають державною ( українською) мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин , у внутрішньому діловодстві дозволяється користуватися мовою відповідної національної меншини в порядку , встановленому законодавством. Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою , мовою країни – адресата або однією з мов міжнародного спілкування. Документи , які направляють до органів державної влади України , необхідно складати українською мовою.

Певна аргументована інформація, яку містить документ, повинна бути викладена стисло, грамотно, зрозуміло та об”єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа може бути викладений у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Таку форму викладу використовують під час оформлення розпорядчих документів та листів . Текст складається, як правило , з двох частин. У першій частині зазначають підставу, обгрунтування або мету складання документа , у другій – висновки , розпорядження, рішення, пропозиції або прохання. Проте текст документа може містити лише одну результативну частину ( наприклад , наказ – розпорядчу частину без констатуючої , лист – прохання без пояснення).

Анкета – це форма викладу тексту документа , за якої один об”єкт характеризується за певними ознаками. Анкетні тексти використовують переважно під час складання кадрових документів. Постійною інформацією в анкеті є назви ознак, а зміною – їх характеристики . Назви ознак об”єкта, що характеризується , повинні бути виражені іменником у називному відмінку ( прізвище , ім”я , по батькові, освіта , стаж, сімейний стан) або словосполучення з дієсловом у другій особі множини в теперішньому або минулому часі ( “ маєте кваліфікацію” , “ володієте мовами “ , були …”

Таблиця – форма подання тексту, в якому кілька об”єктів характеризуються за рядом ознак. Табличні тексти