використовують під час створення організаційно- розпорядчих документів, таких , як штатний розпис, структура і штатна чисельність , а також планових , звітно- статистичних , фінансових та бухгалтерських документів.
Для складанням текстів документів , у яких обумовлено типові ситуації ( накази з особового складу , договори , гарантійні листи ).
Реквізити службового документа – це інформація , зафіксована в службовому документі для його індентифікації , організації обігу і надання йому юридичної сили.
Склад реквізитів документів встановлює Національний стандарт україни “ Державна уніфікована система документації. Вимоги до оформлення документів “ ( ДСТУ 4163 – 20003 ) . Зауважимо , що вимоги цього стандарту щодо оформлення реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.
Готуючи та оформляючи документи , використовують такі реквізити:
зображення державного герба України ,герба Автономної Республіки Крим
зображення емблеми організації або товарного знака ( знака обслуговування);
зображення нагород;
код організації;
код форми документа;
назва організації вищого рівня;
назва організації;
назва структурного підрозділу організації;
довідкові дані про організацію;
назва документа
дата документа;
реєстраційний індекс документа;
посилання на реєстраційний індекс і дату документа , на який дають відповідь;
місце складання або видання документа;
гриф обмеження доступу до документа;
адресат;
гриф затвердження документа;
резолюція ;
заголовок до тексту документа ;
відмітка про контроль;
текст документа;
відмітка про наявність додатків;
підпис;
гриф погодження документа;
візи документа;
відбиток печатки;
відмітка про засвідчення копії;
прізвище виконавця і номер його телефону ;
відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
відмітка про наявність документа в електронній пошті;
відмітка про надходження документа до організації від адресанта;
запис про державну реєстрацію.
Зображення Державного герба України ( реквізит 01) відтворюють на бланках державних установ з обов”язковим додержанням пропозицій зображення герба відповідно до постанови Верховної Ради України “ Про Державний герб України” № 2137 – XII від 19 лютого 1992 р.
Зображення Державного герба України на бланках з кутовим розташуванням реквізитів ( так званих кутових бланках) розміщують на верхньому березі над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів ( так званих поздовжніх бланків) – у центрі верхнього берега . Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12мм.
Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщують на бланках державних установ Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України відповідно до Закону України “ Про Автономну Республіки Крим” № 95 /95 – ВР від 7 березня 1995р. Порядок використання зображення герба встановлюється нормативно- правовими актами Автономної Республіки Крим.
Зображення емблеми організації або товарного знака ( знака обслуговування) ( реквізит 02) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розташування реквізитів “ Назва організації вищого рівня” , “ Назва організації” , “ Назва структурного підрозділу організації” .
Зображення нагород ( реквізит 03) можна розміщувати на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, відведеній для розташування реквізитів “ Назва організації вищого рівня” , “ Назва організації” , “ Назва структурного підрозділу організації”. Якщо назву нагороди включено, згідно з нормативно- правовим актом , до назви організації , надрукованої на бланку , то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди вже не потрібно.
Код організації ( реквізит 04 ) проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України ( ЄДРПОУ) . Ведення ЄДРПОУ здійснює Державний комітет статистики України .
Код організації є однією з головних пошукових ознак інформації в системах автоматизованого діловодства та документообігу ( САДД). Його фіксування сприяє прискоренню передавання документованої інформації засобами електрозв”язку, зменшенню кількості помилок , яких іноді припускаються при передаванні довгих назв організацій.
На бланку листа код організації проставляють після реквізитів “ Довідкові дані про організацію” .
Код форми документа ( реквізит 05) проставляють згідно з ДК 010 – 98 “ Державний класифікатор управлінської документації” ( ДКУД) , який затверджено наказом Держстандарту України № 1024 від 31 грудня 1998р.
У ДКУД наведено назви та кодові позначення уніфікованих форм документів ( УФД) , що належать до уніфікованих систем управлінської документації.
ДКУД містить такі класи:
організаційно – розпорядча документація ( код 02);
первинно- облікова документація ( код 03);
банківська документація ( код 04);
фінансова документація ( код 05) ;
звітно- статистична документація ( код 06);
планова документація ( код 07) ;
ресурсна документація ( код 08) ;
торговельна документація ( код 09) ;
зовнішньоторговельна документація ( код 10) ;
цінова документація ( код 13) ;
документація з праці , соціальних питань і соціального захисту населення ( код 15) ;
документація з побутового обслуговування населення ( код 17) ;
бухгалтерсько – облікова документація ( код 18) ;
документація з Пенсійного фонду ( код 20) ;
словниково – довідкова документація ( код 21) ;
Кожний клас , у свою чергу, поділяється на підкласи. Однією з уніфікованих систем управлінської документації є уніфікована система управлінської документації є уніфікована система організаційно- розпорядчої документації , до класу якої входять:
документація з організації систем управління ( код 0201);
документація з організації процесів управління ( код 0202);
документація з оцінки трудової діяльності ( 0204) ;
Назва організації вищого рівня ( реквізитів 06) зазначають скорочено , а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю. Реквізит розміщують над назвою організації – автора документа .
Назва організації ( реквізит 07) має відповідати назві, зазначеній в її установчих документах ( статуті, положенні, установчому договорі) .
Назву структурного підрозділу або територіального відділення , філії , посадової особи ( реквізит 08) зазначають переважно на бланках внутрішніх документів ( актів , протоколів ,