службових записок) у тому разі , коли структурний підрозділ є автором документа , а його керівник має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації.
Довідкові дані про організацію ( реквізит 09) містять відомості , необхідні при інформаційних контактах . До складу цього реквізиту входять : поштова адреса , номери телефонів , факсів , телексів , рахунків у банку , адреса електронної пошти , веб – сайт , дані про ліцензії, патенти.
Назва виду документа ( реквізит 10) має відповідати переліку форм документів, що їх використовують в організації.
Назва виду документа може бути зафіксована на спеціальному бланку ( так званому бланку конкретного виду документа , наприклад бланку протоколу) під час його виготовлення або надрукована на загальному бланку організації при безпосередньому оформленні документа.
Дата документа ( реквізит 11) – обов”язковий реквізит кожного документа, фіксує час його створення і / або підписання , погодженняі , затвердження , прийняття , видання , реєстрації.
Дату документа оформляють арабськими цифрами в такій послідовності: день місяця, місяць, рік.
Реєстраційний індекс документа ( реквізит 12) – це умовне цифрове позначення , яке надають документу під час його реєстрації. При реєстрації наказів з особового складу та звернення громадян до організації можна застосовувати літерно – цифрові позначення.
Реєстрації підлягають документи, створені організацією, та ті , що надходять від інших організацій і фізичних осіб.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа ( реквізит 13) фіксують на бланках листів . Цей реквізит має таку форму : На № _____від _______. Цю форму заповняють лише в тому разі , коли оформлюють лист – відповідь на будь – який ініціативний документ.
Місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником установи перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою.
Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.