Система документування — це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавче у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими нормативними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов'язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами — це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

У діловодстві розрізняють:

Адміністративне (загальне) діловодство - це операції по документуванню розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства. Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності органів державного управління називаються організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).

Організаційно-розпорядча документація створюється і використовується в різних органах управління - Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.

Усі документи системи ОРД молена поділити на 5 груп:

організаційні (положення, статути, інструкції, правила); розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних питаннях, вказівки);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори та ін.);

з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення та ін.). Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які використовуються в управлінні.

Уніфікація - це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність.

Спеціальне діловодство - це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Діловодство в установах організовується в залежності від їх виду,

особливостей роботи, об'єму документообігу. Обсяг документообігу

визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. В залежності від об'єму документообігу установи поділяються на чотири категорії: з об'ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від 25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000 документів на рік.

В залежності від структури установи і обсяг документообігу система ведення діловодства може бути:

а) централізована — застосовується в установах з документообігом до 10000 документів на рік, з невеликою кількістю структурних підрозділів;

б) децентралізована - в установах з територіальне відокремленими структурними підрозділами і документообігом понад 100000 документів на

рік.

2. Документування управлінської

діяльності установ

2.1 Загальні особливості управлінських документів

Відповідно до діючого законодавства органи управління створюють:

Кабінет міністрів - постанови і розпорядження;

міністерства - накази, інструкції, вказівки;

державні комітети і комісії - постанови, інструкції, вказівки;

головні управління та управління при КМУ - накази, інструкції, вказівки;

виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи -рішення (виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи виконкомів);

власники промислових та виробничих об'єднань, фірм, трестів -накази, інструкції, вказівки;

власники, підприємств, установ, організацій - накази, інструкції, розпорядження (підприємства), вказівки.

Управлінські документи мають свої загальні особливості:

створюються і використовуються органами управління у

відповідності із встановленою компетенцією і поставленими завданнями; служать засобом закріплення функцій органів управління; містять інформацію довідкового і правового характеру,

відображають природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу

управління;

процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнообов'язковість виконання.

Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності.

Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих - розпорядження, вказівки.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських діл, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінської діяльності, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:*

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;*

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;*

потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її