Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофон чи диктофон, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводиться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

2.2. Мова і стиль розпорядчих документів

Складання службових документів - важкий і складний процес, який займає багато часу службовців. Раціоналізувавши цей процес можна добитися економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці.

У роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, побажань. При підготовці документів слід пам'ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом - наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень постанов. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викладають прохання, вимогу, подяку. Ділове мовлення, ділова мова, ділове службове письмо - поняття визначені.

У кожній групі стилів є свої різновиди. Так, художньо-белетристичний стиль включає прозовий і поетичний; суспільне — публіцистичний стиль, газетно-журнальний та літературно-критичний.

Офіційно-діловий стиль має специфічні властивості від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа обов'язкове дотримання таких основних принципів: об'єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службових документах повинні відповідати нормам адміністративного права.

У наші дні одним із сильних засобів впливу на мову мас є друковане слово. Із книг і журналів читачі черпають не тільки спеціальні знання, а й приклади правильного і образного викладу думок. Однак ще дуже часто трапляються відхилення від літературних норм. Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими.

Офіційно-діловий стиль - це мова ділових паперів. Він є одним з найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах ХІ-ХІІ ст., а саме в українсько-молдавських грамотах, українських літописах тощо. Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби суспільства в державному, громадському, економічному і політичному житті, тексти офіційно-ділового стилю мають виразні відмінності й у межах того самого жанру. Саме він є основним стилем, в якому складають всі організаційно-розпорядчі документи. Для нього характерні наступні спільні риси:

1) Наявність реквізитів, які мають певну черговість;

2) Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловлюванні;

3) Лексика здебільшого нейтральна;

4) Для чіткої організації текст ділиться на параграфи;

5) Найхарактерніші речення — прості поширені. Вживаються також складні речення із сурядним і підрядним зв'язком.

При підготовці документів слід пам'ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень. А виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом - наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень, постанов.

Основні принципи підготовки тексту документа: об'єктивність змісту і нейтральність тону, повнота та стислість викладу інформації, типізація мовних засобів і стандартних термінів.

Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службових документах повинні відповідати нормам адміністративного права.

2.3 Правила скорочень у текстах документів

У розпорядчих документах застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ГОСТах.

Скорочення виправдані, оскільки вони скорочують час на складання тексту, зменшується його обсяг та виготовлення документа. Прийнято розрізняти скорочення кількох типів:

1. Буквені (ініціальні) скорочення (абревіатури), які утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: ДУМ, ЛТЕК, МВС і т. д. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери.

2. Складно скорочені слова змішаного утворення складаються з абревіатур та усічених слів. Пишуться вони по-різному, наприклад: ВНДІ вугілля, райвно та інші.

3. Складноскорочені слова складного типу наприклад, колгосп, радгосп, теплохід, Ростсільмаш, Гловморшлях і так далі.

4. Окремі частково скорочені слова, що складаються з частини основ і повного слова, відрізняються певними особливостями у розшифровці, у категорії роду, відмінювані, наприклад, завкадрами, зам директора, голов пошта і так далі.

5. Запозичені з інших мов, наприклад: Бі-Бі-Сі, АПН, лавсан .

6. Умовні графічні скорочення на позначення посади, географічних понять, відрізки часу, кількісні визначення, назви міст, сіл, селищ, областей, районів, вулиць, проспектів.

Особливість графічних скорочень у тому, що вони не виправляються усною мовою. Після такого скорочення обов'язково ставиться крапка, наприклад: м.(місто), с.(село), обл., р-н і т. п. Графічне скорочення завжди пишеться малими літерами.

В розпорядчих документах не скорочуються реквізити "заголовок", "автор документа", "підпис".

3. Розпорядчі документи

3.1 Рішення

Під