Інвентаризація матеріальних цінностей

Для чого потрібна інвентаризація

Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 03.04.93 р. №250 встановлено, що головним завданням бухгалтерського обліку є формування повної, достовірної інформації про наявність і рух майна, господарські процеси і результати діяльності підприємства, яка необхідна для керівництва та управління, а також для її використання інвесторами, постачальниками, кредиторами, банками, податковими та статистичними органами.

Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності на підприємствах усіх форм власності повинна періодично проводитись інвентаризація майна, коштів і фінансових зобов'язань. Інструкція про порядок заповнення форм річного бухгалтерського звіту підприємства, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 18.08.95 р. №139 та зареєстрована Міністерством юстиції України 01.09.95 р. за №321/857 також визначає (п. 1.10), що дані статей балансу на кінець звітного року повинні бути обґрунтовані результатами ретельно проведеної перед складанням річного бухгалтерського звіту інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, резервів, розрахунків та інших активів і пасивів.

До подання річного бухгалтерського звіту на підставі затверджених керівником підприємства пропозицій постійно діючих інвентаризаційних комісій про врегулювання розходжень фактичної наявності цінностей проти даних бухгалтерського обліку, що виявлені у ході інвентаризації, повинні бути відображені по відповідних рахунках бухгалтерського обліку.

Порядок проведення інвентаризацій та відображення по обліку виявлених при інвентаризації розходжень регулюється Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. №69 та зареєстрована в Міністерстві юстиції України 26.08.94 р. за №202/412 (див. нижче).

Кількість інвентаризацій та дати їх проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації, визначається підприємством, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства.

Коли інвентаризація є обов'язковою

Проведення інвентаризації є обов'язковим при реорганізації або ліквідації підприємства, перед складанням річної бухгалтерської звітності, при зміні матеріально відповідальних осіб, при встановленні фактів крадіжок, у разі аварій, пожеж чи стихійного лиха, а також за приписом судово-слідчих органів.

Обов'язковим є проведення інвентаризації при заміні керівника при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності або вибутті з колективу (бригади) більше половини його членів.

При проведенні обов'язкової інвентаризації підлягають інвентаризації також матеріальні цінності, що не належать підприємству та обліковуються на позабалансових рахунках.

Перед складанням річної бухгалтерської звітності з 1 жовтня до 31 грудня має бути проведена інвентаризація всього майна підприємства.

Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних фондів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів - один раз у п'ять років.

Як проводиться інвентаризація

При проведенні інвентаризації перевіряється реальність вартості зарахованих на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошових коштів у касах, на поточному та валютному рахунках у банках, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів наступних витрат і платежів.

Для проведення інвентаризації на підприємствах розпорядчим документом керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії, до складу яких включаються досвідчені працівники, а очолюють такі комісії керівник підприємства, його заступник або представник керівника.

За наслідками інвентаризації робоча інвентаризаційна комісія повинна скласти протокол із зазначенням у ньому результатів інвентаризації і висновків щодо них, а також пропозицій про залік нестач та лишків пересортицею, списання нестач у межах норм природного убутку та понаднормових нестач і втрат.

При проведенні інвентаризації інвентаризаційні описи складаються окремо на товарно-матеріальні цінності, що знаходяться в дорозі, не оплачені в строк покупцями відвантажені товари і цінності та ті, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці).

Дозволяється складання групових інвентаризаційних описів малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне користування працівників, із зазначенням відповідальних за ці предмети осіб.

При інвентаризації незавершеного виробництва в інвентаризаційних описах вказується найменування заділу, стадія або ступінь їх готовності, кількість або обсяг робіт. Сировина, матеріали і покупні напівфабрикати, що перебувають біля робочих місць і не піддавались обробці, до опису незавершеного виробництва не включаються, а фіксуються в описах матеріальних цінностей або в окремих описах.

Інвентаризація витрат майбутніх періодів та резервів майбутніх витрат і платежів полягає в перевірці обгрунтованості залишку вказаних сум на дату інвентаризації та відповідності затвердженому розпорядчим документом керівника підприємства переліку створюваних резервів.

Інвентаризація розрахунків

При інвентаризації розрахунків усім дебіторам підприємства-кредитори повинні передати виписки про їхню заборгованість, які подаються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальності заборгованості. Підприємства-дебітори зобов'язані протягом десяти днів із дня отримання виписок підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення.

На рахунках обліку розрахунків з покупцями і замовниками, постачальниками і підрядчиками, іншими дебіторами і кредиторами повинні залишитись виключно погоджені суми.

В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишились не з'ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку і визнаються нею правильними.

Суми за розрахунками з установами банків, фінансовими і податковими органами повинні бути погоджені з ними. Залишення в обліку неврегульованих сум за цими розрахунками не допускається.

Що робити з надлишками і нестачами

При регулюванні інвентаризаційних різниць допускається взаємний залік лишків і нестач тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестача утворилися за один і той же період та в однієї і тієї ж особи, яку перевіряють.

Якщо при заліку пересортиці вартість цінностей, що виявилися у нестачі, більша від