Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства організації та структурних підрозділів, у веденні яких знаходяться заведення та оформлення справ.

Всі документи, які сформовані у справи постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання та з особового складу, повинні підшиватися або переплітатися. При підготовці документів до підшивки вилучаються шпильки, скрепки та інші металеві предмети.

Документи повинні підшиватися таким чином, щоб забезпечити можливість вільного прочитання тексту, дат, віз та резолюцій.

Після закінчення діловодного року передаються до архіву справи постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання та з особливого складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та оформлені вщповщно до вимог державного стандарту.

Передача справ до відомчого архіву здійснюється, як правило, за графіком-який складається завідувачем відомчим архівом (або особою, яка відповідає за архів) та попередньо погодженим з керівником структурних підрозділів, і затвердженим керівником установи.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі де відомчого архіву не підлягають і повинні зберігатися централізовано в канцелярії секретаріаті чи іншій службі діловодства або в структурних підрозділах. У виняткових випадках за рішенням керівника організації вони можуть бути передан:

до відомчого архіву за описом або номенклатурою справ, що визначає відомчий архів.

Правильність формування та оформлення справ, відповідність їх кількості описів та номенклатурі справ перевіряються співробітниками архіву на стаді підготовки справ до передачі у відомчий архів. При встановленні недоліків ';

формуванні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Справи приймає завідувач відомчим архівом (спеціальний співробітник архіву) або особа, яка відповідає за архів, у присутності працівника структурного підрозділу, який їх здає.

При прийнятті особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі.

КАДРОВА СЛУЖБА.

Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом апарату управління і діє на підставі даного положення.

Відділ кадрів підпорядковується заступнику директора з кадрів та збуту у методичному керівництві - кадровим службам. У своїй роботі відділ кадрів керується постановами уряду, рішенням місцевих органів влади і управління, відповідним нормам права, наказам міністерства та керівника.

На відділ кадрів покладаються обов'язки, передбачені даним положенням.

Відділ кадрів має круглу печатку (із зазначенням своєї назви) і штамп.

Відділ кадрів здійснює такі функції:

Здійснює принцип підбору і розстановки кадрів за діловими якостями, контроль за правильним використанням їх на роботі.

Проведення заходів щодо формування стабільного колективу, зниження плинності персоналу і зміцнення трудової дисципліни.

Забезпечення підприємств персоналом необхідних спеціальностей, професій відповідно до плану.

Складання перспективних і поточних планів потреби у персоналі і джерелах його поповнення.

Організація і забезпечення підприємства персоналом.

Контроль за викрнанням персоналу відповідно до його професії, спеціальності.

Контроль виконання трудового законодавства у підрозділах підприємства. Начальник і персонал відділу кадрів несуть відповідальність за:

забезпечення підприємства персоналом;

стан облік та звітності, зберігання документів і ведення діловодства.

Посадова інструкція - це нормативний документ, в якому визначено функції, права та обов'язки працівника підприємства (організації, установи).

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою уніфікованою системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах управління (АСУ) ї умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему рекомендовано для використання на всіх рівнях управління.

Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованих систем управління (АСУ) вимагає проведенім документів до однорідності за формою та за послідовністю розміщення в них інформації. Створення уніфікованих систем документації - одне з найважливіших напрямів розробки (АСУ).

Діє біля 20 уніфікованих систем документації. Ознаки призначення та склад уніфікованої системи документації встановлюється стандартами, які видаються на кожну систему.

АСУ «Кадри» - це окрема діловодна операція з виробничої частини організаційно-розпорядчих документів. Вона дозволяє зменшити час на пошук, оформлення необхідних документів, звільнює працівників від нетворчих операцій і падає їм можливості користуватися більш цінним, достовірним, своєчасно отриманим та зручним для сприймання комплекс-ом інформації.

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу. переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочень, накладання стягнень та ін.

На підстав киданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів (секретар-референт, технічний секретар) заповнює документ первинного обліку - особову картку, робить відповідні записи у трудовій книжці, формує особову справу; бухгалтерія відкриває особовий рахунок.

Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві.

Працівник при оформленні на роботу пише заяву про прийняття на роботу, як правило, адресують керівнику підприємства.

Заява про прийняття на роботу після її розгляду азом з іншими необхідними документами слугує підставою для видання наказу (розпорядження) про зачислення особи на. роботу В разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи -письмово.

При прийомі на роботу між працівником і власником підприємства укладається трудовий договір, за яким працівник зобов'язується виконати роботу, визначену цим договором, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечення умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю. колективний договір і угодою сторін.

Працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах в установах, організаціях, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Особливою формою трудового договору є контракт, в тому строк його дії, права, обов'язки і відповідальність сторін (тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання договору, в том)' числі достроковно, можуть встановлюватися угодою сторін.

Переведення на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації, а також переведення