Специфічні заходи з паблік рилейшнз

Особливості роботи з пресою. Одним із головних напрямків діяльності служби паблік рилейшнз є зв'язок із пресою. На цю роботу призначається спеціальний працівник-професіонал або навіть створюється прес-центр.

Обов'язки відповідального за зв'язки з пресою полягають у тім, щоб сприяти пресі. Стосунки з пресою мають ґрунтуватися на двох принципах — швидкість і точність. Крім того, є ще два важливі фактори в стосунках із пресою — це вибір слушного моменту та необхідної аудиторії.

Тому бажано підтримувати регулярні контакти з журналістами, систематично надсилати їм нову інформацію про підприємство (організацію, фірму), тобто звертатися до них не тільки тоді, коли це потрібно. Ці зв'язки, на думку фахівців, можуть принести непогані дивіденди.

Необхідно, щоб відповідальний за пресу добре знав та розумів цілі, завдання та стратегію підприємства, щоб він міг скласти та виконати план випуску заяв для преси, звітів та нарисів. У разі катастроф та надзвичайних ситуацій преса має знати прізвище людини, яка репрезентуватиме підприємство або організацію, канали зв'язку з нею. Інформація про таку подію та про заходи для усунення наслідків має в найкоротші строки та в найповнішому обсязі досягти журналістів, тому що вони забезпечують безпосередній зв'язок із громадськістю.

Відповідальний за пресу повинен:*

передавати матеріали, на підставі яких журналісти можуть написати статті, очерки та репортажі;*

відповідати на запити преси та надавати комплексні інформаційні послуги;*

стежити за повідомленнями в пресі та оцінювати результати, уживати (за необхідності) заходів для спростування помилок, неточностей або наклепницьких тверджень в опублікованих матеріалах.

Найбільш поширений спосіб передачі інформації пресі — інформативне повідомлення, або прес-реліз. Його надсилають звичайною поштою або факсом чи каналами комп'ютерного зв'язку в різні газети та періодичні видання, на радіо й телебачення. Необхідно постійно оновлювати списки отримувачів матеріалів, щоб прес-релізи поширювалися без затримки. В економічно розвинутих країнах створено навіть спеціальні фірми, які займаються складанням та розповсюдженням прес-релізів поштою, через посильних або каналами комп'ютерного зв'язку.

Складаючи прес-реліз, необхідно виконувати певні технічні правила. Наведемо деякі з них.*

Використовуйте тільки одну сторону аркуша паперу.*

Залишайте достатньо широкі береги ліворуч та праворуч.*

Друкуйте матеріал тільки через два інтервали.*

Не робіть жодних пояснень і позначок навіть у заголовку (редактори самі вирішать, що заслуговує на окреме шрифтове

виділення).*

Усі абзаци, крім першого, починайте з нового рядка. Прес-релізам, які повідомляють про якусь новину, треба дати заголовок, який доступно передає суть цієї новини (втім, редактори віддають перевагу власним заголовкам).

Бланк прес-релізу повинен мати «шапку» з назвою та адресою того, хто розповсюджує прес-реліз. У «шапці» необхідно вказати номер телефону, за яким можна телефонувати цілодобово. Ці відомості необхідно повторити в кінці прес-релізу зі вказівкою прізвища особи, до якої можна звернутися по додаткову інформацію.

Треба намагатися, щоб прес-релізи були стислими (не більше 300 слів), аби їх можна було розмістити на одній сторінці. Якщо це неможливо, у нижньому правому ріжку треба зазначити «див. далі». Додаткову інформацію дають на окремих сторінках як доповнення.

На прес-релізі необхідно вказати дату та повторити її в нижньому лівому ріжку останньої сторінки, якщо прес-реліз досить довгий. Як правило, указують не дату підготовки прес-релізу, а дату його можливого отримання чи дату, після якої його дозволяється друкувати (наприклад, тоді, коли пресу ознайомлюють із промовою, яку ще тільки буде виголошено).

Необхідно намагатися не зловживати великими літерами. Ніколи не пишіть такими літерами цілі слова. Великі літери треба використовувати тільки там, де цього вимагають правила правопису.

Числа від одного до дев'яти необхідно писати літерами, а далі — Цифрами. У дуже великих числах бажано користуватися словами «тисяча» та «мільйон». Числові значення різних мір, дати, ціни та номери будинків пишуть цифрами. Якщо речення починається з числівника, пишіть його літерами.

Слово «відсоток» використовується частіше, ніж знак «%». Позначення температури та системи її вимірювання ліпше писати літерами (наприклад, 40 градусів за Цельсієм).

Заголовок прес-релізу повинен розкрити тему звернення. Суть звернення подається в першому абзаці, а далі — інформація про деталі.

Прес-реліз має бути точним, зрозумілим та стриманим (не зловживайте епітетами та прикметниками, особливо у найвищих ступенях).

Іноді прес-реліз може доповнюватися фотографіями. Якщо у прес-релізі згадується якась особа, необхідно повідомити її повне ім'я та посаду.

Прес-реліз, що підходить для масової преси, навряд чи буде придатним для спеціальних видань. Відтак бажано (за потреби) підготувати кілька варіантів прес-релізу.

Щоб прес-конференція була ефективною, провадити її потрібно тільки тоді, коли є потреба продемонструвати якісь зразки чи інші предмети або коли йдеться про складну проблему, котра потребує коментарів і роз'яснень. Прес-конференція дає чудову нагоду для неофіційної передачі якоїсь інформації, яку офіційно поширювати небажано. У жодному разі не можна скликати прес-конференцію тільки для розповсюдження якогось документа (документів). Це ліпше зробити через прес-реліз.

Якщо потрібно терміново сповістити представників преси про прес-конференцію, можна зателефонувати редакторам відділів новин персонально або звернутися до інформаційних агенцій з проханням розіслати повідомлення каналами телетайпного зв'язку або електронною поштою.

Запрошення на прес-конференцію, як правило, надсилається за тиждень. У запрошенні необхідно чітко вказати тему та прізвища основних доповідачів. Бажано також повідомити деякі деталі, які б могли переконати редактора газети, журналу чи тижневика про необхідність висвітлення цієї події. Таких деталей має бути небагато. В іншому разі не буде потреби ту конференцію проводити. Необхідно точно вказати місце, дату та час проведення прес-конференції. Якщо прес-конференція має загальний характер, необхідно обміркувати день та годину, які б задовольнили всі органи преси. Ранкові газети не люблять публікувати матеріали,