2. Заповнення трудової книжки вперше виробляється адміністрацією підприємства у присутності працівника не пізніше за тижневий термін з дня прийому на роботу.

3. Всі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, перекладі на іншу постійну роботу або звільненні, а також про нагородження і заохочення вносяться адміністрацією підприємства після видання наказу (розпорядження), але не пізніше за тижневий термін, а при звільненні - в день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виробляються арабськими цифрами (число і місяць двозначними).

4. Записи виробляються акуратно, пір'яною або кульковою ручкою, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору.

5. З кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) в трудову книжку (вкладиш) про прийом на роботу, перекладах на іншу постійну роботу і звільненні, адміністрація зобов'язана ознайомити власника цієї книжки (вкладиша) під розписку в особистій картці (типова міжвідомча форма N Т-2), в якій повинен бути повторена точний запис з трудової книжки (вкладиша). Як виняток дозволяється підприємствам, що працюють в умовах територіальної роз'єднаності (підлеглі структурні підрозділи розташовані на великій відстані), виробляти ознайомлення із записами, що вносяться в трудові книжки, в заочному порядку шляхом висилки власникам книжок відповідних сповіщень з подальшою відміткою про це в особистій картці (типова міжвідомча форма N Т-2).

6. У разі потреби адміністрація підприємства видає робітникам і службовцям по їх проханню завірені виписки відомостей про роботу з трудових книжок.

7. Записи про причини звільнення повинні вироблятися в трудовій книжці в точній відповідності з формулюваннями чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

II. Відомості, що вносяться в трудові книжки.

У трудову книжку вносяться:

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки.

а) Прізвище, ім'я і по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені і по батькові ініціалами) і дата народження указуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

б) Освіта - середня, середня спеціальна і вища - указується тільки на підставі документів (атестата, посвідчення, диплома). Запис про незавершену середню або незавершену вищу освіту також може бути вироблена лише на підставі відповідних документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки учбового закладу і т.п.).

в) Професія або спеціальність записується в трудовій книжці на снованії документа про освіту або іншого належно оформленого документа.

Після вказівки дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний лист) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться друк підприємства (або друк відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

У графі 3 розділи "Зведення про роботу" у вигляді заголовка пишеться повне найменування підприємства. Під цим заголовком в графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, в графі 2 указується дата прийому на роботу. У графі 3 пишеться: "Прийнятий або призначений в такий-то цех, відділ, підрозділ, ділянку, виробництво" з вказівкою їх конкретного найменування, а також найменування роботи, професії або посади і привласненого розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виробляються: для робітників - відповідно до найменувань професій, вказаних в Єдиному тарифний - кваліфікаційному довіднику робіт і професій робітників; для службовців - відповідно до найменувань посад, вказаних в Єдиній номенклатурі посад службовців, або відповідно до штатного розкладу. Зміни і доповнення, внесені в установленому порядку у вказаний довідник, а також в Єдину номенклатуру посад службовців або штатний розклад, доводяться до зведення робітників і службовців, після чого в їх трудові книжки на підставі наказу (розпорядження) адміністрації вносяться відповідні зміни і доповнення. Якщо робітнику в період роботи привласнюється новий розряд, то про це в установленому порядку виробляється відповідний запис. Встановлення робітнику другої і подальшій професії наголошується в трудовій книжці з вказівкою розрядів цих професій. Наприклад, слюсарюю - ремонтнику була встановлена друга професія - електрогазозварник з привласненням 3 розряди. У трудовій книжці пишеться: у графі 1 розділу "Зведення про роботу" ставиться порядковий номер запису, в графі 2 - дата встановлення другої професії, в графі 3 пишеться: "Встановлена друга професія - електрогазозварник з привласненням 3 розряди", в графі 4 указується відповідне посвідчення, його номер і дата. При виконанні робіт по знов встановленій професії в трудовій книжці робиться про це відповідний запис. Наприклад, пишеться: "Встановлена друга професія - електрогазозварник з привласненням 3 розряди з покладанням обов'язків по виконанню електрогазозварювальних робіт в такому-то виробництві", в графі 4 разом з вказівкою відповідного посвідчення про встановлення другої професії, його номера і дати робиться посилання і на