Термін "авторитетний контроль" часто помилково використовується у сучасній бібліотечній практиці. Це відбувається тому, що процеси, які включаються фахівцями в це поняття, еволюціонують на базі електронно-обчислювальної техніки. Зокрема, "авторитетний контроль" і "авторитетна робота" це не теж саме, але ці поняття нерідко можуть взаємозамінюватися.

Під авторитетним контролем слід розуміти загальний термін для визначення концепції проведення авторитетної роботи із використанням електронно-обчислювальної техніки, що являє собою процес уніфікації вищезазначених елементів бібліографічних записів, управління варіантами їх формулювань та підтримки сумісності цих записів в бібліографічних базах даних за допомогою посилання на авторитетний файл. Забезпечення зазначеної сумісності може бути реалізовано на базі використання алгоритму, що дозволяє порівнювати, та автоматизованої перевірки елементів бібліографічного запису, котрі включаються в бібліографічні бази даних. До деякого часу ці процедури вважалися спеціальними функціями електронно-обчислювальної техніки, але відтоді, як вони стали призначатися для контролю елементів бібліографічного запису, вони можуть вважатися авторитетним котролем.

Термін "авторитетна робота" включає дослідницьку діяльність та інтелектуальні зусилля фахівців в галузі бібліографії та каталогізації, що направлені на створення та модернізацію авторитетних записів. Цей комплексний процес передбачає визначення форми елементу бібліографічного запису, що буде використовуватися як його заголовок; визначення посилань, необхідних для цієї форми, визначення взаємозв'язків поміж спорідненими заголовками.

На першому етапі ця робота безпосередньо пов'язана із бібліографічного аналізу документу, що обробляється, в результаті якого фахівці встановлюють точні дані та вірогідну інформацію про індивідуальне ім'я, найменування установи або організації, географічну назву, предметне визначення тощо. Так встановлюються дати життя особи-індивідуального автора, дати існування колективного автора під певною назвою тощо.

Другий етап — створення авторитетного запису та постійна підтримка її протягом тривалого часу, в міру нагромадження нових даних, опису нових документів.

Авторитетна робота припускає також визначення взаємозв'язків поміж варіантами заголовків і спорідненими заголовками на основі створення системи посилань. Результати, що отримуються в процесі авторитетної роботи, а саме авторитетні записи особистих імен, найменувань установ та організацій, уніфікованих назв та предметного визначення інформації, фіксуються у довідковій базі даних авторитетних записів.

Авторитений запис — це запис, для якого першим елементом є уніфікований заголовок особистих імен, найменувань установ та організацій, уніфікованих назв, предметного визначення інформації, що створюється відповідальним органом, котрий складає бібліографічні записи.

Уніфікований заголовок являє собою такий заголовок, що створюється у формі, якої необхідно точно додержуватися до того часу, поки він не змінив свого офіціального найменування, без будь-яких змін, коли б він не виникав у бібліографічному запису.

Очевидно, що елементи бібліографічного запису, які підлягають авторитетному котролю, мають ряд суттєвих властивостей, таких, як повторюваність в деякої множині записів, неоднозначність формулювань (наявність множини їх варіантів: графічних, синтаксичних, морфологічних абревіатурних, синонімічних), видозмінення з плином часу (приміром, перейменування).

У доповнення до уніфікованого заголовку авторитетний запис може містити такі елементи як варіанти формулювань, споріднені заголовки, інформаційна примітка, джерело авторитетних даних і джерело авторитетного запису.

Варіант формулювання — це альтернативне визначення особистих імен, найменувань установ та організацій, уніфікованих назв, предметного визначення інформації, наведене у формі, що відрізняється від уніфікованого заголовку. Від варіанту заголовку робиться посилання до уніфікованого заголовку. Кількість посилань необмежена.

Споріднений заголовок — це один з двох чи більше уніфікованих заголовків, кожен з яких через систему опису пов'язаний з іншим. Такі заголовки створюються, наприклад, для різних найменувань тої самої установи або організації при її перейменуванні чи частковій зміні найменування, передача установи з одного відомства до іншого, зміні підпорядкованості установи всередині відомства, зміні місцезнаходження, структури. Для кожного спорідненого заголовку створюється свій авторитетний запис. Від спорідненого заголовку робиться перехресне посилання до уніфікованого заголовку. Крім того, на кожний споріднений заголовок складається свій авторитетний запис. Кількість перехресних посилань необмежена.

Інформаційна примітка — це довідкова примітка, що містить фактрографічну інформацію про особу, установу або організацію тощо. Примітка використовується з метою пояснення зв'язків між даним заголовком та іншими заголовками.

Примітка, що фіксує джерело/джерела авторитетних даних. Джерело авторитетних даних — це або власне документальне джерело, що стало об'єктом створення бібліографічного запису та/або відомості про бібліографічні довідники, що переглянуті з метою встановлення уніфікованого заголовку, або будь-які офіційні джерела.

Джерело створення авторитетного запису — це установа, що безпосередньо складає авторитетний запис і несе за нього відповідальність.

Система авторитетного контролю найменувань установ та організацій є багатофункціональною та дозволяє вирішувати цілий комплекс спеціальних технологічних завдань:

уніфікованого представлення в базі даних бібліографічних записів найменувань установ та організацій;

сприяння інформаційному забезпеченню процесів наповнення та супроводження бази даних бібліографічних записів на основі створення та підтримки національної довідкової бази даних авторитетних записів, до якої користувач може постійно звертатися для ідентифікації необхідного йому документа

досягнення інформаційної сумісності даних в інформаційних системах;

забезпечення повноти та точності пошуку в базі даних бібліографічних записів;

надання можливості мінімізації інформації, що представляється в базі даних бібліографічних записів, на фізичному рівні.

Інформація про заголовки бібліографічних записів внаслідок їх часто надто широких формулювань, з метою економічного використання машинної пам'яті мають зберігатися в базі даних бібліографічних записів в максимально згорнутому вигляді. Довідкова база даних авторитетних записів дозволяє вирішити це завдання, оскільки кожному авторитетному запису привласнюється унікальний код (внутрисистемний номер у довідковій базі даних авторитетних записів). Таким чином, інформація про заголовки в базі даних бібліографічних аписів можуть зберігатися у вигляді цих кодів (номерів), тобто формалізованих еквівалентів і надаватися