вирівнювання загального рівня інформатизації в усіх регіонах за рахунок створення умов для інформатизації найменш розвинутих регіонів з мінімальними для них витратами.

Актуальність автоматизації документообігу в апараті Івано-Франківської обласної ради та
Івано-Франківської облдержадміністрації

Оскільки робота з документами є однією із найважливіших функцій працівників апарату органів державної влади та місцевого самоврядування, то від налагодження організації чіткого обліку їх надходження та руху значною мірою залежить виконавча дисципліна. Наприклад, дані приведені в табл.1.1 свідчать про значний об’єм документообігу, який має тенденцію до збільшення. Зважаючи на незначну штатну чисельність працівників канцелярії, які безпосередньо обслуговують процес документообігу та неможливість збільшення їх кількості, єдиною можливістю покращання їх роботи є запровадження автоматизації у цій сфері.

Організації, які побажають автоматизувати своє діловодство, мають насправді досить обмежений вибір програмного забезпечення. Робота ускладнюється ще й тому, що поки що в Україні існує переважно система паперового документообігу. Крім того форми документів є затвердженими вищими органами. Тому на даний час єдиним шляхом вирішення проблем документообігу є їх часткова автоматизація. А саме комп’ютеризація процесів реєстрації і контролю.

В традиційній системі діловодства (реєстрація кореспонденції на паперових картках) при такій кількості документів практично неможливо проводити оперативний пошук необхідних документів та надавати необхідну довідкову інформацію. Таке рішення дасть змогу не тільки ефективно відслідковувати шлях проходження документу, але і оперативно готувати різноманітну довідкову та статистичну інформацію, яка необхідна для прийняття рішень, контролювати стан виконавської дисципліни.

Таблиця 1.1 – Документообіг (листування) Івано-Франківської
обласної ради та Івано-Франківської облдержадміністрації

Рік | Обласна рада | Облдержадміністрація

Вхідна | Вихідна | Вхідна | Вихідна

1998 | 1424 | 477 | 9372 | 8339

1999 | 2182 | 369 | 10226 | 6634

2000 | 2390 | 386 | 9584 | 5012

2001 | 1224 | 390––

Бажаним є також наявність інтерфейсу для роботи зовнішніх користувачів через внутрішню (Intranet) та зовнішню (Internet) мережу. Це дозволило б виконавцям самим контролювати стан виконання документів, закріплених за ними та не відволікати працівників канцелярії на надання різноманітної довідкової інформації, яка забирає у них до 15 відсотків робочого часу.

Існуючі на цей час системи можна розділити за їх функціями на дві групи: а) системи організації електронного документообігу; б) системи електронного контролю паперового документообігу.

Перші (“електронний документообіг”) передбачають майже повну відмову від обміну паперовими документами і перехід на системи корпоративних мереж, електронної пошти, довідкових систем, електронного візування та електронного підпису. Жоден документ, який пересилається не друкується на папері, а передається у вигляді комп’ютерних файлів через мережу.

Другі (“електронний контроль”) не забезпечують передачу електронних документів. Їх функціями є реєстрація паперових документів, зберігання лише мінімального об’єму інформації та забезпечення контролю за виконанням. А обмін відбувається як і раніше паперовими документами.

Серед систем електронного документообігу варто згадати такі як українська система “Право”, що призначена для забезпечення законодавчої діяльності. Вона включає понад 20 автоматизованих комплексів, що забезпечують збір, накопичення та аналіз даних, в процесів законодавчої діяльності Верховної Ради та місцевих рад. В ній збирається інформація про діяльність практично кожного органу державної влади. А системи вибірок дозволяють отримувати інформацію будь-якого рівня деталізації.

Серед універсальних систем (на відміну від спеціалізованої системи “Право”) варто згадати систему Lotus Notes (фірми IBM). На сьогодні це найпоширеніше в світі програмне забезпечення побудови систем електронного документообігу.

Систем електронного контролю зараз відомо досить мало. Це пов’язано з тим, що вони рідко виходять за межі організацій де застосовуються через свою вузьку спеціалізацію. Відомою є програма АСКОД, що розроблялася на замовлення Адміністрації Президента України. Не дивлячись на те, що вона писалася на замовлення такої серйозної організації її функціональні можливості досить обмежені.

На основі аналізу всіх цих фактів стає очевидною проблема створення необхідного програмного забезпечення організації діловодства.

Призначення та мета створення системи
інформаційно-аналітичного забезпечення

Призначення та мета створення системи
інформаційно-аналітичного забезпечення

СIАЗ - складна iнтегрована регiональна багаторівнева iєрархiчно органiзована людино-машинна система, яка призначена для підтримки ефектив-ного управлiння життєдiяльнiстю регiонiв усiма причетними до цього процесу органами управлiння на основi комплексiв ор-га-нiзацiйно-адмi-нiстр-ативних i економiко-математичних методiв, а також сучасних iн-фор-мацiй-них технологiй.

Основна мета створення СІАЗ - підвищення ефективності регіонального управління всіма сферами життєдіяльності окремих регіонів, що в свою чергу вплине на якість управління державою в цілому. Ця мета досягається за рахунок: –

забезпечення всіх органів управління регіоном актуальної та достовірної інфор-мації, в обсязі, необхідному та достатньому для прийняття обґрунтованих рішень;–

застосування більш досконалих методів аналізу поточного стану життєдіяльності регіонів, розробки прогнозів соціально-економічного розвитку регіонів, а також розподілу ресурсів, якими розпоряджаються органи управління регіоном (зокрема, фінансовими);–

взаємоузгодження управлінських рішень органів різних рівнів ієрархічної структури регіонального управління;–

удосконалення звітності та документообігу на основі переважно автоматизованого формування та передачі даних по каналах зв'язку іна магнітних, оптичних та інших, непаперових носіях інформації;–

створення регіональних розподілених інформаційних баз даних, які доступні і однозначно інтерпретуються різними ланками регіонального управління як при автономному, так і при спільному вирішенні проблем соціально-економічного розвитку;–

застосування сучасних програмно-технічних засобів на кожному етапі обробки інформації, яка використовується для управління;–

створення автоматизованих робочих місць для фахівців, які зайняті в управлінні.

Впровадження СІАЗ повинно забезпечити покращання якості функціонування органів регіонального управління, що, перш за все, полягає в більш повному забезпеченні різноманітних потреб населення відповідних регіонів за рахунок:–

підвищення оперативності та достовірності даних, необхідних для обґрунтування та прийняття рішень;–

підвищення ефективності організації системи обліку і контролю інформації по видах