Склад прикладного програмного забезпечення СІАЗ можна розділити на три категорії програмних засобів:–

засоби сторонніх фірм-розробників;–

засоби, створювані під замовлення НАІ;–

засоби, створювані під замовлення відповідних регіональних установ.

При залученні до СІАЗ засобів сторонніх фірм-розробників, у складі системної документації повинні бути наведені наступні паспортні дані:–

найменування, версія, рік випуску;–

фірма-розробник;–

фірма-поставник (дистриб'ютор, дилер);–

короткий опис;–

архітектура системи, яка підтримується цим програмним забезпеченням;–

перелік та обсяг файлів пакету;–

способи інсталяції;–

керівництво користувача;–

обґрунтування необхідних характеристик програмного забезпечення;–

умови придбання, згода на тиражування, ціна.

Вимоги до організаційно-правового
та кадрового забезпечення

Порядок роботи кінцевих користувачів з документами у СІАЗ фіксується технологічними інструкціями, що розробляються на стадії техноробочого проектування системи та періодично оновлюються відповідальними посадовими особами з числа кінцевих користувачів системи.

Система технологічних інструкцій по роботі з документами в СІАЗ повинна забезпечувати регламентацію основних фаз, відповідних "життєвому циклу" будь-якого документа: створення та введення оригінального або раніше використаного документа, його обробки, оформлення (погодження та затвердження), копіювання/тиражування, поширення та знищення, з можливістю збереження документа між цими фазами та його знаходження/вибірки для повторного проходження зазначених фаз документообігу.

В рамках СІАЗ для кожного підрозділу та кожного кінцевого користувача повинні регламентуватися цілі, їх головні задачі та функції, обов'язки, права та відповідальність, а також порядок організації спільної праці, які фіксуються в положеннях про підрозділи (всіх рівнів) та посадових інструкціях, що розробляються у складі інших документів організаційно-пра-вового та кадрового забезпечення на стадії техноробочого проектування системи. Ці документи оновлюються відповідальними посадовими особами з числа користувачів системи. Засоби для підтримки основних документів організаційно-правового та кадрового забезпечення в разі необхідності можуть включатися до складу програмних додатків. Організаційно-правовою підставою для функціонування СІАЗ є існуючі законодавчі нормативні акти, а також рішення керівництва держадміністрації щодо розподілу прав і обов’язків відповідальних осіб та технічних працівників у сфері роботи з інформацією.

Огляд проблеми автоматизації діловодства

Сучасний стан інформатизації діяльності органів
державної влади та органів місцевого самоврядування

Необхідність створення сучасної системи інформаційно-аналітичного забезпечення законотворчої, нормотворчої, право-застосовної та право-ос-вітньої діяльності обумовлена актуальністю вирішення проблем розбудови нормативно-правових основ нової держави.

У зв’язку з цим велика кількість фахівців різних державних організацій, включаючи Національну академію наук, Академію правових наук, Секретаріат Верховної Ради України та інші, ведуть розробку програмних засобів для забезпечення законотворчих процесів, процесів інформування та передачі інформації і документообігу. Із найбільш успішних проектів слід згадати систему “Право”, що сьогодні інтегрує понад двадцять автоматизова-них комплексів обробки даних, які супроводжують замкнений технологічний цикл за-без-печення законотворчого процесу в та-кій послідовності: збір, накопичення та аналіз да-них з проблем, які потребують нормативно-правового регулювання, підготовка проектів нор-мативно-правових актів, колективне обговорення пропозицій, порівняльний аналіз, уз-год-ження, прийняття (голосування), оперативне доведення їх до застосування на пра-ктиці, об-робка інформації зворотного зв'язку про наслідки дії чинного законодавства й аналіз да-них для прийняття рішень.

Система має загальнодержавне, народногосподарське та міжнародне значення для України. Її послугами користуються не лише структурні підрозділи Верховної Ради України, а й корис-тувачі державних і недержавних організацій, установ, закладів освіти, підприємств, юридичні та фізичні особи як в Україні, так і за її межами. Окремі підсистеми під'єднані до мережі Інтернет, що дає користувачам можливість знайомитись із законодавством України, брати участь у формуванні та вико-ристанні міжнародної системи правової інформації, отримувати доступ до інших світових ін-формаційних ресурсів, здійснювати порівняльний аналіз норма-тивних актів України і законодавства інших країн, використову-вати світовий досвід, гармонізувати законодавчу базу з міжна-родним правом.

Іншим, не менш важливим завданням, є інформатизація діяльності обласних органів державної виконавчої влади в тій їх частині, що пов’язана із інформаційним обміном як всередині організації, так і за її межами.

Впровадження комп’ютера у процес діловодства та управління організаційними системами почався досить давно. Ще на початку вісімдесятих років з’явилися перші системи, що були призначені для організації електронного документообігу, роботи з текстами, чи контролю. За цей час було розроблено велику кількість програмних пакетів різної складності, від простих текстових процесорів до складних систем управління підприємствами. Накопичено величезний досвід щодо таких розробок.

Серед іноземних компаній, що успішно працюють в цьому напрямку, слід окремо виділити компанію Lotus, що зараз є підрозділом IBM. Почавши із розробок систем управління електронними таблицями, компанія пропонує зараз всі необхідні програмні засоби для автоматизації процесу діловодства чи управління організаційними системами, включаючи текстові процесори, системи електронного документообігу та системи його контролю. Майже всі зарубіжні компанії користуються системою електронного документообігу Lotus Notes виробництва цієї фірми. Цей пакет включає велику кількість функцій та засобів і за своїми можливостями може справедливо вважатися одним із найкращих у світі.

Варто також назвати і розробки компанії Microsoft, які вигідно інтегровані у цілісний інструментальний пакет Microsoft Office. Цей пакет включає текстовий процесор, систему управління реляційними базами даних, електронні таблиці, систему для роботи з електронною поштою та багато інших засобів. Всі інструменти від Microsoft традиційно є дуже зручними у роботі і функціональними.

Сучасні технології управління базами даних
в задачах автоматизації інформаційної
діяльності організацій

Якщо говорити про програмне забезпечення для інформаційної діяльності організацій, то не можна обминути увагою і системи управління базами даних. Сучасні технології управління базами даних базуються на архітектурі клієнт-сервер. Ця архітектура обумовлює існування в системі розділених технічно-програмних засобів, сервера та клієнта. Сервер є системою, що призначена безпосередньо для зберігання інформації і її обробки. Клієнт – це робоче місце, що є споживачем інформації. Робота системи базується на таких принципах:

а) інформація зберігається на сервері;

б) клієнт отримує інформацію в потрібному об’ємі по спеціальному запиту і зберігає її