в) короткий зміст документа;

г) дату надходження, або дату відправлення;

д) вид документа (лист, телефонограма, факс чи інший);

е) вид контролю;

є) стан виконання (новий, виконується, виконаний, порушення терміну);

ж) інформацію про хід виконання документа (виконавці, їх резолюції та результати виконання, контрольні дати);

з) може бути включено повний текст документа (для реалізації функції електронного документообігу).

Процес роботи з контрольною карткою документа включає такі етапи:

а) введення картки – інформація із паперового документа вводиться в форми вводу програми. Ця операція переважно виконується канцелярією на одному робочому місці (хоча передбачено можливість введення карток одночасно з кількох робочих місць);

б) поступове заповнення інформації про хід виконання документа. Заповнюється інформація про виконавців, контрольні дати виконання. Вводяться резолюції керівництва та результати виконання;

в) періодично виконується підготовка статистичних звітів для контролю виконання, підготовка та вивід нагадувань.

Подальше покращання можливостей системи буде пов’язане з доповненням функцій:

а) отримання та відправки повідомлень електронної пошти;

б) переведення документів у електронну форму та організації спільної роботи з ними з багатьох робочих місць;

в) обміну документами між відділами однієї організації та обмін документами між різними організаціями в електронному вигляді;

г) збільшення кількості різноманітних статистичних довідок, що формуються і виводяться системою;

д) збільшення кількості типів документів, що обліковуються.

Подальші розробки будуть вестися в напрямку розширення сфери можливого використання програми для автоматизації більшої кількості процесів документообігу в організаційних системах.

Система контролю документообігу призначена для реєстрації, обліку, аналізу документообігу та контролю за їх виконанням.

Основною функцією системи є контроль за виконанням документів, який включає в себе створення та друк нагадувань про невиконані доку-мен-ти по виконавцях документів та відповідальних особах. Крім того, система дозволяє отримати деякі статистичні дані про документообіг.

Для роботи необхідно встановлення головного комп’ютера - сервера, на якому буде зберігатись база даних та комп’ютерів - клієнтів, які будуть звертатися до бази даних. Можливий також варіант роботи одного комп’ютера (як сервер і як клієнт) без організації локальної мережі.

Для чіткого розподілу прав користувачів, захисту інформації від несанкціонованого доступу та навмисного псування запроваджено систему паролів.

Всі комп’ютери повинні бути IBM-сумісні з встановленою операційною системою Windows 95 (бажано Windows 98).

Опис програмного забезпечення

Розділ “Система” призначений для коректування переліку користувачів (“Користувачі”), налаштування деяких параметрів (“Параметри”) та містить команди завершення роботи (“Ввійти під іншим ім’ям” та “Вихід”), виводить вікно календаря (“Календар”) , рис. 5.1.

Рисунок 5. - Меню “Система”

Для коректування переліку користувачів призначене вікно “Користувачі” (рис. 5.2).

За допомогою кнопок “Новий”, “Редагувати” та “Вилучити” можна додавати до переліку нових користувачів, змінювати права або вилучати вже існуючих користувачів.

Рисунок 5. - Вікно “Користувачі”

Кнопка “Новий” відкриває діалогове вікно, в якому можна задати ім’я, пароль нового користувача, а також деяку службову інформацію про нього (рис. 5.3).

Вікно містить наступні поля даних:

“Реєстраційне ім’я” - ім’я, під яким користувач буде здійснювати вхід в систему.

“Пароль” - пароль користувача для входу в систему.

Рисунок 5. - Вікно прав користувача

Ім’я та пароль користувача повинні бути довжиною не менше 3-х символів. При меншій кількості символів, неспівпаданні пароля в полях “Пароль” та “Підтвердження паролю” або коли введено ім’я користувача, яке вже існує, видається попередження.

Поля “Прізвище, ім’я”, “Підрозділ, відділ” та “Посада” – не є обов’яз-ковими і вносяться в якості коментарів.

В полі списку визначаються права користувача. Для того, щоб надати користувачу право на виконання певної дії, необхідно поставити позначку біля назви дії.

Для збереження інформації необхідно натиснути “Ок” або “Відмінити” для відмови.

Для редагування прав користувача потрібно в вікні “Користувачі” вибрати (ім’я) запис про користувача та натиснути “Редагувати”.

Після цього відкривається вікно прав користувача. Редагування проводяться аналогічно, як і у випадку створення нового користувача.

Зауваження: користувач “admin” має всі права і їх зміна не зберігається.

Для того, щоб знищити користувача потрібно в вікні “Користувачі” вибрати запис про користувача та натиснути “Вилучити”.

Зауваження: користувач “admin” має особливий статус і не може бути вилучений.

Пункт меню дозволяє змінити ім’я користувача без виходу із системи. Для виконання команди потрібно закрити всі відкриті вікна та вибрати пункт меню “Ввійти під іншим ім'ям”. Після цього ввести потрібне ім’я і пароль користувача у вікні реєстрації та продовжувати роботу (рис. 5.4).

Рисунок 5.4 - Вікно реєстрації

Пункт меню виводить на екран календар (рис. 5.5).

Рисунок 5. - Календар

Цей пункт меню відкриває вікно налаштування деяких параметрів системи (рис. 5.6).

Рисунок 5. - Вікно настройки

Поля “наступний номер вхідного документа” та “наступний номер вихідного документа” задають номер, під яким буде зареєстрований наступний вхідний або вихідний документ.

Опція “автоматичне поновлення вікон перегляду” включає або виключає автоматичне поновлення вікон перегляду після операцій коректування, створення картки та інших.

При збільшенні розміру бази даних до декількох тисяч записів, недостатній потужності сервера або при роботі в повільній мережі для підвищення швидкості роботи цю опцію рекомендується відключити. В цьому ви-падку, після здійснення будь-якої операції, яка викликає зміни у вікні переліку карток, необхідно натиснути кнопку “Поновити сітку” на інструментальній панелі вікна переліку для відображення цих змін.

Цей розділ меню включає функції для роботи з довідниками: створення записів, коректування, знищення, експорт та імпорт.

Розглянемо роботу з довідниками на прикладі довідника “Види документів” (рис. 5.7).

Вікно довідника містить такі елементи: перелік записів довідника за всі роки, перемикач “Сортування”, поле пошуку за назвою, кнопки переміщення по списку, кнопки “Новий”, “Коректувати”, “Знищити” та “Знищити довідник”.

По замовчуванню перемикач “Сортування” встановлено в положення “за кодами” і записи в переліку сортуються за кодами. Якщо переключити перемикач в положення “за назвами”,