Рисунок 5. - Вікно довідника

Кнопка “Новий” дозволяє додавати записи у довідник. При натисненні на кнопку відкривається вікно “Редагування довідника” (рис. 5.8).

В поле “Код” підставляється наступне значення коду довідника, яке при потребі можна змінити. Поля “Скорочення”, “Назва”, “Примітка”, “Коментар” – текстові поля. Поле “Рік” визначає рік, за який формується довідник (по замовчуванню підставляється поточний). Записів, у яких співпадають код та рік, не повинно бути. Якщо ж все таки-буде спроба зберегти запис з кодом, який вже існує в одному році, то видається відповідне попередження.

Рисунок 5. - Вікно “редагування довідника”

Кнопка “Коректувати” дозволяє коректувати записи в довіднику. Для цього потрібно вибрати запис із переліку, натиснути кнопку “Коректувати” та зробити потрібні зміни у вікні “Редагування довідника”.

Кнопка “Знищити” знищує вибраний запис в довіднику.

Кнопка “Знищити довідник” знищує всі записи в довіднику.

Всі вищеназвані операції можуть бути дозволені або заборонені кожному користувачу в залежності від прав, встановлених йому адміністратором.

Експорт-імпорт довідників виконується у вікні “Експорт/імпорт довідників”, яке відкривається після вибору пункту меню “Експорт/імпорт” розділу “Довідники” (рис. 5.9).

Рисунок 5. - Вікно експорту (імпорту)

В лівій частині вікна знаходиться список довідників. Із списку проводиться вибір довідника, з яким будуть виконуватись подальші дії. В текстове поле поряд, по замовчуванню, підставляється шлях до каталогу, в якому знаходиться програма та назва довідника в якості імені файлу. Шлях та ім’я файлу при необхідності можна змінити, ввівши з клавіатури або вибравши у стандартному діалоговому вікні, яке відкривається після натиснення кнопки “Вибрати файл”.

Перемикач “Операція” встановлює вид операції, яку потрібно виконати (експорт або імпорт). Якщо вибрати “Експорт довідника у файл”, вибрати потрібний довідник у списку і натиснути кнопку “Виконати”, то інформація з довідника буде збережена у текстовому файлі, ім’я якого та шлях до нього задаються в полі файл. Для імпорту інформації в довідник потрібно так само вибрати довідник зі списку, встановити перемикач в положення “Імпорт за-писів із файлу в довідник”, вказати ім’я файлу та шлях до нього і натиснути кнопку “Виконати”.

Для імпорту, інформація в текстовому файлі повинна бути у наступному вигляді: перші два рядки – будь-що – вони ігноруються, решта рядків поля “Код” – ціле число, “Назва” – до 80 символів, “Коментар” - до 30 символів, “Примітка” - до 15 символів, “Рік” – ціле число. Ці поля повинні бути розділені символом табуляції.

Поля “Код” та “Рік” не повинні бути порожніми та не повинні пов-то-рюватися. Тобто не повинно бути двох рядків з однаковими кодом та роком, але можуть бути записи з однаковим кодом за різні роки.

При імпорті старі записи в довіднику не знищуються, а лише додаються нові.

Для створення довідника на новий рік рекомендується зробити експорт довідника у файл, скоректувати його в будь-якому текстовому редакторі та зробити імпорт. Таким чином, можна уникнути помилок, які будуть викликані неправильним форматом даних, що імпортуються. В найпростішому випадку, коли довідник не змінюється, потрібно зробити експорт довідника, залишити записи лише за один рік, змінити поле “Рік” на потрібне та імпортувати записи в довідник.

Зауваження: створювати чи редагувати довідники зручно в середовищі електронних таблиць Excel, зберегти у текстовому форматі із символом табуляції як роздільник полів, а потім імпортувати в базу даних.

Розділ меню “Кореспонденція” включає в себе підрозділи “Вхідна” та “Вихідна” для роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією (рис. 5.10).

Підрозділ “Вхідна” містить такі пункти:

а) “Нова картка” – занесення інформації про новий документ (створення реєстраційної картки документа);

б) “Перегляд” – відкриває вікно перегляду списку вже введених реєстраційних карток вхідної кореспонденції;

в) “Архів“ – відкриває вікно перегляду архіву реєстраційних карток вхідної кореспонденції.

Рисунок 5. - Розділ “Вхідна кореспонденція”

Підрозділ “Вихідна” включає пункти, аналогічні до підрозділу “Вхідна”, але для роботи з вихідною кореспонденцією.

Крім того, розділ меню “Кореспонденція” містить наступні пункти:

а) “Поновити сітку” – поновлення списку карток;

б) “Редагування” – редагування вибраної реєстраційної картки;

в) “Вилучити“ – знищення вибраної реєстраційної картки;

г) “Вибірка“ – вибір реєстраційних карток за заданими критеріями;

д) “Відмінити всі умови” – відміна умов встановлених вибіркою та вивід повного списку реєстраційних карток;

е) “Сортування “ – вибір порядку сортування реєстраційних карток у вікні перегляду;

є) “Експорт” – експорт списку реєстраційних карток у текстовий файл;

ж) “Перемістити в архів” - переміщення в архів вибраної у вікні перегляду реєстраційної картки;

з) “Перемістити з архіву” - переміщення реєстраційної картки з архіву в активний список.

Пункти меню “Поновити список”, “Редагування”, “Вилучити“, “Вибірка“, “Відмінити всі умови”, “Режими сортування“, “Експорт” та “Перемістити в архів” працюють тільки при активному вікні перегляду списку реєстраційних карток або вікні архіву реєстраційних карток і дублюють відповідні кнопки на інструментальній панелі вікна, а також при наявності у користувача прав на відповідні дії.

Рисунок 5. - Перелік реєстраційних карток вхідних документів

При активному вікні архіву реєстраційних карток також діє команда “Перемістити з архіву”, команда “Перемістити в архів” блокується, а команда “Редагування” змінюється на “Перегляд картки”.

Пункт меню “Перегляд” розділу “Вхідна” відкриває вікно перегляду вве-дених реєстраційних карток вхідної кореспонденції (рис. 5.11). Цей пун-кт меню дублюється кнопкою на панелі інструментів, яка при відкритому вікні залишається в натиснутому положенні.

За допомогою елементів прокрутки або клавіш курсору проводиться переміщення по списку.

Список реєстраційних карток складається з наступних стовпчиків: “Стан” – стан виконання документа, “Номер” – порядковий номер документа, “Вхідний номер” – повний номер вхідного документа, “Вид документа”, “Дата надходження”,