Нижня частина вікна містить поле, в якому відображається короткий зміст вибраного документа.

Ширина будь-якого стовпчика може бути змінена. Для цього необхідно підвести курсор миші до краю стовпчика в рядку заголовка, при зміні кур-со-ру на подвійну стрілку натиснути ліву кнопку миші та розтягнути стовпчик до потрібного розміру. Також може бути змінений і порядок розміщення стовп-чиків. Для цього необхідно підвести курсор миші до заголовка стовп-чика та утримуючи натисненою ліву кнопку миші, перетягнути стовпчик в потрібну позицію. Внесені зміни зберігаються системою та автоматично застосовуються при наступних запусках.

Інструментальна панель вікна містить кнопки: “Поновити список”, “Реєстрація нового документа”, “Редагування картки”, “Вилучити”, “Режими сортування”, “Вибірка”, “Відмінити всі умови”, “Експорт” та “Перемістити в архів”, які дублюють відповідні пункти розділу меню “Кореспонденція”. Кнопка створення нової картки для зручності також винесена на панель головного вікна програми.

“Поновити сітку” використовується для поновлення даних у вікні списку після редагування картки, переміщення карток з архіву та в архів, після створення нових карток та операцій вибірки і сортування.

Якщо встановлена опція “автоматичне поновлення вікон перегляду списку документів”, то поновлення даних у вікні перегляду виконується автоматично. Дана опція може бути відключена для підвищення швидкості роботи з програмою на повільних комп’ютерах або мережах. В цьому випадку для відображення змін в списку карток необхідно натиснути кнопку “Поновити сітку”.

Кнопку “Поновити сітку” також необхідно використовувати при роботі в локальній мережі, коли реєстрація документів проводиться на двох та більше комп’ютерах для того, щоб відслідковувати зміни в переліку карток.

Кнопка “Вилучити” використовується для вилучення реєстраційної картки з бази даних.

Рисунок 5. - Сортування

Кнопка “Режими сортування” відкриває вікно вибору режимів сортування.

Кнопка “Вибірка” дозволяє вибрати з переліку картки, які відповідають заданому критерію.

Кнопка “Відмінити всі умови” відміняє умови, які були задані до цього командою “Вибірка”, і виводить повний список реєстраційних карток.

Кнопка “Експорт” виконує експорт списку реєстраційних карток в текстовий файл.

Кнопка "Перемістити в архів" використовується для переміщення карток виконаних документів із переліку карток вхідних документів в архів.

В архів може бути переміщена як одна, так і декілька вибраних карток одночасно. Для того, щоб вибрати декілька карток, потрібно, утримуючи клавішу "Ctrl", виділити їх лівою кнопкою миші.

Вікно, призначене для встановлення умов сортування списку (рис. 5.12).

Лівий список вікна містить перелік стовпчиків, за якими проводиться сортування. Правий - тих, які застосовуються в даний час. Переміщення з лівого списку в правий здійснюється за допомогою кнопки “Додати”, а з правого в лівий - кнопкою “Вилучити”.

Відміна всіх критеріїв сортування здійснюється кнопкою “Вилучити всі”.

Рисунок 5. - Умови вибірки

В правому списку порядок розміщення в переліку визначає порядок сор-тування. Спочатку перелік карток сортується за критерієм, який знаходиться на вершині списку, потім за наступним і т.д. Переміщення критеріїв в правому списку здійснюється кнопками “Вверх” та “Вниз”.

Кожен критерій має два види сортування: за зростанням та за спаданням, який встановлюється за допомогою перемикача “порядок”.

По замовчуванню перелік карток сортується в порядку зростання номерів реєстраційних карток.

Кнопка “Ок” встановлює вибрані режими сортування до переліку реєстраційних карток, а кнопка “Відмінити” скасовує зміни, внесені в перелік критеріїв сортування.

Вибрані режими сортування зберігаються системою та автоматично застосовуються при наступних запусках.

Вікно вибірки, призначене для встановлення умов відображення переліку документів (рис. 5.13).

Критерій вибірки формується з наступних полів: номеру документа, наз-ви організації-кореспондента, короткого змісту документа, стану виконання документа, виду документа, дати періоду реєстрації документа та періоду терміну виконання, вихідного номера кореспондента, дати відправлення документа кореспондентом та виконавця документа.

Рисунок 5. - Форма створення контрольної картки

Вибірка здійснюється за логічною умовою "і", тобто результатом вибірки будуть реєстраційні картки, які відповідають всім заданим критеріям.

Номер документа складається з порядкового номеру реєстраційної картки, коду посадової особи, коду номенклатури справ та коду організації-кореспондента. Останні три поля можуть бути заповнені шляхом безпосереднього введення коду у поле або вибрані зі списку, який відкривається після натиснення кнопки "..." біля кожного із полів. Так само заповнюється і поле виконавець.

Для вибору зареєстрованих документів або термін виконання яких припадає на певний період, необхідно ввести початкову та кінцеву дату періоду (обов'язково).

Незаповнені поля вибірки не враховуються і в критерій вибірки не включаються.

Експортуються тільки ті картки, які в даний момент часу відображені в списку. Тобто, якщо застосувати команду “Вибірка” і потім виконати експорт, то у файл буде записаний перелік карток, які відповідають критерію “Вибірки”. Після натискання кнопки на екрані з’являється стандартне діалогове вікно вибору імені файлу. Поля списку записуються у файл розділені символом табуляції, після чого можуть бути легко імпортовані в Microsoft Word, Microsoft Excel або інший текстовий редактор чи електронну таблицю для подальшої обробки.

Для створення реєстраційної картки документа призначена форма реєстрації (рис. 5.14).

Вікно містить 5 сторінок:–

“Документ” - основна інформація про зареєстрований документ;–

“Контрольні дати” - терміни виконання окремих частин документа;–

“Повний текст” - повний текст документа;–

“Виконавці” - список осіб, відповідальних за виконання документа;–

“Відповіді” – список відповідей, які надійшли на заданий документ.

Сторінка "Документ" включає в себе основні відомості про документ:–

вхідний номер документа – складається з порядкового номеру реєстраційної картки, коду посадової особи, коду номенклатури справ та коду організації-кореспондента;–

дата надходження - дата реєстрації документа;–

кореспондент - повна назва організації-кореспондента, яка надіслала документ;–

короткий зміст документа;–

вид документа (лист, факс, телефонограма та ін.); –

кількість сторінок