Рисунок 5. - Вікно з реєстраційним номером–

номер документа на який даний документ є відповіддю (якщо даний документ - відповідь);–

стан виконання документа (новий, виконується, виконаний, порушення терміну або перенесений);–

вхідний номер кореспондента, який надіслав документ, та дата відправлення документа кореспондентом.

При реєстрації нового документа порядковий номер може бути безпосередньо введений в поле номера, або присвоєний документа автоматично при його записуванні в базу даних (після натиснення кнопки "Ок"). Після запису виводиться вікно з повідомленням про реєстраційний номер документа (рис. 5.15).

Порядковий номер документа може бути змінений при редагуванні реєстраційної картки документа.

Код посадової особи та код номенклатури справ може бути введений у відповідне поле або вибраний у вікні списку (рис. 5.16), яке відкривається після натискання кнопки "..." з правої сторони від поля.

В нижній частині вікна списку розміщується поле “Пошук”. При введенні в поле перших букв потрібної назви проводиться пошук та курсор встановлюється на перший запис в списку, який починається з набраних букв.

Після вибору необхідного запису у вікні списку та натискання кнопки "Вибрати" код посадової особи або номенклатури справ підставляється в потрібне поле.

Рисунок 5. - Перелік допустимих кодів поля “Номенклатура справ”

Поля коду організації-кореспондента та короткого змісту заповнюється аналогічно. Крім того, повна назва організації-кореспондента підставляється у перший рядок поля "Кореспондент", а стандартний короткий зміст – у поле “Короткий зміст”. Ці поля у разі потреби можуть бути змінені або доповнені користувачем.

При встановленні курсору в одне з полів на екран виводиться підказка з текстом, що відповідає цьому коду. При встановленні курсору в поле коду організації-корес-пон-дента назва організації також підставляється в перший рядок поля "Кореспондент” (якщо він порожній).

Коди у згадані поля вводяться із довідників теперішнього року.

В поле "Дата надходження" автоматично підставляється сьогоднішня дата, але при необхідності вона може змінена.

В поле "Короткий зміст" заноситься короткий зміст документа.

Поле "Вид документа" – це випадаючий список із переліком видів документів.

Поле "Стан" містить список станів документа: "новий", "виконаний", "виконується", "перенесений" та "порушення терміну". При реєстрації нового документа в дане поле підставляється значення "новий". Надалі воно змінюється автоматично.

Рисунок 5. - Контрольні дати документа

Поле "Контроль" містить перелік видів контролю документа.

Поле "Кількість сторінок" – кількість сторінок документа.

"Є відповіддю" – вказує на номер якого вихідного документ даний документ є відповіддю (якщо він є відповіддю). Якщо документ не є відповіддю, поле залишається порожнім. Поле не може бути заповнене прямим введенням в нього номера. Номер підставляється автоматично при реєстрації даного документа як відповіді.

В останні два поля “Вихідний номер” та “Дата відправлення” заносяться вихідний номер, під яким даний документ зареєстрований у кореспондента, та дата відправлення документа кореспондентом.

Сторінка "Контрольні дати" використовується для встановлення контрольних дат виконання документа. Всі дані, введені в цій закладці, використовуються тільки в якості примітки до документа (рис. 5.17).

Нова дата вноситься шляхом введення даних у діалогове вікно "Контрольна дата", яке відкривається після натиснення кнопки "Нова дата".

Кнопки "Коректування" та "Вилучити" використовуються відповідно для коректування та вилучення контрольної дати.

Рисунок 5. - Повний текст документа

Сторінка "Повний текст" – містить поле, що визначає місце знаходження повного тексту документа (рис. 5.18).

Рисунок 5. - Виконавці документа

Сторінка “Виконавці” містить інформацію про виконавців, відповідальних осіб та тих, хто розглянув документ (рис. 5.19).

В лівій частині вікна знаходиться “дерево виконавців документа”. “Дерево” заповнюють наступним чином:

1) натисканням кнопки “Новий виконавець” створюють нову “гілку” “дерева”;

2) виділивши її лівою кнопкою миші, в правій верхній частині вікна у випадаючому списку вибирають тип виконавця (“розглянув”, “відповідальна особа” або “виконавець”);

Рисунок 5. - Реєстрація відповідей

3) в поле “Виконавець” вносять або вибирають із вікна списку код виконавця. Прізвище введеного виконавця підставляється у вибрану “гілку” “дерева”;

4) заносить резолюцію, яку наклав виконавець, а в поле “Результат” –результат виконання. Резолюція та результат можуть також бути вибрані з вікна списку після натиснення кнопки “…”;

5) вносять планову дату виконання в поле “планова дата виконання” та, якщо потрібно, коректують початкову дату отримання документа виконавцем;

6) вносять решту виконавців документа.

Якщо один з виконавців виконав доручення та повернув документ, йому заносять у відповідне поле фактичну дату виконання документа.

Документ вважається виконаним, якщо він повернутий всіма виконавцями (для кожного з них встановлена фактична дата виконання документа) та у особи, яка розглянула документ, проставлена дата закриття документа.

Порядок формування “дерева” визначає ієрархію виконання документа.

Дерево може заповнюватись в довільному порядку. Критерієм правильності заповнення є формування статистики. Статистика друкується окремо по виконавцях та по відповідальних особах. По особах, які розглянули документ, статистика не створюється.

Документ може мати довільну кількість осіб, які розглянули документ, відповідальних осіб та виконавців різних рівнів.

Переважно процес реєстрації виглядає наступним чином:

1) документ розглядається однією особою, яка накладає резолюцію і призначає відповідальну особу та виконавців одного рівня;

2) виконавці та відповідальна особа можуть передоручити виконання документа іншим особам (нижчий рівень), що відображається в резолюції даного виконавця;

3) коли один із виконавців виконав доручення, йому проставляють фактичну дату виконання та заповнюють результат;

4) після виконання доручень всіма виконавцями документ повертається до особи, що його розглянула і закривається (проставляється дата закриття документа та загальний результат виконання).

Напроти кожного виконавця в “дереві” виводяться позначки стану виконання документа: зелена – виконано (проставлена фактична дата виконання), жовта – виконується (фактична дата не проставлена, а планова дата виконання ще не настала), червона – порушення терміну (фактична дата не проставлена, а планова дата виконання вже минула).

Якщо хоча б у одного виконавця є порушення терміну,