Рисунок 5. - Звіт з нагадуваннями

Перемикач “Картки” дозволяє сформувати нагадування як по всіх картках (положення ”Всі картки”), так і по окремій особі чи особах. В останньому випадку потрібно встановити перемикач в положення “По відповідальних особах” чи “По виконавцях”, в залежності від категорії, та відмітити у списку потрібних осіб, поставивши позначку у полі поряд з прізвищем особи.

Якщо встановлена позначка “Зберегти в файл”, на екран буде виведено стандартне вікно діалогу збереження файлу. Після вибору шляху запису та введення імені файлу, нагадування будуть збережені в текстовому файлі. Поля у файлі розділені символом “табуляція”. В такому вигляді дані легко імпортуються в “Microsoft Word” або “Microsoft Excel” для подальшої обробки.

Якщо залишити відмітку “Зберегти в файл” пустою, нагадування будуть відображені на екрані у вигляді звіту, зручному для друкування (рис. 5.26).

На інструментальній панелі звіту розміщені наступні кнопки: “Ціла сторінка” – відображає на екрані цілу сторінку звіту, “100%” – показує сторінку звіту в реальному розмірі, “По ширині” – розміщує сторінку по ширині екрана, “Перша сторінка” – відображає першу сторінку звіту, “Попередня сторінка” – відображає попередню сторінку звіту, “Наступна сторінка” – наступну сторінку, “Остання сторінка” – останню сторінку звіту, “Параметри принтера” – дозволяє вибрати параметри друку (кількість сторінок та ін., не працює, якщо на комп'ютері не встановлено жодного принтера), “Друк” – виводить на принтер звіт із заданими параметрами, “Зберегти звіт” та “Читати звіт” – записує або читає звіт у форматі QRP, “Закрити” – закриває звіт.

Рисунок 5. - Дані про виконання документів

Оскільки в програмі прийняті окремі довідники за кожен рік, в полі списку осіб, видів документів чи кореспондентів відображаються тільки дані з довідника за рік, який вказаний у полі дати, з якої починається період.

Не рекомендується формувати статистику за декілька років, а також за період, який починається в одному році, а закінчується в іншому. Така статистика не буде вірною.

Нагадування друкуються у вигляді окремих карток, які потім можуть бути розрізані та роздані виконавцям.

Картка нагадування включає наступні поля: “Вхідний номер” – вхідний номер документа, по якому сформовано нагадування, “Вид документа”, “Дата отримання” – дата, коли даний документ (або його частина) був переданий на виконання цій особі, “Термін виконання” – дата, до якої повинен бути виконаний документ (або частина документа) цією особою, “Кореспондент” та “Короткий зміст” документа.

Вид статистики “Дані про виконання документів” дозволяє отримати інформацію про виконання документів по кожному чи всіх виконавцях та відповідальних особах (кількість документів всього, з них виконано в строк, не виконано, тепер виконується та ін.) за певний період. Ця інформація також може бути виведена на екран та роздрукована у вигляді звіту або збережена у текстовому файлі (рис. 5.27).

Формування звіту проводиться аналогічно до описаного в попередньому розділі.

Звіт про виконання документів включає такі поля: “Прізвище” – прізвище виконавця чи відповідальної особи, “Всього” – загальна кількість документів, призначених до виконання цій особі, “Виконані в термін” – кількість документів, виконаних в термін, “Про-строчені” – кількість документів, які виконані з запізненням до 10, від 10 до 30, та більше 30 днів, “Невиконані-–термін минув” – прострочені документи, для яких термін виконання вже минув, “Невиконані–виконуються” – документи, для яких кінцевий термін виконання ще не настав, “Невиконані–перенесені” – термін виконання був перенесений.

Рисунок 5. - Поступлення документів за видами

Рядок “Всього” містить не кількість документів, а кількість призначень на виконання. оскільки у одного документа можуть бути один, два і більше виконавців та відповідальних осіб.

Вид статистики поступлення документів дозволяє отримати інформацію про поступлення документів по видах та від яких кореспондентів (скільки документів і якого виду отримано за період, від якого кореспондента і яка кількість документів надійшла за період). Інформація так само може бути виведена на екран та роздрукована у вигляді звіту або збережена у текстовому файлі (рис. 5.28).

Формування звіту проводиться аналогічно до описаного в попередньому розділі “Нагадування про невиконані документи” за винятком того що поле списку містить перелік видів документів або кореспондентів в залежності від положення перемикача “Категорія”.

Звіт включає такі поля: “№ п/п” – номер по порядку, “Види документів” або “Ко-респонденти” в залежності від виду статистики та “Кількість“ – кількість документів по кожному виду або кореспонденту.

Рядок “Всього” відображає загальну кількість документів. Кількість документів в рядку повинна співпадати в звіті по видах документів, звіті по кореспондентах та із загальною кількістю документів. Якщо кількість документів по видах менша від загальної, то в деяких документах не проставлено “Вид документа”. Якщо менша кількість документів по кореспондентах, тоді в деяких документах не визначено поле “Кореспондент” (тобто код кореспондента в номері документа) або внесені коди кореспондентів, яких немає в довіднику “Організації”.

Висновки

Розроблена в цьому проекті система повністю забезпечує виконання завдань діловодства, що пов’язані з організацією і контролем документообігу в органах державної влади та місцевого самоврядування.

Впровадження системи в державних та недержавних організаціях дає можливість успішно вирішувати проблеми, що пов’язані з роботою з документами, включаючи їх реєстрацію, облік, пошук та інші. Вона є хорошим доповненням до стандартних програмних пакетів цього ж призначення.

Програмне забезпечення є просте в роботі і не потребує тривалого навчання. Це дозволяє швидко встановити і почати роботу, поступово розширюючи обсяг використовуваних функцій.

В