Рис. 5. Формальні комунікації в організаціях.

Формальні комунікації в організаціях відповідають схемі офіційної звітності і/або передбачених каналів. Наприклад, вертикальні комунікації, показані суцільними лініями, відбуваються між рівнями в організації й охоплюють підлеглих та їхніх керівників. Горизонтальні потоки комунікацій проходять між людьми на тих самих рівнях, їх переважно використовують для по-глиблення координації.

Горизонтальні комунікації. Горизонтальні комунікації, на відміну від вертикальних, відбуваються між колегами та співробітниками на одному рівні. Наприклад, операційний менеджер може повідомити менеджера з маркетингу, що рівень запасів вичерпується, і заплановані дати поставок потрібно змінити. Горизонтальні комунікації частіше відбуваються між менеджерами, ніж неменеджерами.

Комунікації у горизонтальному напрямі сприяють координації між незалежними ланками. Горизонтальні комунікації застосовують, зокрема, для спільного вирішення проблем. Нарешті, горизонтальні комунікації відіграють головну роль у робочих командах, де є працівники різних відділів.

7. Участь у проведенні оперативних заходів на підприємстві

"Мозкова атака" (брейнстормінг) — процедура групового креативного мислення, точніше — це спосіб одержання від групи осіб великої кількості ідей за короткий проміжок часу. Вважається за норму, якщо протягом 1,5 годин (дві академічних години) група продукує до сотні ідей.

Відомо чимало різновидів схем мозкової атаки. Тут ми з урахуванням особливостей поводження наших керівників виробництвом пропонуємо схему, що рекомендується "довідником" для британських менеджерів.

Дана схема включає ряд фаз.

1. Підготовка. Вибір проблеми і пророблення її шляхом індивідуальних реактивних прийомів. Наприклад: а) проблема — "як процвітати на сучасному ринку?"; б) пророблення проблеми за допомогою запропонованих у попередньому розділі питань; в) вибір головного шляху рішення висунутої проблеми; г) тестування всіх шляхів, що з'являються в поле свідомості. Така підготовча робота дає можливість менеджерові оцінити суть проблеми і зробити висновок про головні напрямки групової роботи.

2. Формування креативної групи. Найбільший успіх мозкової атаки буде забезпечений при дотриманні наступних умов: група повинна складатися приблизно з десяти чоловік; соціальний статус учасників повинний бути приблизно рівним; у групі повинне бути усього лише кілька людей, знаючих у розглянутій проблемі, щоб надати повний простір уяві учасників. Особи, що володіють спеціальними знаннями, занадто обізнані в тій або іншій справі, небажані. Їхнє прагнення осмислювати висловлювані ідеї відповідно до наявного досвіду може сковувати уява; - обговорення проблеми повинне проходити в комфортній і невимушеній обстановці. Учасники повинні могти "релаксації". Крісла повинні бути розташовані по колу. Стіл не обов'язковий. Необхідно мати дві-три класні дошки; - керівник повинний головувати. Йому варто утримуватися від тиску на учасників; - у групі призначаються секретарі-спостерігачі, що фіксують висловлення і поводження ораторів.

3. Процедура мозкової атаки. Тут виділяються три етапи: — Вступ. Триває до 15 хвилин. Ведучий говорить про сутності методу, роз'ясняє правила дій учасників. Повідомляє проблему, наприклад: "Як процвітати на сучасному ринку?" Проблеми записуються на дошці. Ведучий пояснює причину висування обраної теми, потім просить учасників запропонувати свої варіанти формулювань, що також записуються на дошці. — Генерація ідей. Учасники дискусії у вільній формі висловлюють свої ідеї, що фіксуються на дошці. Для цього залучаються призначені секретарі або асистенти. Як тільки відбувається затримка з висуванням нових ідей, що веде просить учасників помізкувати над проблемою, подивитися на дошку. Після паузи звичайно починається новий спалах ідей. Якщо такий не настає, що веде видасть бланки з питаннями, відповіді на які породжують такий спалах. Питання: "Яким образом скорочуються витрати виробництва?" "Де криються пружини конкурентноздатності?" "Яка політика посібника з питання заробітної плати?" і т.д.

4. Висновок. Тут можуть мати місце два варіанти: 

"Класичний" варіант. Ведучий дякує учасників за пророблену роботу і повідомляє, що висловлені ідеї будуть доведені до зведення фахівців, здатних оцінити них з погляду застосування на практиці. Якщо в учасників брейстормінга виникнуть нові ідеї, то вони можуть передати їх у письмовому виді керівникові дискусії. Як видно, це не краща процедура завершення "мозкової атаки". У зв'язку з цим практикуються й інші варіанти заключної частини занять. 

Полегшений варіант. Оцінка ідей здійснюється самими учасниками брейнстормінга. Тут використовуються різні прийоми:

1. Учасники дискусії розробляють критерії оцінки ідей. Ці критерії виписуються на дошці, розташовуючи по ступені важливості.

2. Висунуті ідеї групуються по відповідних підставах, що визначаються змістом ідей.

3. Визначається найбільш перспективна група ідей. Кожна ідея в цій групі оцінюється відповідно до критеріїв оцінки.

4. Тестування ідей методом "від противного": "Яким образом дана ідея, якщо неї реалізувати, провалиться?"

5. Визначаються найбільше "дикі" ідеї, що намагаються переробити в практично можливі.

6. Кожен учасник як би знову проробляє "мозкову атаку" для себе особисто, створюючи на основі вже зафіксованих ідей, щось нове.

7. Група вибирає найбільш коштовні ідеї, розташовує них по ступені важливості і пропонує для впровадження в практику.

8. Поширення коштовних ідей про те, як процвітати на ринку по сферах виробництва: — планування і прогнозування; — маркетинг; — оперативне керування виробництвом; — керування персоналом.

Наприклад "Час на перекури". На даному підприємстві виникла наступна проблема: через часті перекури продавців продуктивність праці магазину була не занадто високою. Поставити біля кожного продавця контролера — неможливо. Та й відеокамеру над кожним продавцем не повісиш. Під час "мозкового штурму", у якому мають брати участь менеджери, повинне бути знайдено просте і дотепне рішення, що враховує людську психологію. Яке? Ця задача допомагає учасникам наблизитися до способів рішення проблем, що для них близькі. А відповідь така: "курилку" потрібно перенести з далекого приміщення в центр магазину, установити її на високому постаменті і зробити скляною. Зрозуміло, що на очах у всіх особливо довго не