На третьому рівні здійснюються формування зведених даних, контроль, аналіз і аудит фінансово-господарської діяльності підприємства. На цьому рівні управління здійснюється управління підприємством у цілому, визначається зовнішня політика, розробляються перспективні плани та стратегія їх виконання (АРМБ III категорії). АРМБ III категорії призначене для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, для узагальнення зведених даних, пов’язаних із розв’язанням регламентних задач із складання оперативної та періодичної звітності. На цьому АРМБ здійснюється оперативний контроль із використання трудових, матеріальних і грошових ресурсів, здійснюються аудит за виконанням показників структурними підрозділами і додержанням умов чинних норм матеріальних і трудових витрат, виявлення негативних відхилень від чинних систем нормування або планування, розв’язуються задачі управлінського обліку, моделювання облікових даних.

Тому, АРМ — це професійно-орієнтований комплекс технічних, інформаційних і програмних засобів, призначених для автоматизації функцій спеціаліста, що виконуються на його робочому місці. Основне призначення АРМ — забезпечити управлінський пер-сонал новими засобами техніки та технології. Мова йде про автоматизоване діалогове виконання основних функцій управління, діалогову інформаційну взаємодію користувачів і оперативний доступ до даних, нагромаджуваних у центральній базі даних ІС, або в розподільній базі даних АРМ.

Організація АРМ змінює техніку та методологію виконання функцій управління. Виникли нові технологічні операції ведення екранного діалогу, використання нових форм подання даних — електронних картотек і таблиць, графіків і діаграм, багатовіконне подання даних.

Засоби АРМ дають змогу автоматизувати розв’язання облікових задач, що формалізуються, забезпечити інформаційну підтримку важко формалізованих задач, результати яких використовуються для прийняття рішень.

5 Особливості документування інформації

Згідно з визначенням, процес документування – це складова частина діловодства, яка містить всі операції, пов’язані з підготовкою, складанням, погодженням, оформленням і виготовленням документа [14]. Простіше кажучм, документування – це створення документів. Даний етап передбачає наявність певних визначених вимог і норм створення (складання) документів. Ці норми закріплюються законодавчими актами, державними стандартами, інструкціями, відомчими нормативними документами про діловодство. У сучасних умовах управління відіграє надзвичайно важливу роль в забезпеченні зростання ефективності виробництва. Але ефективно управляти означає володіти інформацією, яка є необхідною для забезпечення виконання своїх функцій. Однак слід пам'ятати і про певні структурні зміни та положення в теоретичних основах цієї категорії, що зобумовлює проблеми інформаційного забезпечення підприємств. Сукупність форм документів нормативної бази та реалізованих рішень по обсягам, розміщенню і формам існування документації, яка використовується в системі документообігу називається документним забезпеченням [30].

В нашомувідділі процес документування інформації ведеться за зведеним принципом, т.б. використання як табличних редакорів, так і текстових.; введення даних про продукцію та технології, контакти до стандартного пакету програм Microsoft Office, а саме Microsoft Excel та Microsoft Office.

6 Історія та сучасний стан документного забезпечення

Документне забезпечення – це сукупність форм документів нормативної бази та реалізованих рішень за обсягами, розміщенням і формами існування документації, яка використовується в системі документообігу [30]. Основні принципи створення документного забезпечення [30]:

· цілісність;

· вірогідність;

· єдність і гнучкість;

· стандартизація і уніфікація;

· адаптивність.

Вимоги до документного забезпечення:

1) документне забезпечення має бути достатнім для виконання всіх функцій, в тому числі тих, що автоматизуються;

2) документна база має бути сумісною з інформаційним забезпеченням, яке взаємодіє з ним;

3) форми документів мають відповідати вимогам стандартів уніфікованої системи документації [30].

Документне забезпечення відділу складається з методичних інструктивних матеріалів (сукупність державних стандартів), документної бази (зовнішня – нормативно-довідкові документи, інформаційні повідомлення, внутрішня - документні масиви). Основною складовою документного забезпечення установи є документний фонд, який складається із документних масивів.

Він створюється шляхом накопичення документних масивів, серед яких можна виділити масиви [38]:

· нормативно-довідкової документації;

· організаційно-розпорядчої;

· документації з кадрово-контрактових питань;

· бухгалтерсько-облікової.

Про документні масиви установи детальніше йтиметься нижче.

Дослідження особливостей інформаційних масивів як динамічної багатофункціональної системи, спрямованої на задоволення комунікаційних потреб суспільства, дозволяє визначити основні фактори оптимізації їх функціонування. Так, подальший розвиток документно-комунікаційної сфери неможливий без інформаційної техніки та технологій, на впровадження яких та удосконалення засобів документування та розповсюдження інформації і націлені тематичні науково-дослідні роботи. В основі більшості інформаційних процесів лежить проблема раціональної організації масивів інформаційних документів. Це потребує знань про особливості створення, руху та кумуляції документів у суспільстві, що відбиваються через функціонування документних потоків та масивів.

Документні масиви – це множини документів, схожих за своїми характеристиками [36]. Такі, як комерційні пропозиції; замовлення; доручення; претензії; довідки тощо.

Для товариства можна виділити такі основні документні масиви:

· масив нормативно-довідкової документації – документи, які встановлюють нормативні показники, регулюють виробничу діяльність підприємства – ГОСТи, ДСТУ, інструкції, нормативи з техніки безпеки та охорони праці тощо;

· масив організаційно-розпорядчої документації – сюди належать документи, покликані регулювати та організовувати господарсько-виробничу діяльність підприємства – розпорядження із загальногосподарських питань, плани робіт, графіки роботи тощо;

· масив документації з кадрово-контрактових питань – документи, які стосуються особового складу підприємства – автобіографії, заяви, особові листки, розпорядження із кадрових питань тощо;

· масив бухгалтерсько-облікової документації – рахунки-фактури, видаткові та податкові накладні, акти звірок, акти прийому-передачі матеріальних цінностей, технічного стану автомобіля, акти виконаних робіт тощо;

· масив цінової документації –