Документні потоки – це певні упорядковані множини документів (первинних та вторинних), функціонуючих (створюваних, використовуваних та поширюваних) у соціальній сфері. Він визначається кількістю документів, які знаходяться в русі, динаміці. Документний потік характеризується інтенсивністю, яка визначається кількістю документних видань в установі [36].

За направленістю документні потоки нашої організації поділяються на:

· вхідну кореспонденцію (документи, які потрапляють ззовні);

· внутрішню (документи, які циркулюють всередині організації – зверху вниз (розпорядження, приписи), знизу вверх (доповідні, пояснюючі записки, заяви тощо) та між відділами самого підприємства);

· а також вихідні документи, які на підприємстві прийнято розділяти за кореспондентом .

Слід зазначити, що ефективність розвитку документальних комунікацій значною мірою залежить від того, наскільки раціонально організовані та функціонують документні масиви.

7 Аналіз особливостей документного фонду відділу з питань внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю апарату Галицької районної державної адміністрації

Відповідно до визначення – документний фонд - це сукупність документів у бібліотеках, архівах, музеях, інформаційних центрах та ін. установах [38].

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання періодично здають до архівного відділу установи для подальшого зберігання та використання.

Підготовка документів до передачі в архівний відділ включає [38]:

· експертизу цінності документів;

· оформлення справ;

· складання описів справ;

· передачу справ.

Сама експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів зберігання документів. А для організації та проведенні експертизи цінності документів створюють постійні експертні комісії.

Процес експертизи цінності документів проводять на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складають описи документів постійного і тривалого зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Формування документів на знищення і складання про це акта здійснюють після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи працівник організаційного відділу, відповідальний за архів, здає для передачі підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

Справи постійного і тривалого зберігання підлягають такому оформленню [38]:

· підшивання в обкладинку з твердого картону;

· нумерація аркушів у справі;

· складання підсумкового напису;

· складання підсумкового напису;

· складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів;

· оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшивають, аркуші не нумерують, елементи оформлення обкладинки не уточнюють.

Окремі групи справ постійного терміну зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з ухвалами, рішеннями, розпорядженнями тощо), мають містити внутрішній опис документів у справі. Опис розміщують на початку справи. Він містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі. Обкладинку справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляють за встановленою формою. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери ухвал, рішень, розпоряджень, протоколів, види і форми звітності тощо). Дата на обкладинці справи має відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що містить документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою роблять напис : “є документи за ... роки”.

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляють дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказують число, місяць і рік. Число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словом.

На обкладинці справи проставляють номер справи за описом. У разі зміни назви структурного підрозділу виконавчих органів міської ради протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці зазначають нову назву структурного підрозділу. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання роблять чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу. Збереження документів в архіві виконавчого апарату районної ради забезпечують згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

Пропозиції, заяви, скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті у відділ звернень громадян виконавчого комітету міської ради для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява чи скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщують в м'яку обкладинку. У разі одержання повторної пропозиції, заяви чи скарги або появі додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами, скаргами визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатури справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється 5-річний термін зберігання пропозицій, заяв, скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов’язковому затвердженню міським головою. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню передаються