· зв'язки між групами документів, що дозволяє структурувати та упорядковувати документні потоки та масиви (наприклад, відокремлювати потоки та масиви періодичних видань, патентної документації, ділових документів, технічної літератури тощо);

· зв’язки між документними потоками й масивами та зовнішнім середовищем.

За напрямом розрізняють прямі й зворотні зв’язки. Документні потоки та масиви виникають в процесі установлення прямих та зворотних зв'язків між створювачами та користувачами документів. Сукупність запитів на документовану інформацію стимулює створення нових документів, які доведені до користувачів та освоєні ними і в свою чергу приводять до виникнення нового знання, що знову фіксується та розповсюджується за допомогою документів.

Відмітними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є [36]:

· динамічність як спосіб існування потоку, який постійно

переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

· невпорядкованість документів у потоці, який лише перемішує їх комунікаційними каналами і за станом своєї організації, зазвичай, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами [36 ].

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних документних систем, містить документи, що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам. Документні масиви, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, документний масив книготорговельної організації, документний масив місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього його освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості документних потоків та масивів державних установ. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання документних по-токів та масивів [36].

9 Аналіз первинних і вторинних документів у сфері діяльності відділу з питань внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю апарату Галицької районної державної адміністрації

Згідно Закону України «Про інформацію», в інформаційних відносинах документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві. [2] Закон також наводить визначення первинного та вторинного документів.

Первинний документ - це документ, що містить в собі вихідну інформацію. [2] В даній первинними документами є ті, що містять відомості про та підтверджують її здійснення - організаційні документи - положення, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку, свідоцтво про державну реєстрацію, про реєстрацію платника ПДВ тощо, санітарно-гігієнічний паспорт; розпорядчі документи - розпорядження; довідково-інформаційні документи -факси, вхідні службові листи; документи з кадрово-контрактових питань - заяви, контракти з працівниками, трудові угоди, автобіографії, характеристики, особові листки тощо. Вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів [2].

Відповідно, вторинні документи - це документи, які опрацьовані і систематизовані в процесі діяльності установи (акти, довідки, доповіді, звіти, пояснювальні записки, плани робіт, протоколи, вихідні службові листи, факси, контракти з клієнтами тощо).

Якщо звертатись до Закону України "Про звернення громадян", то він забезпечує громадянам України можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади і місцевого самоврядування, установ, організацій незалежно від форм власності, підприємств, для відстоювання своїх прав і законних інтересів та відновлення їх у разі порушення [2].

Первинними документами слід вважати письмові звернення громадян: заяви, пропозиції, скарги. Письмові звернення адресуються районному голові, який скеровує на виконання посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.

У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне). Якщо звернення подається колективом, то обов’язково зазначається прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання громадянина, куди буде надіслано відповідь.

Мова звернень і рішень та відповідей на них повинна бути українською. Звернення, оформлене без дотримання вимог, повертається з відповідними роз'ясненнями заявникові не пізніше як через 10 днів від дня його надходження.

Питання, порушені в одержуваному підрозділом районної ради чи посадовими особами зверненні, не входять до їх повноважень, воно в термін не більше 5 днів пересилається ними за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором визнається анонімним і розгляду не підлягає. Після реєстрації письмові звернення надходять до районного голови, після чого скеровуються до виконавців питань, порушених у зверненнях. Вони зобов'язані приймати рішення відповідно до чинного законодавства і забезпечувати їх виконання, повідомляти громадян про наслідки розгляду письмових звернень.

Отже, вторинними документами слід вважати повідомлення громадян про наслідки розгляду письмових звернень (відмова, роз'яснення, задоволення) у формі письмової відповіді.Кожний факт не вирішення порушених у зверненні громадянина обґрунтованих питань, що призвело до повторного звернення, має глибоко аналізуватись і в разі виявлення ознак тяганини, формалізму чи бюрократизму, притягнути відповідних осіб до відповідальності.

Громадянин може звернутись до суду у випадку незгоди з прийнятим за скаргою рішенням. До скарги додаються наявні у громадянина рішення чи копії рішень, які приймалися за його зверненням раніше. Термін подання скарги - протягом 1-го року з моменту його прийняття, але не пізніше 1-го