Галузеві стандарти встановлюють на ті види продукції, які не є об'єктами державної стандартизації, на норми, правила, вимоги, поняття і обозначення, регламентація яких необхідна для взаємозв'язку, виробничо-технічної діяльності підприємств і організацій галузі, а також на технологічні норми і типові технологічні процеси галузевого застосування.    

3. Стандарти науково-технічних та інженерних товариств і спілок України – СТТУ - Стандарти науково-технічних та інженерних товариств і спілок розробляють у разі необхідності поширення результатів фундаментальних і прикладних досліджень, одержаних в окремих галузях знань чи сферах професійних інтересів. Ці стандарти не повинні суперечити обов'язковим вимогам державних стандартів і підлягають державній реєстрації..    

4. Технічні умови України – ТУУ - Технічні умови діють на окремі види продукції, затверджуються по галузевому принципу відповідними міністерствами, відомствами, центральними органами. Технічні умови обов'язкові для підприємств, організацій, що виготовляють, поставляють, зберігають і транспортують продукцію..    

5. Стандарти підприємств – СТП -  Крім цих нормативних документів Державною системою стандартизації передбачена ще категорія стандартів підприємств – СТП – Стандарти підприємства встановлюють норми, правила, методи і інші вимоги, які стосуються тільки даного підприємства.

Інформаційна потреба нашої установи включає:

· статистичні дані (скільки відбулось продаж продукції);

· фінансові дані (дебіторська та кредиторська заборгованість, заборгова-ність із зарплатні, використання прибут-ку, рентабельність);

· інформаційно-аналі-тичні дані (довідки, прогнозні розрахун-ки, аналітичні зрізи);

· дані маркетингових досліджень (з сегментації ринку, стиму-лювання збуту, з реклами, з удоскона-лення системи збуту) та нормативна до-кументація;

· дані засо-бів масової інформації, листування з виз-начених проблем тощо.

Ще одним важливим питанням є використання пошукової бази або пошукового алгоритму для забезпечення релевантною і вчасною інформацією управління організацією на основі як внутрішньої бази, так і за допомогою інтернет-сторінки установи. (додаток Г).

Отже, нашій організації необхідно знати своє зовнішнє середовище, внесені зміни у законодавство, що безпосередньо стосуються її діяльності.

13,14 Основні принципи організації збору, зберігання та обробки інформації в установі. Аналіз ефективності документообігу та інформаційних систем

Робота, що повязана зі збором, зберіганням та обробкою інформації в установі (відділі), основана як на традиційному способі, так і на сучасних засобах, що базуються на сучасних інформаційних технологіях, т.б. зібрана з різних джерел інформація занотовується у спеціальних журналах та на спеціалізованому програмному забезпеченні, яке розроблено суто для установи та її відділів.

Якщо говорити про документообіг, то під ним розуміють рух документів з моменту їх одержання чи створення до відправлення чи виконання. Правильна організація документообігу на підприємстві – основа успіху в управлінській діяльності, адже прийняття і виконання управлінських рішень в багатьох випадках залежить від своєчасного забезпечення їх документами.

Документообіг у відділі здійснюється ефективно, працівники дотримуються правила оформлення документів, аналізується шлях, який проходять документи, усуваються причини їх затримки, необґрунтоване погодження і візування, дублювання операцій. Роботу з організації обробки та збору інформації здійснюють спеціальні служби з діловодства, які відрізняються за формою, кількістю працівників, організаційною структурою для різних типів організацій і підприємств. У нашому випадку діють такі служби документаційного забезпечення: управління справами, загальний відділ, канцелярія.

Управління справами. В склад управління справами включаються канцелярія, інспекція при керівникові, секретаріат, відділ раціоналізації діловодства, відділ листів (скарг) і центральний архів. Загальний відділ. В склад загального відділу включаються підрозділи з обліку і реєстрації документів, група контролю, протокольна частина, копіювально-розмножувальна служба і архів. Канцелярія. На невеликих підприємствах та в установах усі функції ї організації документообігу виконує секретар керівника. Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату в цілому та від системи організації діловодства. Діловодство є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику, який і здійснює загальне керівництво організацією діловодства.

Підставами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній із них, а також розмір підприємства, т.б. кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації і автоматизації документацій них процесів тощо. Рух документів всередині великих підприємств здійснюється шляхом кур’єрського зв’язку, який охоплює усі підрозділи. Кількість доставок документів протягом дня залежить від обсягу документообігу і оперативності діяльності підприємства.

Вхідні документи в цій організації, як і на кожному підприємстві, оформляються централізовано спеціальною службою приймає документацію посадова особа (інспектор, акспедитор), яка у своїй роботі керується посадовою інструкцією та інструкцією з діловодства. При прийнятті документів здійснюється ряд операцій: перевірка правильності надходження, доставки, цілісності вкладення, штемпелювання, реєстрація, сортування та відправлення за призначенням.

Документи після первинного перегляду передаються керівникові або в структурні підрозділи. Документи можуть реєструватись і після розгляду їх керівником чи іншими посадовими особами.

Вхідні документи реєструють у день надходження, вихідні та внутрішні – в день підписання. Документи реєструються у канцелярії. При реєстрації документів на лицевій стороні справи на нижньому полі проставляється реєстраційний штамп, дата та індекс документа. Вхідні і внутрішні документи після реєстрації передаються інспектору з контролю виконання, який після перегляду на документах, обов’язкових до виконання, ставить відмітку про контроль у вигляді букви «К». Результати контролю виконання узагальнюються у зведеннях на перше число кожного місяця і додається керівництву. Правильна організація документообігу допомагає оперативній роботі з документами, економить робочий час на їх вивчення, опрацювання та технічну обробку. Рух документів в організації вироблений раціональною практикою і забезпечується дотриманням основних принципів:

· прямоточність;

· пропорційність;

· паралельність;

· ритмічність;

· безперервність;

· спеціалізація;

· одноразовість.

Використання передових інформаційних систем в управлінні веде до зростання ефективності праці, зниження трудоємкості робіт, зменшення чисельності працівників. Крім того, раціональне документування