АСПІ – це процеси перетворення формальних ознак і змісту документів з метою створення так званих вторинних документів, що публікується в інформативних виданнях, використовується в бібліотечних і бібліографічних картотеках і каталогах, бланках даних, тобто забезпечують інформування споживача про документ.

Анотування – це стислий виклад змісту документа, його частин або групи документів.

Реферування – це короткий виклад змісту документа, його частини або групи документів.

Відомче видання – це твори, видані від імені громадських, державних, політичних установ і організацій.

Колективний автор – це організація чи установа, що відповідає за смисловий і художній зміст документу, і від імені якої видають документ.

Реферат – це короткий виклад змісту наукового документа без його інтерпретації чи практики.

Реферування – це інтелектуальний процес. Який включає аналітико-синтетичну переробку осмислення і виклад інформації.

Організація – це група, людська діяльність яких свідомо координується для досягнення спільних цілей.

Управління – це процес планування організації, мотивації і контролю діяльності необхідних для того, щоб сформувати і ефективно досягти показників організації.

Мотивація – це процес стимулювання самого себе та інших працівників на діяльність спрямовану на досягнення особистих та загальних цілей організації.

Потреба – це психологічний або фізіологічний дефіцит чого не будь відображений в сприйнятті людини.

Облік – це процес, який складається з операцій спостереження, сприйняття, вимірювання та фіксації фактів, явищ природи або явищ суспільного життя.

Автор – це фізична особа, яка своєю творчою працею створила твір.

Авторське право – це право автора на твір.

Ім’я автора – це сукупність слів чи знаків, що ідентифікують автора (прізвище та ім’я та по-батькові автора, ініціали автора тощо).

Безпека інформації – це захист інформації від негативних впливів на неї і вона має відношення до технологічних процедур забезпечення захисту.

Комплексна система захисту інформації – це сукупність організаційних та інженерних заходів програмно - апаратних засобів, які забезпечують захист інформації в АС.

Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних включаючи обов’язкові реквізити документа.

Електронний цифровий підпис – це є обов’язковим реквізитом електронного документа, використовується для ідентифікації автора підпису електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу.

Документування – це діяльність спрямована на зберігання усієї документації, що стосується основних напрямків і процедур робочого органу державного управління та прийняття рішень протягом такого часу допоки ця документація становить цінність.

Справа – це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання.

Номенклатура справ – це є зафіксований перелік найменувань справ створених у діловодстві установ, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Факт – це інформація, що конституює певні, деякі події або явища за якою вона відбувається.

Оцінка – інформація, яка є результатом аналізу факту, що відбувається на інтуїтивному рівні або за допомогою певних статистичних методів.

Інформаційний продукт – це такий самий товар як і комп’ютерна техніка, оскільки вона спрямована на задоволення потреб людини, яка виробляється, купується та використовується.

Модернізація – це процес удосконалення комп’ютерів, за якого фахівці визначають перелік устаткування, що підлягає безумовній заміні на більш потужне і сучасне.

Автоматизовані банки даних – це системи спеціальним чином організованих даних, програмно-технічних, мовних, організаційних, методологічних засобів, призначених для замовлення і централізованого накопичення.

Запит – це потреба, яка підкріплена купівельною здатністю.

Обмін – це акт отримання бажаного замість іншого об’єкта.

Зв’язки – інформація, яка в тій чи іншій мірі описує систему взаємних відносин між різними системами маркетингу та типами маркетингової інформації .

Інформаційний потік – це стабільний рух даних спрямований від джерела інформації до одержувача і визначається функціональними зв’язками між ними.

Інформаційне виробництво – це процес дії людини на інформацію (ПП) за допомогою засобів (знарядь) праці з метою отримання нової інформації.

Предмет праці - речі, які зазнають вплив людини в процесі виробництва.

Автоматизоване робоче місце – сукупність інструментальних засобів кінцевого користувача, що включає інформаційне, програмне, технічне і методичне забезпечення, призначене для професійної діяльності користувача на ЕОМ, та працює як автономно, так і в складі мережі.

Режим секретності – це встановлений норматив-ними актами вищих органів державної влади й державного управління України єдиний порядок забезпечення збере-ження державної таємниці, що передбачає систему адмініс-тративно-правових, організаційних, інженерно-технічних та інших заходів, основними з яких є: правила віднесення відомостей до державної таємниці України, вимоги, що ставляться до працівників, допущених до таємних доку-ментів, робіт і виробів, порядок ведення секретного діло-водства і провадження всіх інших секретних робіт, держав-ний і відомчий контроль за дотриманням установленого порядку зберігання і використання державної таємниці України, відповідальність посадових та інших осіб, яким по службі або роботі довірено державну таємницю.

Документація з кадрових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.

Оригінал – документ, створений вперше і належним чином оформлений. Він може бути розмножений копіями. Оригінал і копії мають однакову юридичну силу;

Копія – це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку “Копія” і завірена у певному порядку. Є три види копій – відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат – другий екземпляр документа, виданий у зв’язку із втратою оригіналу.

Умови праці – це сукупність факторів виробничого середовища, що впливають