Найфундаментальніша дефініція документних потоків належить Г.Ф. Гордукаловій, яка визначає документний потік як вибіркове відображення у формі документів результатів соціальної діяльності розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансоваЄ, літературно-художня та ін. види діяльності.

Термін „документний потік” мав декілька етапів становлення. На початку ХХ століття, коли основним видом опублікованого документа була книга, М.А. Рубакін увів до наукового обігу поняття „книжковий потік”. Зворот з терміном ”документний” вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових непублікованих документів. У 1960-ті роки, через бурхливий розвиток інформатики виникли та почали вживатися як синоніми терміни „інформаційний потік”, „документальний потік”, „документально-інформаційний потік”. У 1990-ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та розширення значення поняття „документ” привели до введення у науковий обіг терміна „документний потік” у широкому його значенні.

Терміни „документний” та „документальний” мають різне змістове навантаження. За Ю.М. Столяровим, „документний” – тобто „складається з документів”, або має бкзпосереднє відношення до документа як до фізичного об’єкта, а „документальний” означає „підтверджений документом, достовірний”. Але й нині в багатьох спеціальних виданнях як синоніми вживають прикметники”документальний”. Наприклад, „Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям” (1995 р.) визначає термін „первинний документальний потік” як організовану чисельність первинних документів, що функціонують у соціальному середовищі. Таке визначення потоку змістовно відповідає терміну „документний”, а саме його необхідно використовувативідносно багатьох явищ і процесів, опосередкованих документом , - фондів, масивів, комунікації та ін.

Функціонування документної комунікації у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем, що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, зберігання та використання. Перший досвід класифікації цих систем належить Ю.М. Столярову, який поділяє їх на генералізаційні (де створюють та вироблять документи – авторські колективи, наукові, навчальні заклади, видавництва, редакції засобів масової інформації, типографії, теле-та радіокомпанії, студії звукозапису, фото та кіностудії, відеопідприємства, виробники продуктів, на оптичних дисках та ін.), транзитні (транспортують та розповсюджують документи – передплатні та посередницькі агенства, центри електронної доставки документів, документоторгівельні установи, поштові відділення, кур’єрські служби, провайдери комп’терних мереж та ін.), термінальні (одержують, обробляють, зберігають та організовують використання документів – архіви, бібліотеки, органи НТІ, інформаційні фірми, музеї, аудіо та відеотеки, власники комп’ютерних серверів та ін.).

Проходячи через названі документні системи, документний потік створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові слабострукторовані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу та транспортуванню) – це документні масиви. Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплектуються відповідно до завдань документної системи по обслуговуванню користувачів документованою інформацією – це документні фонди. Тобто документні масиви створюються, як правило, в генералізаційних та транзитних документних системах, а документні фонди – в термінальних документних системах.

Донедавна поняття „потік” та „масив” документів вивчалися головним чином у конспекті інформатикита бібліографознавства. Потік визначався як найрухоміша частина інформаційних ресурсів суспільства. тПотік та масив відрізняли переважно за формою їх існування: потоку притаманна динаміка, масиву – відносна статика. Поняття „масив” та „фонд” документів використовувалися як синоми. Документознавчийпідхід потребує детальнішого визнання цих понять, їх змістового розмежування, встановлення співвідношення між ними.

Фонд – це фундаментальніше утворення, ніж масив. Термінологічно поняття „фонд” походить від латинського “fond”, що означає „основа”, „фундамент”. Масив – це більш мобільний комплекс документів, призначений для подальшого перетворення. Фонд – це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістовними або формальними видами розстановок та ін. Важливою ознакою фонду є його відбиття у довідково-пошуковому апараті.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси – сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства. Документні ресурси забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. Документні ресурси поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає єавдяки створенню та розповсюдженню документів. Крім зовнішнього існують внутрішні документні потоки, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними. Особливості функціонування внутрішніх документних потоків вивчаються в межах документного фондознавства.

На функціонування документних ресурсів країни впливає багато факторів, головним з яких є інформативна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних актах, що регламентують розвиток та використання документо-комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства, перш за все – на документне забезпечення вирішення стратегічних завдань соціального та економічного розвитку держави.

Відсутність або недостатній розвиток будь-якої складової інфраструктури документних комунікацій знижує ефективність функціонування документних потоків та масивів та темпи доведення інформації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери. Створення в країні оптимальної інфраструктури документної комунікації передбачає врахування перспектив розвитку можливостей технічних засобів передачі, обробки, пошуку, збереження та тиражування документованої інформації. Нині необхідно розширювати засоби обчислювальної техніки та електрозв’язку для передачі даних і теледоступу до віддалених документних ресурсів, створювати повнотекстові бази даних та центри автоматизованого інформаційного пошуку, впрваджувати нову техніку виготовлення та доставки копій документів користувачам.

1. 2 Нормативно-правове забезпечення процесів формування національних документних ресурсів

За роки незалежності України прийнято близько 20 законодавчих актів щодо вдосконалення процесів формування національних документних ресурсів.

Найважливішими з них є закони України „Про інформацію”

(1992 р.). Цей Закон закріплює право громадян України на інформацію, закладає правові основи інформаційної діяльності. Грунтуючись на Декларації про державний суверенітет