Міністерство освіти і науки України

Івано-Франківський національний технічний університет нафти і газу

Кафедра документознавства та інформаційної діяльності

Курсова робота

З дисципліни діловодство

Тема: Ведення особової справи

2003

ЗМІСТ

Вступ 3

І. Ведення особової справи 5

1.1 Заяви 8

1.2 Анкети 10

1.3 Автобіографії 12

1.4 Характеристики 12

1.5 Накази щодо особового складу 14

1.6 Особові картки 17

1.7 Виготовлення копій з особистих документів, оформлених

на трафаретних бланках 18

ІІ. Висновки 19

ІІІ. Додатки

3.1 Витяг з наказу про прийняття

3.2 Особовий листок про обміну кадрів

3.3 Автобіографія

3.4 Витяг з наказу про переведення

3.5 Витяг наказу про відпустку

Список використаної літератури

ВСТУП

Особова справа належить до документів з особового складу, які створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, наданні відпусток, а також заохочення, надання дисциплінарних стягнень і т.д. Документи щодо особового складу ведуть з моменту зарахування працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу) і виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрвми органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. ЇЇ розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системахкерування і в умовах застосування традиційних методів опрацювання документів. Зазначену підсистему документів рекомендовано для використання на всіх рівнях управління.

На підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує десять тисяч документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов’язані з його роботою, виконує секретар-референт (технічний секретар, офіс-менеджер). Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання (наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія), адміністрація зобов’язана вимагати пред’явлення диплома чи іншого документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося вісімнадцять років, повинні обов’язково подавати медичні висновкитпро можливість виконання ними обраної роботи.

Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів повинен звірити всі відомості, внесені в анкетуй автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою).

Секретар-референт повинен володіти знаннями стосовно роботи з документами щодо особового складу й надавати допомогу відповідним службам у підготуванні, складанні, оформленні цих документів.

1 ОСОБОВІ СПРАВИ

Особова справа – це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника (студента).

На кожного працівника підприємства (установи, організації) у відділі кадрів ( чи у відповідальній службі) формують особову справу. До неї заносять документи, що їх складає чи заповнює працівник при вступі на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрівчи анкету, автобіографію), копії документів про освіту, витяг з ьнаказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, що стосуються одного працівника.

Всі ці документи підшивають в окрему теку, на обкладинці якої зазначають в такій послідовності: назва підприємства (організації, установи); “Відділ кадрів”; “Особова справа № - “; ім’я, по батькові, прізвище працівника, на якого оформлено особову справу; правила користування особовою справою.

До особової справи мають входити такі документи (в порядку зазначення):

опис документів, що зберігаються в особовій справі;

заява про прийняття на роботу;

3) направлення чи рекомендація;

4) анкете або особовий листок з обліку кадрів;

5) автобіографія;

6) копії документів про освіту (кваліфікацію);

7) характеристики (якщо полавалися під час прийняття на роботу);

8) витяги з наказів (про прийняття на роботу, переміщення, звільнення);

9) доповнення до особового листка з обліку кадрів;

10) листок заохочень та стягнень;

11) довідки та інші документи, що стосуються даної особи.

Довідки про стан здоров’я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характер, групують окремо. Не заносять до особових справ також витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища ( ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні до особової справи з обліку заохочень та стягнень).

Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до осоьових справ мають парцівники, які визначені наказом керівника.

При формуванні особових справ підприємству дозаоляється виготовляти копії потрібних документів, наприклад копії диплома, свідоцтва про народження, про укладення шлюбу, про розірвання шлюбу. Знімати копію дозволяється лише з оригіналу документа. Дозволяється підшивати в особову справу ксерокопії документів. Вони мають бути звірені з оригіналом та відповідним чином засвідчені відповідальною посадовою особою.

Знімання й засвідченнякопій з паспорта, провспілкового квитка, перепустки, депутатського мандата, військового квитка забороняється.

ОПИС

1.Заява.

2.Заява.

3.Копія наказу.

4.Автобіографія.

5.Особовий листок.

6.Присяга.

7.Ксерокопія з паспорта.

8.Особова карта.

9.Заява.

10.Копія наказу.

11.Подання.

12.Декларація.

13.Заява.

14.Копія наказу.

15.Заява.

16.Копія наказу.

17.Ксерокопія диплома.

18.Декларація.

1.1 ЗАЯВИ

Заява – це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання. Заяви бувають прості та вмотивовані.

Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу підприємства.

Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки або на трафаретному бланку. У заяві мають бути такі реквізити:

- адресат;

- відомості про заявника (прізвище, ім’я, по-батькові, вказані повністю у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

- назва виду документа (Заява);

- текст;

- перелік додатків (копій документів);

- дата (проставляють дату складання документа,переважно словесно-цифровим способом);

- підпис заявника.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі в правому верхньому куті аркуша; кожна частина заяви пишеться з окремого рядка. Домашня адреса заявниката номер його телефону наводяться в дужках.

У заяві не прийнято вживати прийменник “від” (від кого заява), а також архаїзми та канцеляризми (“вельми переконливо”, “прошу не відмовити”, “завчасно Вам вдячний” і т.п.).

Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресують керівникові підприємства. Працівник