Заява про прийняття на роботу після розгляду її разом з іншими необхідними документами слугує підставою для видання наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу. В разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи письмово (за вказаною в заяві адресою).

Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає посаду, яку він займає, своє прізвище та ініціали.

Заяву про надання чергової відпустки можна оформляти на чистому аркуші паперу або на трафаретному бланку. В тексті такої заяви обов’язково зазначають дату початку відпустки. Питання про надання чергової відпустки вирішує керівництво з урахуванням графіка відпусток. Кожний працівник має право на короткочасну відпустку без збереження заробітної плати (за власний рахунок). Заява про надання відпустки за власний рахунок має бути виотивованою. Рішення щодо такої відпустки приймає керівник і пише рецензію. Наказ про надання відпустки оформляють, виходячи з тексту заяви та резолюції. Заява про звільнення за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду.

У заявах про надання навчальної відпустки мае бути посилання на довідку-виклад у місце навчання , без якої питання про надання відпустки вирішити не можливо.

1.2 АНКЕТИ

Анкета – це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі, щоб одержати потрібні відомості про неї.

Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, оформляють документи на виїзд для роботи за кордоном, внутрішній та закордонний паспорти і т.д.

До анкетних форм належить особовий листок з обліку кадрів, який заповнюють, влаштовуючись на роботу.

Відповідати на запитання анкети треба розбірливо, чітко (одним словом “так”або “ні”, відповідають тільки тоді, коли цього вимагає анкета), не дохволяється робити прочерки замість слів “ні”, “не був”, “не обирався” і т.д. в разі негативної відповіді.

Відомості про зміни, що сталися після заповнення особового листка, фіксують у доповненнях до особового листка з обліку кадрів.

Державні службовці, наймаючись на роботу, заповнюють особову карту, яка містить додаток1 до особової картки. Типову форму №П2 на державних службовців не заповнюють.

В деяких випадках замість анкети в особову справу вкладають особовий листок з обліку кадрів.

1.3 АВТОБІОГРАФІЇ

Автобіографія (від гр. autos – сам, bios – життя, grapho – пишу) – це опис свого життя. Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі складові та реквізити в ній мають бути обов’язково. ЇЇ оформляють від руки на чистому аркуші паперу. Всі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи у хронологічній послідовності (із зазначенням місця і року). Існують такі види автобіографії: автобіографія-розповідь, яку складають в описовій формі; автобіографія-документ, в якій точно викладають факти.

В автобіографії-документі наводять такі відомості:

назва виду документа (Автобіографія);

прізвище, ім’я, по-батькові (теперішні та колишні);

число, місяць, рік народження;

місце народження;

соціальне походження;

відомості про батьків (прізвище, ім’я, по-батькові теперішні та колишні (якщо були зміни), дати народження (смерті), де й ким працюють, якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють або на пенсії);

освіта й спеціальність за дипломом;

трудова діяльність;

останнє місце роботи (навчання), посада;

нагороди й заохочення;

участь у громадському житті;

сімейний склад і стан сім’ї;

паспортні дані, домашня адреса й номер телефону.

Нижче від текстової частини проставляють дату складання автобіографії (ліворуч), та підписуються (праворуч). Автобіографія зберігається в особовій справі.

1.4 ХАРАКТЕРИСТИКИ

Характеристика – це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи – працвника (учня, студента). Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом. ЇЇ видає адміністрація підприємства (організації. Установи, навчального закладу) своєму працівникові (учневі, студентові, практикантові). Характеристики подаються при вступі до навчального закладу (на вимогу), оформленні відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди та в інших випадках.

Характеристики оформляють на загальних бланках або чистих аркушах паперу формату А4.

Елементи характеристики:

назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА),

текст (Текст характеристики можна поділити на чотири частини. В першій частині наводяться анкетні дані особи, на яку складають характеристику. Їх друкують на відстані 2-3 інтервалів нижче від слова “ХАРАКТЕРИСТИКА”, через 1,0-1,5 інтервала, відступивши від четвертого положення табулятора на 3-4 пробіли. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім’я, по-батькові особи в родовому відмінку, далі – звичайним шрифтом – посаду, вчений ступінь і звання (якщо є), рік народження, освіту. Анкетну частину допускається розташовувати по центру, нижче від слова “ХАРКТЕРИСТИКА”. В доугій частині наводять відомості про трудову діяльність особи: національність, посада, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності й т.п. Для учнів (студентів) зазначають: з якого періоду навчається, за якою спеціальністю, відомості про перевелення на інший факультет, ставлення до навчання тощо. В третій частині дають оцінку ділових і моральних якостей особи – її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, стосунки з іншими працівниками. Також наводять відомості про урядові нагороди, заочення (стягнення) тощо. В четвертій частині роблять висновки, а також зазначають куди буде подаватися харктеристика. Якщо характеристика складається на працівника, що звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається в минулому часі, а якщо на момент складання характеристики працівник ще працює або студент навчається, - то в теперішньому часі);

підпис (Як правило, характеристику підписують керівник підприємства, керівник структурного підрозділу та голова громадської організації (перші два підписи вважаються обов’язковими));

відбиток гербової печатки чи