Нижче підпису, на відстані 2-3 інтервалів, від нульового положення табулятора проставляють дату підписання характеристики. Завірену характеристику видають працівникові (учневі, студентові) на руки або надсилають до установи (організації, підприємства), що її запитувала.

1.5 НАКАЗИ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення працівників на інші посади, звільнення. Надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень і т.ін.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Перевагу віддають варіантові повздовжнього розташування реквізитів.

Заголовки до тексту наказу можуть бути такі:

У текстах наказів по особовому складу констатувальної (вступної) частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: призначити, перевести, надати, оголосити подяку, звільнити і т.д.

Ці слова друкють велшикими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку. У наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім’я та по-батькові звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих роботчих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.

Реквізити наказу по особовому складу:

назва виду документа (НАКАЗ);

індекс (до номера через дефіс додають літери ВК(відділ кадрів), наприклад: №123-ВК);

місце складання чи видання;

заголовок до тексту;

позначка про контроль (роблять у разі потреби);

текст;

підстава;

підпис;

гриф погодження (оформляють у разі потреби);

візи (оформляють у разі потреби);

позначка про викронавця (оформляють у разі потреби).

Керівник структурного підрозділу робить висновки про можливість зачеслення на звороті проекту наказу він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, за яким розрядом чи з яким окладом, тривалість випробного терміну. Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі потреби – медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежної безпеки та інші фіксуються на звороті форми.

Підписаний керівником підприємства наказ доводиться до відома працівника під розписку. На підставі наказу про переведення на іншу роботу відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці, трудовій книжці та в інших документах.

На підставі наказу про надання відпустки працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці працівника, а в бухгалтерії здійснюють розрахунки належних виплат.

У разі звільнення працівників на підприємствах з великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму наказу про припинення трудового договору. Бланк такої форми заповнює відповідальний працівник відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за вийнятком тих, що звільняються вищим органом управління. Один примірник наказу залишається у відділі кадрів, а інший – пердається до бухгалтерії. Підписують наказ керівник структурного підрозділу та керівник підприємства. На підставі наказу про припинення трудовогу бухгалтерія здійснює розрахунок з працівником.

1.6 ОСОБОВІ КАРТКИ

На підставі виданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів заповнює документ первинного обліку – особову картку, робить відповідні записи у трудовій книжці, формує особову справу; бухгалтерія відкриває особовий рахунок.

Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені в картці, мають бути документально підтверджені. На підставі паспорта працівника вказують: прізвище. Ім’я, по-батькові; рік, місяць, число народження; серію, номер паспорта, ким і коли його видано; домашню адресу, родинний стан. Дані про стаж роботи, переміщення працівника, про останнє місце роботи, дату й причину звільнення з останнього місця роботи зазначають на підставі запиісв у трудовій книжці. Обов’язково проставляють дату заповнення картки й дають підписатися особі, на яку оформлено картку. В разі звільнення працівника в картці проставляють дату і номер наказу, зазначають причину звільнення працівника. Заповнюють особові картки від руки або машинописним способом, графи, в яких дані можуть змінюватися, заповнюють олівцем.

На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працвника можна додатково заводити алфавітну картотеку.

1.7 ВИГОТОВЛЕННЯ КОПІЙ З ОСОБИСТИХ ДОКУМЕНТІВ, ОФОРМЛЕНИХ НА ТРАФАРЕТНИХ БЛАНКАХ

Копії з особистих документів (диплома, свідоцтва про народження тощо) виготовляють машинописним способом на спеціальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Якщо копію виготовляють на чистому аркуші паперу, то повністю відтворюють реквізити оригіналу.

Якщо трафаретний бланк, на якому виготовляють сам документ, двомовний, то копію виготовляють тією мовою, якою зроблено запис у трафаретному бланку оригіналу документа.

При відтворенні реквізиту 23 (підпис) посадова особа не підписується, а зазначають слово “підпис”. Малюнки та відбитки печаток також не відтворюють.

Обов’язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копії); в разі потреби у реквізиті 27 проставляють відбиток печатки підприємства. Де завірено копію.

В нотаріальних конторах є трафаретні бланки для знімання копій з особистих документів.

Особа, яка завірила копію, несе повну відповідальність за відповідність копії оригіналові.

ВИСНОВКИ

Ознайомившись з процесом формування особової справи, я перконалася, що ця робота вимагає чітких знань стосовно роботи з документами, а саме вміння їх правильно скласти, оформити та підготувати. Вносячи відомості, треба бути особливо уважним. Значно полегшує процес формування особової справи наявність спеціальних бланків (особові картки, особові листки з обліку кадрів тощо), заповнення яких не займає багато часу.

Я помітила, що в багатьох установах йде тенденція до спрощення