Основи застосування АСУ в контрольно-ревізійній роботі

АСУ – це людино-машинна система, яка забезпечує збір і обробку інформації, необхідної для оптимізації управління на територіальному рівні (територіальна автоматизована система управління).

Удосконалення контрольно-ревізійної роботи в народному господарстві у відповідності з вимогами ринку в відповідному ступені залежать від сумісництва АСУ різних рівнів і різного функціонального призначення.. Технічною базою її є комплекс технічних засобів, до яких відносяться: персональні, універсальні і малі ЕОМ; обладнання по збору, підготовці і обробленню інформації; пристрої теражування, комплектації і кінцевої обробки документів, автоматизованої видачі документів та їх зберігання.

Важливу роль в узгодженні функціювання АСУ з іншими автоматизованими системами обробки інформації виконує інформаційне забезпечення. Для цього необхідна єдина система кодування і класифікації техніко-економічної інформації, яка є частиною інформаційного забезпечення АСУ, і комплексом взаємопов’язаних загальнодержавних класифікаторів техніко-економічної інформації, пристосування для безпосередньої обробки обчислювальною технікою. Сумісність АСУ залежить від організаційної, технічної, програмної, математичної інформаційної та лінгвістичної сумісності.

Організаційна сумісність АСУ складається з організаційної структури АСУ різних рівнів і різного функціонального призначення (АСУ підприємства, АСУ галузі).

Технічна сумісність передбачає автоматичне функціювання комплексу технічних засобів АСУ різних рівнів, включаючи обмін інформацією і можливістю спільного рішення великомасштабних завдань (контроль виконання державних замовлень по галузям, її об’єднанням і т.п.).

Програмна сумісність полягає в можливості використання програм в автоматизованих системах управління інформацією різних рівнів і різного функціонального призначення.

Математична сумісність – це можливість використання єдиних математичних методів, моделей і алгоритмів в АСУ різних рівнів.

Інформаційна сумісність – використання однозначності науково-технічних і економічних термінів, а також мовних засобів в АСУ, правил формалізації природної мови, включаючи методи стиску і розгортання тексту.

Сумісність АСУ забезпечується розробкою їх у відповідності з галузевими керівними методичними матеріалами (ГКММ).

АСУ для управління і контролю господарської діяльності об’єднання переважно створюються на базі власного інформаційно-обчислювального центру (типовий приклад інформаційно-обчислювальний центр „Укртелекому”, який контролює надання і сплату послуг зв’язку). Там де недоцільно створювати власний ІОЦ, АСУ функціонує на базі відомчого (галузевого) кущевого інформаційно-обчислювального центру (КІОЦ) або інформаційно-обчислювальних центрів системи Держкомстату України, а також обчислювальних центрів колективного використання. Основою технічної бази АСУ є обчислювальні системи.

Обчислювальна система – це сукупність взаємопов’язаних і погоджених діючих обчислювальних машин, об’єднаних математичним забезпеченням і технічними засобами, які призначені для автоматизації процесу приймання вхідної інформації від її джерел, обробки і видачі результативної інформації користувачам.

Обчислювальна система складається з вхідного та вихідного трактів, спеціалізованої обчислювальної техніки.

Вхідний і вихідний тракти – це сукупність однотипних приладів, відповідного приймання і видачі інформації, об’єднаної в самостійні блоки.

Характерною рисою складних систем є те, що вони не мають єдиного критерію їх ефективності або декілька рівноцінних критеріїв, один з яких можна прийняти за основний, домінуючий, в залежності від призначення і характеру завдань і стану системи. Це перш за все стосується системи господарської діяльності підприємства, яка є об’єктом фінансово-господарського контролю

При організації АСУ для управління і контролю діяльності на технічній базі ЕОМ застосовуються терміни і визначення кібернетики, знання яких необхідно ревізору-контролеру для пошуку даних в АСУ, використання їх при ревізії господарської діяльності, а також автоматизованого виконання контрольно-ревізійних прийомів.

Дані – це інформація, представлена в формальному вигляді, який дає можливість передавати або обробляти її за допомогою технічних засобів (виконання плану державного замовлення, договорів на постачання і т.п.).

Інформаційна сумісність різних рівнів управління народним господарством забезпечується за допомогою класифікаторів техніко-економічної інформації, в яких об’єкти систематизуються по визначеним класифікаційним групам, їх ознаками і кодовими значеннями. Такі класифікатори використовуються в контрольно-ревізійному процесі для декодування підконтрольних об’єктів, відображених в АСУ кодовими значеннями. Структурна побудова класифікатора, яка застосовується в АСУ, залежить від завдань, які вирішуються ЕОМ.

Відповідно, в умовах функціювання АСУ на підприємствах, об’єднаннях і галузях ревізорам необхідно вивчити структуру інформації і систему її класифікації, склад і структуру класифікатору техніко-економічної інформації.

В Україні діє Єдина державна система стандартизації, яка очолюється спеціальним державним органом – Держстандартом, який організує розробку і затверджує класифікатори по єдиному методологічному принципу, забезпечуючи сумісність АСУ різних рівнів. Слід зазначити, що державні органи стандартизації розроблюють і затверджують також державні стандарти якості продукції народного господарства, які використовуються в процесі контролю. Класифікатори інформації застосовуються незалежно від цільового призначення АСУ.

В об’єднаннях і на підприємствах де функціонують АСУ використовуються чотири категорії класифікаторів – загальнодержавні, галузеві, регіональні і локальні.

При використанні загальнодержавних і галузевих класифікаторів ревізори повинні керуватися інструкціями по їх веденню, які знаходяться в окремому розділі кожного класифікатору. В процесі функціювання АСУ можливі зміни номенклатури об’єктів кодування, структури і розрядності кодових значень. В цих випадках при декодуванні інформації необхідно використовувати документ технічного проекту „Система класифікації і кодування”, приймаючи до уваги відповідні корективи класифікаторів, які вносяться в процесі функціювання АСУ.

Характеристики об’єктів класифікації визначаються за класифікаційними таблицями, в яких передбачено найменування класифікаційних групувань кожного розряду (групи розрядів) кодового визначення їх у відповідності з прийнятою системою кодування. В зв’язку з тим, що класифікатори складені в порядку збільшення кодових значень, по ним легко відшукати повне або скорочене найменування об’єкту контролю.

Використання класифікаторів техніко-економічної інформації в ревізії фінансово-господарської діяльності підприємств і об’єднань дозволяє прискорити пошук і декодування інформації, що в свою чергу сприяє скороченню строків проведення ревізії та підвищення її якості.

Інформаційне забезпечення ревізорів може бути приведено в окрему систему. При спостереженні фактографічної інформації про фінансово-господарську діяльність підприємства для забезпечення потреб в нормативно-довідкової інформації (ІДІ), до якої відносяться всі