“Генеральний регламент” (так звався загальний статут усіх петровських колегій), виданий Петром I 1720 року, став обов’язковим для всіх установ Російської імперії. Тут доречно згадати, що сам термін “архів” починає вживатися в законодавчих пам’ятках Росії з Петра I. Він був першим, хто визначив це поняття і встановив порядок ведення поточного діловодства та зберігання завершених справ. Імператорський уряд у XVIII ст. дбав про безпечні архівні приміщення, про що свідчить наказ Сенату від 26 січня 1737 р. про каменные палаты со оводами и полами каменными и с затворы у дверей й окон, й с решетками железными”, про точну реєстрацію архівних матеріалів, складання “роспісних спісков” воєводами, про концентрацію архівного матеріалу уже скасованих установ в одному місці і т.ін. Указом від 21 січня 1726 р. було наказано замінити стовпці книгами і зшитками Мітюков О.Г. Архіви України: від найдавніших часів до початку XX ст. // Історія України. – 1998. – № . – С. . Важливе значення мав закон про трирічне перебування справ у канцелярії, після чого вони обов’язково передавалися до архіву. З метою забезпечення схоронності архіві заборонялося виносити з них документи. Усі ці заходи свідчать про прагнення організувати архівну справу якомога доцільніше, щоб справи не губилися і не нищилися, щоб у разі потреби було зручно користуватися.

Разом з тим, епоха Петра I так глибоко порушила звичайний хід справ, утворила стільки нових і знищила старих установ, що давніші архівні фонди, втративши свою актуальність і практичне значення, опинилися в становищі непотрібного додатка до архівів нових установ; їх переміщували з місця на місце. Коштів на утримання архівів було мало; не тільки не будувалися “кам’яні палати”, а й існуючі дерев’яні були такі тісні, що буквально були “забиті” справами, так що й користувалися ними за потреби було важко. Для впорядкування старих архівів були потрібні працівники, знайомі зі старовинним діловодством та мовою, палеографією, а їх, як правило, не вистачало. Описи на документи складалися неточно, недбало. Описи на документи складалися неточно, недбало. Тому розпорядження влади щодо архівів найчастіше не виконувалися. Чимало документів гинуло від недбалого зберігання.

У XVІІІ ст. відбулися значні зміни в архівній справі. Стовпці не відповідали потребам зростаючої довідкової роботи. Під впливом розвитку друкарства і з метою поліпшення збереження документів у діловодство стало впроваджуватися ведення справ на аркушах книг і зошитів. Важливу роль у цьому зіграла зацікавленість уряду в економії писального матеріалу. В указі про скасування стовпцового діловодства говорилося, що раніше “писали в стовпці на одній сторінці й у тім виходило папера багато... А як учнут писати в лист, і на обох сторонах зошита, витрати паперу буде менше”. У 1700-1726 рр. стовпцове діловодство було скасовано, що вплинуло на архівну справу Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. – М.: Высшая школа, 1989. – С. ..

У низці указів і інструкцій давалися вказівки про необхідність правильного догляду за документами різних видів і форм. Так, в інструкції 1720 р. пропонувалося в архіві Вотчинної колегії матеріали в стовпцях перебрати і переклеїти, документи дбайливо зберігати, складати на них реєстри, описи і т.д.

Диференційовано було потрібно розбирати й описувати “кореспонденцію... на іноземних мовах”, “різних персон листа”, “Наказового столу справи” і “Гетьманського повытья справи”, тобто матеріали дипломатичного характеру, що відносяться до України.

Інструкція наказувала дбайливо відноситися до документів, піклуватися про їхню схоронність. Стовпці пропонувалося розклеїти, а отримані аркуші (“сстави”) переплести в книги. Виділені в допомогу канцеляристи повинні були розбирати просту документацію, а секретні справи “розбирати йому архіваріусу самому”. Це робилося для того, щоб уникнути витоку секретної інформації.

По Генеральному регламенті посада архіваріуса як керівника архіву була єдиною. Він виконував поточну роботу. Якщо в архіві починалася робота з упорядкування справ, складання описів, алфавітів і інших довідників, то сюди відряджалися на час канцеляристи і копіїсти, в основному з установ-фондоутворювачів.

На службовців архіву лежали обов’язки “наглядати й охороняти” документи і здійснювати довідкову роботу. Для обліку велися журнальні щоденні записи, за більш тривалі проміжки часу складалися звіти. Старшим службовцем пропонувалося стежити за молодшими, щоб вони не “нудьгували за описом”.

Якісний рівень архівних довідників був низьким. При переклеюванні стовпців сстави часто змішувалися, заголовки в ряді випадків не відповідали змісту справ, нерідко книги вписувалися в опис без заголовка, а лише з позначенням номера і гола. Тривалість робочого дня архівістів за Генеральним регламентом складала шоста година. Але вже в середині XVІІІ ст. співробітникам архівів приходилося працювати по 14 і навіть 16 годин. Якщо ж довідка чи копії документів були потрібні якому-небудь чиновнику, то адміністрація діяла за принципом “примусити піддяних”, тобто не випускати співробітників з архіву, поки робота не буде довершена. До кінця XVІІІ в. тривалість робочого дня скоротилася до восьми годин Мітюков О.Г. Вказ. праця. – С.3.

Засобу на потреби архівів відпускалися явно недостатні. Положення з устаткуванням залишало бажати кращого. До кінця XVІІІ в. архіви були постачені шафами і полками, але, як правило, у недостатній кількості. Тому документи складали в шухляди чи просто звалювали на підлогу.

У XVІІІ в. виявилися два підходи до організації збереження документів. У “поточних” архівах діючих установ в основному зберігався колишній порядок класифікації архівних справ, вироблений ще в канцеляріях. Це спостерігалося й у центральних, і в місцевих архівах. Всередині документальних масивів джерела розділялися по