Контрольна з предмету: українська ділова мова

План

1. Призначення і класифікація ділових документів

Документ — основний вид ділового мовлення, Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу1.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті *

службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;*

особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:*

внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;*

зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

напрямком — вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):*

стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);*

індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:*

звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;*

термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом

відправлення (телеграма, телефонограма);*

дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»; ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:*

оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;*

копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;*

за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);*

якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю — прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації— оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

2. Розпорядчі документи. Накази із загальних питань. Ухвала як колегіальний розпорядчий документ

Розпорядчі документи видаються вищими та центральними органами державного управління, а також керівниками підприємств, установ з метою вирішення найважливіших завдань.

Розпорядчі документи мають виконавчий характер.

Окремі види розпорядчих документів видаються та приймаються відповідними державними органами або посадовими особами. Наприклад:

Укази - Президентом держави.

Постанови - Кабінетом Міністрів України.

Рішення (ухвали) - Радами народних депутатів або їхніми виконкомами.

Постанови та рішення приймаються колегіальними органами.

Розпорядження - керівниками різних рівнів (Кабінет Міністрів України, керівник підприємства).

Вказівки - керівниками органів державного управління.

Накази - керівниками різних рівнів (частіше - керівниками організацій, установ, підприємств).

Реквізити розпорядчих документів:*

автор;*

назва документа;*

дата; *

індекс;*

місце видання;*

заголовок;*

текст;*

підпис;*

печатка;*

гриф погодження (в разі необхідності).

Тексти розпорядчих документів поділяються, як правило, на констатуючу та розпорядчу частини.

Залежно від виду розпорядчого документа вона починається словами:

ПОСТАНОВЛЯЄ - у постанові

ВИРІШИЛА - у рішенні, або УХВАЛИЛА.

Ці слова друкуються великими літерами від лівого поля, отже, відділяють констатуючу частину від розпорядчої. В постановах і рішеннях перед словами «постановляє» та «вирішили» вказують назву колегіального органу.

Наприклад:

Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ:

Виконком УХВАЛИВ:

Потім із нового рядка друкується текст розпорядчої частини. Вона, як правило, поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. В кожному пункті зазначається виконавець (організація, структурний підрозділ, конкретна посадова особа, наприклад у наказах); дія, яку необхідно виконати, та термін виконання.

Вид розпорядчого документа визначає і характер викладу його тексту.

Процес підготовки деяких розпорядчих документів починається із складання проекту документа та його погодження з відповідними посадовими особами.

Погодження здійснюється шляхом візування або проставленням грифу погодження. Проект рішення візується укладачем (автором) проекту та керівником структурного підрозділу, який подає проект, усіма зазначеними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа в цілому, юрисконсультом. Проекти документів, виконання яких потребує фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються з фінансовими органами або службами.

Віза юрисконсульта свідчить про відповідність документа законодавчим та нормативним актам. Візи або грифи погодження, як правило, проставляються на першому примірнику проекту. У разі незгоди з проектом пишеться вмотивований висновок.

Проекти рішень обговорюються та приймаються на засіданнях колегіальних органів. Під час обговорення в них можна вносити поправки і доповнення. Доопрацьовані проекти подаються на затвердження на наступне засідання.

Повністю підготовлені проекти документів передаються на підпис. Рішення мають два підписи - голови та секретаря колегіального органу. Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Розпорядчі документи набувають сили з моменту їхнього підписання або дати, зазначеної в тексті.

Потім розпорядчі документи доводяться до відома