Зміни в мережі архівів України законодавче закріпила постанова ВУЦВК і РНК УСРР від 20 червня 1932 p. "Про Центральне архівне управління УСРР, його місцеві органи та установи, що є при ньому та при його місцевих органах".

Сумське місцеве архівне управління проіснувало недовго. Згідно з постановою ВУЦВК від 10 листопада 1931 p. Сумське місцеве архівне управління з 1 березня 1932 p. було перетворене на Сумський державний історичний архів як науково-дослідницьку установу з підпорядкуванням Харківському обласному архівному управлінню.

10 січня 1939 p. Указом Президії Верховної Ради СРСР була створена Сумська область, до складу якої увійшли 12 районів Харківської, 17 районів Чернігівської та 2 райони Полтавської областей.

Адміністративно-командна система, що остаточно сформувалася в СРСР наприкінці 1930-х років, підпорядкувала всі архіви наймогутнішому відомству - НКВС. Відповідна постанова була прийнята Президією Верховної Ради УРСР ще 16 квітня 1938 p., а наказ по НКВС УРСР від 17 січня 1939 p. це остаточно закріпив. У Сумській області відповідно до постанови оргкомітету Президії Верховної Ради УРСР по Сумській області від 25 січня 1939 p. було створено обласне архівне управління НКВС. Обласний державний історичний архів перейшов у безпосереднє його підпорядкування. В 1939 p. в архіві зберігалося 1320 фондів, 268 585 од. зберігання Архівні установи України / під ред. О. С. Онищенка, О. І. Алтухової. – К., 2000. – С. 113. .

На підставі затвердженого PHK СРСР від 29 березня 1941 p. "Положення про Державний архівний фонд СРСР і мережу державних архівів" та циркуляра ГАУ НКВС СРСР від 1 квітня 1941 p. "Про порядок реорганізації республіканських, крайових і обласних архівів" Сумський обласний історичний архів було перейменовано на Державний архів Сумської області, а державні історичні архіви в містах Глухові, Конотопі, Ромнах перетворені на його філіали.

На 1 січня 1941 p. в архіві області було сконцентровано 1594 фонди, 295 227 од. зберігання Там само. – С. 114. .

1.2. Державний архів Сумської області в роки Великої Вітчизняної війни

Початок війни змінив і життя архівів. Почалася підготовка до евакуації в тил. Підпорядкованість НКВС суттєво вплинула на визначення фондів, які підлягали евакуації. Це були передусім документи, які з точки зору силових структур того часу мали оперативно-пошуковий характер. Підлягали евакуації документи фондів міліції, волревкомів, волвиконкомів, комнезамів, партизанських комісій, адмінвідділів, судові та прокурорські (кримінальні) справи, фонди дореволюційних поліцейських та жандармських управлінь та інші фонди, що мали оперативне значення. Лишилися напризволяще документальні скарби XVII-XIX ст. Відібрані документи Сумського облархіву (246 фондів, 5213 од. зб.) та Глухівського філіалу (10 тюків, 1750 од. зб.) були евакуйовані до селища Алга Актюбінської області Дубик М. Г. Архівна справа в окупованій Україні (1941-1944 рр.): Дис. канд. іст. наук. – К., 1997. – С. 54. . Більшість документів з фондів Конотопського та Роменського філіалів, які не були евакуйовані, знищено під час відступу Червоної Армії та загинули на окупованій нацистами території.

Після окупації території Сумщини німецько-фашистськими військами фонди Сумського архіву потрапили під контроль німецької адміністрації. На окупованій території України діяли кілька установ, метою яких було опрацювання та вивезення до Німеччини документів місцевих архівів. Однією з них була СС-зондеркоманда під командуванням барона Еберхардта фон Кюнсберга, підпорядкована міністру закордонних справ Ріббентропу.

Зондеркоманда була сформована при міністерстві закордонних справ згідно з оперативним планом від 20 жовтня 1940 p. і складалася з оперативного штабу та оперативних груп Грімстед П. Кеннеді, Боряк Г. Доля скарбів української культури під час Другої Світової війни: винищення архівів, бібліотек, музеїв. – К., 1991. – С. 301. . Вона мала працювати як група таємної польової поліції у фронтових зонах та районах воєнних операцій у взаємодії з бойовими загонами та конфісковувати й готувати до використання документацію ворожої держави.

В її завдання входили виявлення із залученням пошукових команд відповідних об'єктів, охорона та вивіз конфіскованої документації за допомогою транспортних команд. Відповідно до отриманих зондеркомандою розпоряджень, документи або забиралися всі без ґрунтовної класифікації, або перевірялися на місці. При зондеркоманді діяв науковий штаб з метою отримання інформації про документацію в окупованих районах, а також для її використання зацікавленими відомствами міністерства закордонних справ.

Аналогічні завдання щодо культурних цінностей викопував Айнзацштаб рейхсляйтера Розенберга для окупованих областей (Еіпsatzstab Reichsleiter Rosenberg fur die besetzten Gebiete - ERR), заснований у липні 1940 p., який діяв спочатку в Нідерландах, Бельгії, Люксембурзі та Франції. Структура ERR включала керівництво штабу, головні робочі групи та робочі групи, зондеркоманди та зондерштаби. На теренах України діяла головна робоча група, створена 3 жовтня 1941 p. Там само.– С. 302.

Згідно зі службовою інструкцією Айнзацштабу від 27 листопада 1941 p., до завдань робочих груп входило опрацювання, окрім інших культурних цінностей, матеріалів канцелярій та архівів церковних установ і конфесійних об'єднань, архівів різних комунальних служб, а також інших інституцій Дубик М. Г. Архівна справа в окупованій Україні (1941-1944 рр.): Дис. канд. іст. наук. – К., 1997. – С. 98. . Групи мали збирати матеріал, призначений для вивезення до рейху, а також виділяти документи для знищення, якщо вони не мали вартості. На упорядкований матеріал мали складатися списки.

Паралельно з головною робочою групою в структурі Айнзацштабу діяли підпорядковані Управлінню штабу зондерштаби, що працювали в окремих галузях науки і культури. На відміну від робочих груп,