Усі фонди архіву впорядковані та описані. Найбільш цінні фонди пройшли тематичну розробку, каталожні картки влито до систематичного, географічного та іменного каталогів.

Період до 1917 p. представлено фондами місцевих органів державного управління, установ станового і земського самоуправління, поліцейських і судових органів, промислових підприємств і поміщицьких маєтків, податкових, фінансових і кредитних установ, навчальних закладів, установ релігійного культу, особовими фондами поміщиків.

У них відображені етапи розвитку міст і сіл, культури, охорони здоров'я та освіти, політичне і економічне становище на території сучасної Сумської області. Невелика кількість документів періоду Української революції 1918-1921 pp. дає можливість ознайомитись з актами Центральної Ради, листівками, програмами партій, що брали участь у виборах до Установчих зборів, постановами та циркулярами урядів, що діяли в Україні у той час.

Основна частина документів архіву – фонди періоду 1919-1990 pp. Документи перших радянських установ і організацій Сумщини - ревкомів, виконкомів, КНС, військових комісаріатів, підприємств, установ, організацій цієї доби - несуть інформацію про соціальні перетворення як у містах, так і на селі, більшовицьку культурну революцію, разом з тим висвітлюючи і неоднозначне ставлення населення до встановлення радянської влади, розкриваючи трагедію знищення заможних селян-господарів шляхом колективізації та штучного голодомору 1932-1933 pp.

Фонди періоду окупації Сумської області розповідають про політику нацистів, спрямовану на встановлення тоталітарного "нового порядку" в Україні.

Фонд обласної Надзвичайної державної комісії по встановленню і розслідуванню злочинів німецько-фашистських загарбників розкриває злочини проти мирного населення, вчинені нацистами та їх пособниками.

Документи колишнього партійного архіву - це фонди окружних, обласного, повітових, волосних, міських, районних комітетів компартії, первинних організацій компартії різних установ, підприємств і організацій, а також комсомольських організацій усіх рівнів. У них містяться відомості про становлення радянської влади, труднощі нових перетворень, опір колективізації, боротьбу з представниками інших партій як "класовими ворогами", репресивні заходи всередині партії у 1930-1950-х pp. та реабілітацію репресованих; про підпільний та партизанський рух на Сумщині в роки Великої Вітчизняної війни, відбудовчі процеси в народному господарстві, зруйнованому нацистськими загарбниками, та інше.

Фонд КДБ по Сумській області, прийнятий до держархіву протягом 1990-х pp., містить інформацію про колишніх "остарбайтерів", військовополонених та громадян, репресованих у 20-50-х pp. XX ст.

Державний архів області постійно поповнюється документами ліквідованих підприємств, установ і організацій.

Невелике за кількістю зібрання особових фондів - справжня окраса архіву. Серед них особові фонди та колекції документів дворян-землевласників, визначних полководців, учених, представників літератури, мистецтва, фізкультури і спорту, які внесли значний вклад у розвиток не тільки Сумщини, а й України взагалі.

Історія Сумщини представлена також кінофотофоновідеодокументами. Серед них кіно- та відеосюжети про новобудови міст та сіл області, про роботу промислових підприємств, культурно-освітнє життя, про почесних громадян міста Сум і області, фотографії Сум до 1917 р., культових споруд області, промислових підприємств, передовиків промисловості та сільського господарства. Значну частину фотоархіву становлять матеріали періоду Великої Вітчизняної війни, трофейні фотоплівки, як позитиви, так і негативи.

Фонди архіву постійно поповнюються сучасними документами про економічний, соціальний та культурний розвиток Сумщини.

До послуг спеціалістів архіву та дослідників - бібліотека, де зберігаються 21 250 од. зб. друкованих видань за 1788-2001 pp. та передана на загальне зберігання література часів нацистського окупаційного режиму. Документи, які зберігаються у держархіві області, дають можливість широко використовувати ретроспективну інформацію в наукових та соціально-культурних цілях.

За останні роки видані: історико-краєзнавчий нарис "Історія розвитку сільського телефонного зв'язку на Лебединщині" (1999), науковий довідник "Сумщина від давнини до сьогодення" (2000), огляд "Розсекречені друковані видання періоду Другої світової війни і присвячені Великій Вітчизняній війні" (2001), путівник "История украинского еврейства в документальних й печатных источниках Госархива Сумской области" (2001), історико-краєзнавчий нарис "Край партизанський. 60 років початку партизанського руху періоду Великої Вітчизняної війни" (2001). Підготовлено 2 буклети - "Архив - сокровищница документальних памятников" (1988) та "Державний архів Сумської області. 75 років" (2001) Державний архів Сумської області / під ред. Р. Пирога, Л. Покидченко. – Суми; К., 2002. – С. 18. .

Від 2000 p. архів видає бюлетень "Архівіст", на сторінках якого друкуються цікаві дослідження за матеріалами архіву.

Документальна база архіву широко використовувалась під час роботи над виданнями "Книга пам'яті" та "Реабілітовані історією". В нагоді стали документи держархіву при створенні галереї керівників області від часів її організації до сьогодення.

2.2. Використання фондів Державного архіву Сумської області з метою підготовки спеціалістів гуманітарних спеціальностей (на базі Сумського педуніверситету)

Підготовка сучасного філолога, історика, іншого спеціаліста з гуманітарних дисциплін, а тим більше вчителя неможлива без знань про рідний край, як основу формування патріотизму у молодого покоління. Тому на кафедрі педагогіки Сумського педінституту в 1987 p. була створена Лабораторія педагогічного краєзнавства (на громадських засадах, науковий керівник В. Ю. Голубченко). Методологічною основою її діяльності стали ідеї К. Д. Ушинського про народність ("Про народність у громадському вихованні"), про написання "місцевих підручників" для шкіл Ушинський К. Д. Вибрані педагогічні твори. – К., 1983. – Т. 2. – С. 115-118. .

У наш час незалежності України ці концептуальні положення краєзнавства викладені у "Державній національній програмі "Освіта" Державна національна програма “Освіта” // Освіта. – 1992. – 2 грудня. – С. 2-4. , у "Концепції національного виховання" Концепція національного виховання // Рідна школа. – 1995. – № 6. – С. 3-7. , у різноманітних посібниках та монографіях.

Керуючись відповідними освітянськими документами, співробітники архіву прагнули організувати роботу