2. Концептуальний - розробка загальної концепції створення комп'ютерної системи інформаційного забезпечення архіву, яка складається з таких напрямків: побудова схеми та програмне забезпечення всіх видів роботи архіву з перспективою постійного введення додаткової інформації; обладнання архіву відповідною технікою; кадрове забезпечення роботи архіву в нових умовах.

Схему створення інтелектуальної системи доцільно складати відповідно з традиційно сформованими напрямками роботи державного архіву: робота з відомствами, комплектування, облік документів, науково-довідковий апарат, використання документів. Для цього потрібно зробити бази даних по кожному виду роботи, передбачивши їх взаємозв'язок та можливість перспективного поповнення (наприклад, у програмі "Облік документів" передбачити поступове переведення документів на паперових носіях в електронну вигляд).

Одночасно необхідно проводити оснащення держархіву відповідними технічними засобами: комп'ютерами, сканерами, тощо. Придбання техніки не повинне проводитися стихійно, його треба спланувати поетапно, виходячи з загальної концепції створення інформаційної системи архіву. Потрібно враховувати і створення комп'ютерної мережі з перспективою її майбутнього зв'язку з іншими архівними (а можливо, і не тільки архівними) установами. Зрозуміло, що це потребує дуже великих коштів, але слід пам'ятати, що по-перше, комп'ютеризація архівної справи неминуча, і по-друге, вона дозволить заощадити значні матеріальні та людські ресурси.

Проблема підготовки архівістів, які можуть бути кваліфікованими користувачами сучасної комп'ютерної техніки, вже зараз виникає мабуть в кожному архіві. Цю проблему можна вирішити або шляхом навчання працюючих архівістів на відповідних курсах, або залучаючи на роботу в архів професійних спеціалістів з комп'ютерних технологій. Па жаль, в Сумській області ще тільки ставиться питання про підготовку на одній з кафедр Сумського державного університету спеціалістів, які будуть володіти і знаннями сучасних комп'ютерних систем, і навичками роботи з документами.

Отже, можна зробити висновки: державні архіви впритул підійшли до необхідності вирішення проблеми створення комп'ютерної системи інформаційного забезпечення, що дозволить обробляти великі об'ємі інформації, прискорити введення документальних джерел до наукового практичного обігу, перетворить архів в сучасну науково-методичну установу Цю проблему потрібно вирішувати терміново, в найближчі роки, для чого доцільно було б створити загальну програму інформатизації архівної справи.

Висновки

Державний архів Сумської області має багату історію, досліджуючи яку слід пам’ятати, що цей архів – частина архівної системи України, яка в свою чергу не може існувати ізольовано від суспільства. Отже, основними чинником, який впливав на розвиток Державного архіву Сумської області, формування його фондів і стан їх наукового використання була (і залишається зараз) політична та економічна ситуація в суспільстві. При цьому, підбиваючи підсумки вивчення впливу цього чиннику у історичній ретроспективі можна визначити наступні загальні тенденції:

1. Початковий етап функціонування архіву (1925-1941 рр.) співпадає з етапом інтенсивної розбудови архівної справи на Україні. Розбудова ця провадилася за російсько-радянським сценарієм, але, слід віддати належне радянській владі, в архівній справі мали місце позитивні тенденції у справі впорядкування архівних матеріалів в структурі мережі державних архівів (адже до 1917 р. архівні фонди були розпорошені між різними організаціями і структурно не впорядковані). В той же час підпорядкування архівної справи НКВС, тотальний контроль з боку державного бюрократичного апарату позначилися на українській архівній справі негативно.

2. Важким випробуванням для Державного архіву Сумської області стала Друга світова війна. Підпорядкованість органам НКВС визначила вибірковий характер евакуації документів; багато документів, що мали визначну цінність, становили культурне надбання всього людства, загинули у згарищах війни, в той же час безумовній евакуації і збереженню підлягали документи, що мали оперативне, ситуаційне значення. Дії окупаційних властей на Сумщині (як і загалом по Україні) визначалися насамперед прагненням якомога повнішої експлуатації матеріальних ресурсів (в тому числі і архівних фондів); “українське відродження” в межах гітлерівського “нового порядку” мало бутафорський, декларативний характер, разом з іншими сторонами культурного життя архівна справа в цей час переживає свій занепад. З точки зору спеціалістів-істориків надзвичайно цінний матеріал являють собою нещодавно розсекречені фонди Державного архіву Сумської області періоду окупації, друковані видання цього часу можуть допомогти у вивченні історії нашої країни, у формуванні неупередженого, об’єктивного погляду на ці важки для України часи.

3. Неоднозначні тенденції спостерігалися в українській архівній справі в період 1945-1991 рр. Періоди відносної лібералізації змінювалися більш жорсткою політикою радянських партійно-бюрократичних структур. Загалом для цього часу був притаманний авторитарний контроль над архівною справою з боку радянської влади, що дозволяло офіційній історичній науці замовчувати такі “незручні” теми як масові репресії в Україні, голодомор 1932-1933 рр., неефективність радянської економічної системи тощо. Лише після 1991 р. були створені передумови для всебічного наукового аналізу раніше засекречених фондів, що безумовно позитивно позначилося на вітчизняній історичній науці.

Вивчення розвитку архівної справи в Україні в різні періоди на прикладі Державного архіву Сумської області дозволяє зробити висновок про неабияку значущість збереження архівних матеріалів, про широкі можливості їх практичного використання. Більше того, в підсумках вивчення теми на цьому слід зробити особливий акцент, зважаючи на стереотип про відсутність практичної віддачі архівної системи, який значною мірою і обумовив сумнозвісну практику залишкового фінансування архівних установ. Можна привести багато прикладів практичного використання документальних матеріалів архівів в інтересах народного господарства. Саме фонди Державного архіву Сумської області дозволили швидко відбудувати народне господарство Сумщини в перші післявоєнні роки: так, використання креслень цегляного