- про склад робітників за категоріями, професіями, кваліфікації, освіті, стажу роботи, статі, віку, національністю та іншим ознакам;

- про зміну чисельності і складу робітників в цілому по підприємству і по цехах, ділянках, відділах, службах та про причини цих змін;

- про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки і перепідготовки кадрів всіх категорій;

- про кількісний і якісний склад та рух молодих спеціалістів.

Можливість отримання перелічених та інших відомостей про кадри забезпечується веденням кадрової служби відповідних документів обліку.

Первинними документами з урахування чисельності усіх категорій робітників та їх руху є накази (розпорядження) про прийом, переведення і звільнення працівників, на підставі яких оформлюються та ведуться усі інші документи обліку кадрів.

3. Як умовно поділяються документи з обліку кадрів?

Основні документи обліку кадрів можна умовно поділити на документи лише персонального та документи персонального і загального обліку робітників.

До документів персонального обліку належать:

- особова справа робітника;

- особова картка за формою Т-2;

- облікова картка спеціаліста і наукового працівника;

- трудова книжка.

До основних документів персонального і загального обліку належать:

- накази (розпорядження) по кадрах;

- книга штатно-посадового обліку;

- книга обліку молодих спеціалістів.

До інших документів обліку кадрів належать:

- книга обліку руху трудових книжок;

- книга реєстрації наказів по кадрах;

- журнал обліку оформлення пенсійних справ;

- алфавітні книги різного призначення.

4. З якою метою ведеться штатно-посадова книга та алфавітна?

Штатно-посадова книга являє собою основний робочий документ відділу кадрів, який відображає склад укомплектованості апарату підприємства, організації та їх підрозділів керівниками, спеціалістами і службовцями. Вказану книгу складають працівники з кадрів на основі штатного розкладу за формою.

Запис робітників в штатно-посадовій книзі ведеться по цехах, відділах та інших встановлених підрозділах.

На випадок зміни штатного розкладу після запису робітників по цехах, відділах та інших підрозділах, необхідно залишати місце для внесення цих змін або продовження записів.

Алфавітна книга ведеться для зручності та оперативного розшуку особової справи (особової картки), а також для отримання довідкової інформації про робітників, як про працюючих, так і про тих, що вибули. Книга складається на всіх робітників за підрозділами або категоріями персоналу в залежності від структури підприємства, організації і чисельності працюючих. В алфавітну книгу, які в штатно-посадову, запис вноситься одночасно з оформленням наказів про прийом, переведення, звільнення робітників. Алфавітна книга заповнюється за формою. В примітці може бути вказана дата і номер наказу про звільнення робітника.

5. Які документи відображають порядок надання відпустки?

Порядок надання відпустки відображають: журнал обліку відпусток, записка про надання відпустки, особова картка працівника.

Література

Организация общего и кадрового делопроизводства / под ред. Ю. И. Палеха. – К., 1993.

Рубан Г. С. Работа с кадрами на производстве. – К., 1990.

Шаховой В. А. Система работы с кадрами управления. – М., 1984.