Будь-який аналіз, необхідний для проведення оцінки і вибору СКБД, повинен починатись з ретельного вивчення потреб користувачів. При цьому виконується опис зв'язків між елементами даних в базі даних, а також для оцінки експлуатаційних характеристик визначаються вимоги до часу виконання кожної транзакції. Під транзакцією розуміється повідомлення, яке передається від прикладної програми до СКБД. Транзакція ініціює в останній роботу певного виду чи окрему операцію по обробці даних.

За допомогою мови опису даних адміністратор, а іноді і інші програмісти описують для СКБД вміст та структуру бази даних. При розгляданні МОД слід з'ясувати її власні характеристики (наприклад, простоту використання та наочність), а також проаналізувати обмеження СКБД на дані (наприклад, типи даних чи можливості по обмеженню доступу).

Засоби маніпулювання даними визначають методи доступу до бази даних та мову (мови), за допомогою якої відбувається цей доступ. Мова маніпулювання даними є засобом, який застосовується користувачами чи прикладними програмістами для виконання операцій над базою даних. При порівнянні можливостей СКБД з сучасними принципами обробки даних важливе значення має зв'язок ММД з існуючими мовами програмування. Простота її вивчення і використання розширює можливості розробки банку даних з конкретною СКБД. Степінь процедурності ММД визначає міру незалежності програм від даних. Чим менш процедурна мова, тим менша ймовірність зміни програм, написаних з її використанням, при включенні нових методів доступу і навіть нових структур даних в СКБД.

Нарешті, засоби маніпулювання даними визначають можливості паралельної обробки. Для збереження цілісності бази даних в умовах її одночасного використання декількома прикладними програмами звичайно вводяться обмеження на доступ для всіх, крім одного, з процесів, які виконуються одночасно. Наприклад, якщо програма поновлює запис бази даних, то їй може надаватись доступ до поля, що змінюється, до запису чи до всього фізичного файлу, в який цей запис входить.

Основна мета застосування баз даних - забезпечити незалежність логічної бази даних та прикладних програм від методів зберігання фізичної бази даних. При цьому способи доступу значно впливають на експлуатаційні характеристики банку даних.

Не менш важливу роль відіграють засоби копіювання та відновлення бази даних. Найбільш суттєвим тут є наявність автоматичного режиму ведення журналу фіксування роботи з базою даних. Наявність стандартних програм СКБД таких, як програма перезавантаження бази даних і програма обробки журналу, спрощують процес відновлення бази даних після апаратурних збоїв.

Серед інших стандартних програм слід відзначити програми завантаження бази даних, трасування роботи з базою даних для полегшення налагодження, а також накопичення і аналізу статистики по експлуатаційних характеристиках. Якщо база даних призначена для використання прикладними програмами, які функціонують в діалоговому режимі, то особливу роль в складі СКБД відіграють засоби передачі даних.

Концепція баз даних припускає інтеграцію даних, що раніше зберігалися окремо. Незалежно від того, охоплює чи не охоплює така інтеграція централізацію фізичних даних, вона припускає ріст спільного використання даних різними прикладними програмами та зменшення надлишковості зберігання одних і тих же даних. Для створення цим процесам сприятливих умов потрібне централізоване керування вмістом баз даних. Об'єктами централізованого керування є форма елементів даних і структури баз даних, а не власне значення самих елементів даних. Функція керування формою та вмістом бази даних називається адмініструванням даних.

Керування вмістом бази даних відбувається шляхом збору і ведення точної та повної інформації про дані. Ця інформація, яку часто називають метаданими, включає опис смислу елементів даних, методів їх використання, джерел, фізичних характеристик, а також різних правил та обмежень. Метадані дозволяють проводити аналіз запитів по нових даних, проектування і програмування нових прикладних систем, супроводження існуючих систем та документування всіх етапів розвитку бази даних. Дані про базу даних, чи метадані, можливо розбити на три класи: семантична інформація, фізичні характеристики та інформація про використання. Засобами автоматизації формування та використання метаданих являються словники даних (системи словників-довідників даних). Перерахуємо їхні основні функції:

встановлення зв'язку між користувачами БД;

здійснення простого та ефективного керування елементами даних при вводі в систему як нових елементів, так і при зміні опису існуючих;

зменшення надлишковості;

усунення протиріччя даних;

централізація керування елементами даних з метою спрощення проектування БД та її розширення.

Для створення ефективного і зручного словника даних необхідно при зборі інформації про дані встановити правила присвоєння елементам імен, добитися однозначного тлумачення різними користувачами призначення джерел і угод по присвоєнню імен, сформулювати прийнятні для усіх користувачів описи елементів даних і виявити синоніми, усунути багатозначність (омонімію, полісемію). Вказаний процес виконується ітеративно і зв'язаний з усуненням конфліктних ситуацій.

В процесі роботи з словником даних є можливість отримати в алфавітному порядку лістинг найменувань типів всіх статей (з зазначенням частоти їх використання в системі, статусу кожної статті та числа структур кожного виду).

Словник даних використовується кінцевими користувачами при роботі з системою на мові запитів, прикладними програмістами - при написанні програм, системними програмістами - в процесі розвитку системи. Словник в умовах організації інформації у вигляді баз даних вводиться до складу опису баз даних та використовується СКБД при роботі компілювальних і інтерпретувальних програм.

З розвитком системи необхідно проводити контроль логічності та повноти даних, які оброблюються в системі. Цей контроль полягає в перевірці за допомогою словника даних відповідності потоків і елементів даних, потоків і джерел даних, процесів обробки та елементів даних.

Особливо важливий словник даних при взаємодії декількох систем обробки даних, при побудові розподілених банків даних, при