Тема: К/р з організація сучасного діловодства

ЗМІСТ

1. Охарактеризуйте види організаційно-розпорядчих документів.

До організаційно-розпорядчих документів належать:

вказівка,

інструкція,

наказ,

витяг з наказу,

положення,

постанова,

правила,

розпорядження,

статут,

ухвала.

Вказівка.

Це правовий акт, який видається керівником органу дер-жавного управління і має організаційно-методичний харак-тер щодо виконання правових документів цього органу.

Вказівки видаються під час оформлення відряджень, вирі-шенні організаційних питань, доведенні до виконавців нор-мативних матеріалів та ін.

Реквізити:

Назва відомства установи і структурного підрозділу.

Назва виду документа.

Дата.

Місце видання.

Індекс.

Заголовок.

Текст.

Підпис.

Відмітка про узгодження.

Текст вказівки починається словом ПРОПОНУЮ, яке друкується великими літерами.

Різновидом вказівки є припис — розпорядчий документ, який видається деякими посадовими особами і стосується установи, її структурного підрозділу чи окремого пра-цівника. У приписі зберігаються всі реквізити вказівки.

Інструкція.

Це правовий акт, що видається органом державного уп-равління (або затверджується його керівником) для встанов-лення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, урядових осіб і громадян. До документів цього виду належать правила, рекомендації, методичні рекомен-дації та інше.

Заголовок до тексту інструкції обмежує коло питань, об'єктів, осіб, на яких поширюються вимоги інструкції.

Текст інструкції складається із розділів, які діляться на пункти і підпункти. Інструкція починається розділом "За-гальні положення", в якому розкривається мета її видання, вказується галузь поширення, викладається порядок вико-ристання, наводяться відомості загального характеру. Текст інструкції має вказівний характер, для цього використову-ються формулювання зі словами "повинен", "слід", "конче потрібно", "необхідно", "не допускається" тощо. Текст ви-кладається від третьої особи або ж використовується безосо-бова форма.

Датою інструкції є дата її затвердження керівником уста-нови.

Інструкція пишеться на бланку.

Реквізити:

Назва виду документа.

Гриф затвердження.

Заголовок.

Текст.

Коди.

Дата.

Індекс.

Місце видання.

Підписи.

Окрему групу становлять посадові інструкції працівни-кам. Вони містять: загальну частину; функції працівника; обов'язки працівника; права працівника; взаємини (посадові зв'язки); оцінку роботи; відповідальність працівника.

Посадову інструкцію розробляє керівник працівника, діяльність якого вона регламентує. Затверджує посадову інструкцію керівник підрозділу.

Наказ.

Це розпорядчий документ, який видається керівником ус-танови і стосується організаційних та кадрових питань.

Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і на-кази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення праців-ників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу". Кожний пункт наказу починається з дієслова у на-казовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пунк-ту зазначається підстава для його складання.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазна-чають: а) на яку посаду; б) до якого структурного під-розділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісницт-вом); д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.

3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою не-працездатністю, без збереження заробітної плати, за сімей-ними обставинами); б) загальна кількість робочих днів; в) дата виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.

4. У наказах про звільнення працівників зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. На-чальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.

Організаційні накази видаються при затвердженні перс-пективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.

Реквізити:

Назва виду документа.

Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

Місце видання.

Номер.

Дата.

Заголовок.

Текст, що складається з двох частин: констатуються та аналізуються факти; подаються розпорядження, заохочення або стягнення.

Підпис керівника установи.

Печатка.

Витяг з наказу.

Це документальна копія будь-якої части-ни оригіналу наказу (без зазначення слова «Копія»). Це доку-мент, який крім бланка може укладатися й на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 залежно від обсягу тексту із зазна-ченням таких відомостей:

Назва міністерства, відомства, якому підпорядкована орга-нізація, установа (для державних).

Повна назва організації, установи.

Назва документа.

Дата укладання оригіналу.

Номер наказу.

Місце укладання наказу.

Заголовок до тексту оригіналу або номер пункту розпо-рядчої чи постановчої частини та її назва („про..”; НА-КАЗУЮ:; ЗАРАХУВАТИ:).

Текст констатуючої чи розпорядчої частини.

Посада керівника, його прізвище та ініціали (без підпису).

Позначка про завірення копії.

Посада особи, яка укладала й завірила витяг, її підпис, ініціали та прізвище.

Дата укладання витягу.

Положення.

Це правовий акт, який встановлює основні правила організаційної діяльності установ та їх структурних під-розділів, його складають переважно під час створення нових підприємств чи установ. Затверджується вищими органами або керівниками установ.

Реквізити:

Назва виду документа.

Герб.

Назва установи.

Дата.

Місце видання.

Заголовок.

Гриф затвердження.

Текст, в якому вказуються: мета створення установи; основні завдання; функціональні зв'язки з іншими установами; основні та обігові кошти; призначення службових приміщень; виробничо-господарська діяльність підприємства; завдання щодо якості виробництва продукції та інше.

Положеннями також визначається правовий статус тим-часово створених комісій, груп, бюро та ін.

Постанова.

Цим терміном називають два види документів.

1. Заключна частина протоколу засідання зборів, прав-ління, президії та ін. Ця постанова входить у протокол чи додається до нього, за потреби може оформлятися як витяг із протоколу.

2. Правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління та сто-сується кардинальних проблем.

Постанова оформляється на бланку.

Реквізити:

Назва виду документа.

Дата.

Індекс.

Місце видання.

Заголовок.

Текст, що складається із таких частин: констатуючої (викладаються мотиви дій, дасться по-силання на розпорядчий документ вищого органу — підста-ва для видання постанови); розпорядчої (текст викладається в наказовій формі).

Підписи.

Візи.

Гриф узгодження.

Коди.

У кожному пункті